Download PDF
ads:
Célia da Consolação Dias
Análise do Domínio Organizacional na Perspectiva
Arquivística:
Potencialidade no Uso da Metodologia DIRKS -
Designing and Implementing Recordkeeping Systems
Belo Horizonte
Escola de Ciência da Informação da UFMG
2010
ads:
Livros Grátis
http://www.livrosgratis.com.br
Milhares de livros grátis para download.
Célia da Consolação Dias
Análise do Domínio Organizacional na Perspectiva
Arquivística:
Potencialidade no Uso da Metodologia DIRKS -
Designing and Implementing Recordkeeping Systems
Belo Horizonte
Escola de Ciência da Informação da UFMG
2010
Tese apresentada ao Programa de Pós-Graduação
da Escola de Ciência da Informação da Universidade
Federal de Minas Gerais, como requisito parcial à
obtenção do título de Doutor em Ciência da
Informação.
Área de Concentração: Organização e Tratamento
da Informação
Linha de Pesquisa: Organização e Uso da
Informação
Orientadora: Profª. Dra. Lídia Alvarenga
ads:
;
Dias, Célia da Consolação
Análise do domínio organizacional na perspectiva arquivística : potencialidade
no uso da Metodologia DIRKS – Designing and Implementing Redordkeeping
Systems / por Célia da Consolação Dias. – 2010.
333 f. ; il.
Tese (doutorado) – Universidade Federal de Minas Gerais, Escola de Ciência
da Informação, 2010.
―Orientação: Profa. Dra. Lídia Alvarenga, Programa de Pós-graduação em
Ciência da Informação‖.
1. Análise de domínio. 2. Gestão de documentos. 3. ISO 15489. 4. Metodologia
DIRKS. 5. Modelagem de Domínio Organizacional. 6. Domínio Organizaciona I.
Título.
D541a
Dedicatória
A Paulo Lucas, Giovanna Rossato e Míria Rossato: pelo amor dedicado e pela
paciência nestes 3 anos.
À minha mãe, pela sua dedicação, generosidade e ensinamentos diários.
Minha gratidão à grande mulher da minha vida.
Aos alunos do curso de arquivologia da UFMG cuja vontade de aprender e de
conhecer serve como estímulo para continuarmos nossa jornada!
Agradecimentos
A Deus que todo dia me dá forças para continuar o meu aprendizado.
À Emília Barroso pelo convite para participar do projeto de Elaboração dos
Instrumentos de Gestão no Governo do Estado de Minas Gerais, que significou
um imensurável aprendizado.
Meu agradecimento especial à equipe da Diretoria de Gestão do Arquivo
Público Mineiro que me deu a oportunidade de trabalharmos juntas e de
aprendermos na implantação do Projeto de Elaboração dos Instrumentos de
Gestão no Governo do Estado de Minas Gerais.
Aos professores e funcionários da ECI que sempre torceram pelo meu
sucesso. ficaram na torcida!
Ao projeto Reuni da UFMG pela oportunidade de ser bolsista do curso de
arquivologia, o que me permitiu a dedicação total à redação da tese.
Aos professores da banca pelas contribuições.
Aos professores Cíntia Lourenço, Marlene de Oliveira e Maurício Barcelos pela
atenção e apoio.
Ao Paulo Lucas pelas discussões durante a revisão do texto.
Agradecimento especial à minha orientadora
Meu agradecimento à professora Lídia Alvarenga que me deu tanto apoio nas
horas de dificuldades, tranquilizando-me, mostrando-me o caminho a seguir e
estimulando - me para a vida acadêmica, sobretudo por demonstrar a sua
confiança em mim.
Pelas longas horas de orientação que foram verdadeiras aulas, pelos
conselhos como professora, como pesquisadora e como mestre. E, afinal,
porque em nossos encontros também rimos muitas vezes.
Simplesmente: Obrigada!
Célia
RESUMO
A presente pesquisa tem como objeto de estudo formulários da Metodologia
DIRKS – Designing and Implementing Redordkeeping Systems, visando ao
delineamento do domínio organizacional. Os pressupostos teóricos desta
pesquisa são: o levantamento dos elementos do domínio organizacional
antecede à sua estruturação e tem como objetivo subsidiar a implementação
de um sistema de gestão de documentos; os elementos constantes do domínio
organizacional são essenciais para nortear a construção de instrumentos
necessários à gestão de documentos; o levantamento dos elementos do
domínio organizacional, pela abordagem funcional proposta pela metodologia
DIRKS, propicia sua contextualização; a implementação da metodologia DIRKS
fornece as garantias necessárias para validar os instrumentos de gestão de
documentos. Este trabalho tem como objetivo mapear entidades presentes nos
instrumentos de coleta de dados da Metodologia DIRKS, utilizados para a
elaboração dos instrumentos de gestão. O referencial teórico que deu suporte à
elaboração desta pesquisa aborda as temáticas: análise de domínio,
arquivologia, a gestão de documentos, a norma ISO 15.489 e a Metodologia
DIRKS, a representação e as ontologias. Para realização desta pesquisa
foram analisados 8 instrumentos de coleta de dados utilizados na implantação
do projeto de elaboração dos instrumentos de gestão de documentos do
governo do Estado de Minas Gerais. A metodologia desta tese é formada por
12 etapas compreendeu desde a separação das entidades de cada formulário
até a elaboração de um novo agrupamento usando categorias, subcategorias e
subdivisões de subcategorias que partiram das categorias fundamentais de
Ranganathan. Foi usado para diagramação do sistema categorial o software
Protégé . Obteve-se como resultado um sistema categorial que permitiu retratar
o domínio organizacional. Os resultados foram analisados no contexto da
gestão de documentos e permitiram conhecer uma proposta para o design da
modelagem do domínio organizacional do ponto de vista arquivístico.
.
Palavras-chave: Análise de Domínio; Gestão de Documentos; ISO 15.489;
Metodologia DIRKS; Modelagem de Domínio Organizacional; Domínio
Organizacional
ABSTRACT
This research aims to study forms of Methodology DIRKS - Designing and
Implementing Recordkeeping Systems, aimed at delineation of the
organizational domain. The theoretical background of this research are: the
lifting of the elements of the domain prior to its organizational structure and
aims to support the implementation of a system of document management, the
findings in the organizational domain are essential to guide the construction of
instruments required to manage documents, an inventory of the organizational
domain, the functional approach proposed by the DIRKS Methodology, provides
its context, the implementation of the DIRKS Methodology provides the
necessary guarantees to validate the management tools to archive documents.
This paper aims to map entities present in the data collection instruments of the
DIRKS Methodology used for the preparation of management tools. The
theoretical framework that supported the development of this research
addresses the issues: domain analysis, archives administration, records
management, ISO 15489 and the DIRKS Methodology, representation and
ontologies. To perform this research were analyzed 8 (eight) instruments to
collect data used to implement the project of developing management tools for
State Government of Minas Gerais. The methodology of this thesis consists of
12 (twelve )steps understood since the separation of the entities of each form
up the drafting of a new pool using categories, subcategories of subcategories
and subdivisions that have left the fundamental categories of Ranganathan.
Was used for categorical system of diagramming software Protégé. Was
obtained as a result of a categorical system that allowed to portray the
organizational domain. The results were analyzed in the context of records
management and helped to understand a proposal for the design of modeling
the domain of organizational point of view archives.
Key words: Domain Analysi, Records Management, ISO 15.489, DIRKS
Methodology; Modeling organizational; Organizational Domain
9
"Aprendemos quando compartilhamos experiências."
John Dewey
10
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 - Estrutura do Trabalho ............................................................................... 29
Figura 2 - Visão Geral do Capítulo 2 - Fundamentação Teórica ............................... 30
Figura 3 - Estágios e Atividades do Ciclo de Vida da Ontologia Methontology ......... 59
Figura 4 - Contexto do Processo para a Análise de Domínio .................................... 66
Figura 5 - Relacionamentos de Funções com Entidades Coletivas, Recursos e
Funções Arquivísticas ............................................................................................... 96
Figura 6 - Representação Gráfica das Etapas da Metodologia DIRKS ................... 126
Figura 7 - Explicação do Quadro com a Relação dos Formulários Contendo os
Instrumentos de Coleta de Dados dos 3 Passos da Metodologia DIRKS ............... 141
Figura 8 - Situação 2 para Identificação dos Formulários da Metodologia DIRKS
Anexo 4 ................................................................................................................... 143
Figura 9 - Situação 3 para Identificação dos Formulários da Metodologia DIRKS
Anexo 7 ................................................................................................................... 144
Figura 10 - Representação do Sistema Categorial Proposto para o Domínio
Organizacional ........................................................................................................ 156
Figura 11 - Excerto do Formulário Anexo 5(p) Mostrando as 2 Primeiras
Questões ................................................................................................................. 163
Figura 12 - Nova Organização dos Campos do formulário Anexo 5(p) ................... 164
Figura 13 - Complementação dos Campos do formulário Anexo 5(p) ..................... 165
Figura 14 - Codificação das Entidades do Formulário Anexo 5(p) .......................... 166
Figura 15 - Reunião Alfabética das Entidades do Formulário Anexo 5(p) ............... 167
Figura 16 - Identificação das Categorias Fundamentais ......................................... 168
Figura 17 - Exemplo de Agrupamento das Entidades para Formação das
Categorias Fundamentais ....................................................................................... 169
Figura 18 - Categorias Específicas das Categorias Fundamentais:
Personalidade, Energia, Espaço e Tempo .............................................................. 170
Figura 19 - Exemplo de Agrupamento das Categorias Específicas ........................ 170
Figura 20 - Categoria Específica: Atos Normativos ................................................. 171
Figura 21 - Formação das Subcategorias ............................................................... 172
Figura 22 - Exemplo de Extração do Conteúdo das Entidades ............................... 174
11
Figura 23 - Visão Geral do Capítulo 4 - Resultados ................................................ 177
Figura 24 - Visão Geral doSistema Categorial ........................................................ 191
Figura 25 Categoria Fundamental 1 PERSONALIDADE, Categorias
Específicas, Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS ........................... 193
Figura 26 - Categoria Específica 1.1 ORGANIZAÇÃO, Subcategorias e
Entidades dos Formulários DIRKS .......................................................................... 195
Figura 27 - Subcategoria 1.1.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL e Entidades
dos Formulários DIRKS ........................................................................................... 197
Figura 28 - Subcategoria 1.1.2 NOME DA UNIDADE ADMINISTRATIVA e as
Entidades dos Formulários DIRKS .......................................................................... 199
Figura 29 - Subcategoria 1.1.3 RELACIONAMENTO ADMINISTRATIVO e
Entidades do Formulário DIRKS ............................................................................. 200
Figura 30 - Subcategorias 1.1.4 CARACTERÍSTICA e HISTÓRIA e Entidades
dos Formulários DIRKS ........................................................................................... 201
Figura 31 - Subcategoria 1.1.5 COMPETÊNCIA e a Entidade do Formulário
DIRKS ..................................................................................................................... 202
Figura 32 - Subcategoria 1.1.6 STAKEHOLDERS e Entidades dos Formulários
DIRKS ..................................................................................................................... 203
Figura 33 - Subcategoria 1.1.7 PESSOA, Divisão de Subcategorias e Entidades
dos Formulários DIRKS ........................................................................................... 204
Figura 34 - Subcategoria 1.1.8 PRODUTO E SERVIÇO e Entidades dos
Formulários DIRKS ................................................................................................. 205
Figura 35 - Categoria Específica 1.2 INSTRUMENTOS DE APOIO e Entidades
dos Formulários DIRKS ........................................................................................... 207
Figura 36 - Categoria Específica 1.3 FONTE DE INFORMAÇÃO, Subcategorias
e Entidades dos Formulários DIRKS ....................................................................... 209
Figura 37 - Subcategoria 1.3.1 DOCUMENTOS DO PROCESSO/DOSSIÊ e
Elementos dos Formulários DIRKS ......................................................................... 210
Figura 38 Subcategoria 1.3.2 FONTE DE INFORMAÇÃO LEGISLAÇÃO e
Elementos dos Formulários DIRKS ......................................................................... 212
Figura 39 - Subcategoria 1.3.3 BIBLIOGRÁFICA e 1.3.4 FONTE DE
INFORMAÇÃO PESSOA e Entidades dos Formulários DIRKS .............................. 213
12
Figura 40 - Categoria Específica 1.4 ATO NORMATIVO, Subcategorias e
Entidades dos Formulários DIRKS .......................................................................... 215
Figura 41 - Categoria Específica 1.5 PROGRAMAS, PROJETOS com
Respectivas Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS ........................... 217
Figura 42 - Visão Geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA, Categorias
Específicas, Subcategorias, Divisão e Entidades dos Formulários DIRKS ............. 219
Figura 43 - Categoria Específica 2.1 FUNÇÃO, Subcategorias e Entidades dos
Formulários DIRKS ................................................................................................. 220
Figura 44 - Categoria Específica 2.2 ATIVIDADE, Subcategorias e Entidades
dos Formulários DIRKS ........................................................................................... 223
Figura 45 - Categoria Específica 2.3 TRANSAÇÃO, Subcategorias e Entidades
dos Formulários DIRKS ........................................................................................... 224
Figura 46 - Categoria Específica 2.4 PROCESSO, Subcategorias e Entidades
dos Formulários DIRKS ........................................................................................... 225
Figura 47 - Categoria Fundamental 3 ESPAÇO, Subcategorias e Entidades dos
Formulários DIRKS ................................................................................................. 227
Figura 48 - Categoria Específica 3.1 ENDEREÇO e 3.2 TELEFONE,
Subcategorias e Entidades dos formulários DIRKS ................................................ 228
Figura 49 - Categoria Específica 3.3 ENDEREÇO ELETRÔNICO e 3.4
ENDEREÇO DO SITE e Entidades dos Formulários DIRKS .................................. 229
Figura 50 - Categoria Fundamental 4 TEMPO, Categorias Específicas,
Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS ............................................... 231
Figura 51 - Categoria Específica 4.1 CICLO DE VIDA, Subcategorias e
Entidades dos Formulários DIRKS .......................................................................... 234
Figura 52 - Categoria Específica 4.2 ATO NORMATIVO e Entidades dos
Formulários DIRKS ................................................................................................. 235
Figura 53 - Categoria Específica 4.3 DATA DO EVENTO e Entidades dos
Formulários DIRKS ................................................................................................. 236
Figura 54 - Visão Geral da Categoria Fundamental 1 PERSONALIDADE,
Categorias Específicas, Subcategorias e Divisão de Subcategorias ...................... 329
Figura 55 - Visão Geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA, Categorias
Específicas, Subcategorias e Divisão ..................................................................... 330
13
Figura 56 - Visão Geral da Categoria Fundamental 4 ESPAÇO, Respectivas
Categorias Específicas e Subcategorias ................................................................. 331
Figura 57 - Visão Geral da categoria Fundamental 4TEMPO, Respectivas
Categorias Específicas e Subcategorias ................................................................. 332
LISTA DE GRÁFICO
Gráfico 1 - Representatividade no Sistema Categorial ............................................ 240
14
LISTA DE QUADROS
QUADRO 1 - Definiçoes de Ontologia em Filosofia, Ciência da Computação e
Ciência da Informação .............................................................................................. 45
QUADRO 2 - Síntese da Etapa de Modelagem Conceitual na Construção das
Ontologias ................................................................................................................. 56
QUADRO 3 - Garantia da Literatura e Consenso ...................................................... 80
QUADRO 4 - Contribuições do Referencial Teórico para a Análise ........................ 129
QUADRO 5 - Instrumentos Auxiliares à Coleta de Dados da Metodologia
DIRKS ..................................................................................................................... 140
QUADRO 6 - Instrumentos de Coleta de Dados Metodologia DIRKS Versão
Original e Versão Usada pelo APM: Passo A.......................................................... 145
QUADRO 7 - Instrumentos de Coleta de Dados Metodologia DIRKS Versão
Original e Versão Usada pelo APM: Passo B.......................................................... 146
QUADRO 8 - Instrumentos de Ccoleta de Dados Metodologia DIRKS Versão
Original e Versão Uusada pelo APM Passo C ........................................................ 146
QUADRO 9 - Categorias Específicas da Categoria Fundamental do Sistema
Categorial ................................................................................................................ 152
QUADRO 10 - Subcategorias das Categorias Específicas do Sistema
Categorial ................................................................................................................ 154
QUADRO 11 - Divisão de Subcategorias do Sistema Categorial ............................ 155
QUADRO 12 - Categorias Fundamentais PERSONALIDADE Categorias
Específicas, Subcategorias e Divisão de Subcategorias ......................................... 180
QUADRO 13 - Categorias Fundamentais ENERGIA, ESPAÇO, TEMPO ,
Categorias Específicas, Subcategorias e Divisão de Subcategorias ...................... 181
15
LISTA DE SIGLAS
AAB
ABNT
ANA
APM
AS
CEA
CIA
CNPq
CPAD
CRG
DIRKS
DoD
FLPD
ISDF
ISO
KOS
NARA
NBR
NOBRADE
RTO
SEC
SEPLAG
SKOS
SOC
UNISIST
UNESCO
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO --------------------------------------------------------------------------------------- 20
1.1 Questões de Pesquisa e Pressupostos ---------------------------------------------- 23
1.2 Objetivo Geral ----------------------------------------------------------------------------------- 25
1.3 Objetivos Específicos ------------------------------------------------------------------------- 25
1.4 Justificativa -------------------------------------------------------------------------------------- 25
1.5 Estrutura do Trabalho ------------------------------------------------------------------------- 27
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ----------------------------------------------------------------- 30
2.1 Representação de domínios ---------------------------------------------------------------- 31
2.1.1 A representação para a Ciência da Informação ---------------------------------- 35
2.1.2 Ciência da Informação e as Ontologias -------------------------------------------- 41
2.1.3 Aplicação da Ontologia aos Sistemas de Informação -------------------------- 47
2.1.4 Etapa de Modelagem em Ontologias ----------------------------------------------- 53
2.2 Análise de Domínio ---------------------------------------------------------------------------- 62
2.2.1 Metodologias da Análise de Domínio ----------------------------------------------- 71
2.3 Garantias para a Representação de Domínios ---------------------------------------- 76
2.4 Arquivologia, Arquivos, Documento, Contexto Arquivístico e Gestão de
Documentos Arquivísticos: Uma Visão Geral ----------------------------------------------- 83
2.4.1 Arquivos e Documentos ---------------------------------------------------------------- 89
2.4.2 Contexto Arquivístico -------------------------------------------------------------------- 95
2.4.3 Gestão de Documentos Arquivísticos ----------------------------------------------- 99
2.5 A Norma Internacional para Gestão de Documentos ------------------------------ 107
2.5.1 Apresentação da Norma ISO 15.489 --------------------------------------------- 109
2.5.2 Uso da Norma ISO 15.489 e da Metodologia DIRKS pela
Comunidade Arquivística Internacional -------------------------------------------------- 118
2.6 Metodologia DIRKS - Designing and Implementing Recordkeeping
Systems --------------------------------------------------------------------------------------------- 121
2.6.1 Etapas da Metodologia DIRKS ----------------------------------------------------- 125
2.6.2 Metodologia DIRKS e sua Aplicação nas Secretarias de Estado de
MG ------------------------------------------------------------------------------------------------- 127
17
2.7. Contribuições do Referencial Teórico Conceitual e Metodológico às
Análises deste Estudo --------------------------------------------------------------------------- 128
3 METODOLOGIA: PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS, OBJETO
EMPÍRICO, NATUREZA E ETAPAS DA PESQUISA ------------------------------------ 133
3.1 Objeto Empírico da Pesquisa ------------------------------------------------------------- 134
3.1.1 Passo A - Investigação Preliminar ------------------------------------------------- 134
3.1.2 Passo B - Análise de Atividades --------------------------------------------------- 136
3.1.3 Passo C – Identificação dos requisitos de arquivamento -------------------- 138
3.2 Instrumentos para a Coleta de Dados dos 3 Passos da Metodologia
DIRKS ------------------------------------------------------------------------------------------------ 139
3.3 Os Instrumentos de Coleta de Dados Usados na Pesquisa --------------------- 147
3.4 Natureza da Pesquisa ---------------------------------------------------------------------- 150
3.5 Descrição das Etapas da Pesquisa ----------------------------------------------------- 162
3.6 Protégé ----------------------------------------------------------------------------------------- 175
4 RESULTADOS ------------------------------------------------------------------------------------- 177
4.1 Sistema categorial do domínio organizacional: etapa operacional ------------- 178
4.2 Apresentação do Sistema Categorial --------------------------------------------------- 179
4.2.1 Sistema Categorial do Domínio Organizacional e Entidades dos
Formulários da Metodologia DIRKS ------------------------------------------------------ 182
4.3 Resultados Finais ---------------------------------------------------------------------------- 190
4.3.1 Personalidade --------------------------------------------------------------------------- 192
4.3.1.1 Organização ------------------------------------------------------------------------ 194
4.3.1.2 Instrumentos de Apoio----------------------------------------------------------- 206
4.3.1.3 Fonte de Informação ------------------------------------------------------------- 208
4.3.1.4 Ato Normativo ---------------------------------------------------------------------- 214
4.3.1.5 Programas, Projetos ------------------------------------------------------------- 216
4.3.2 Energia ------------------------------------------------------------------------------------ 218
4.3.2.1 Função ------------------------------------------------------------------------------- 220
4.3.2.2 Atividade ---------------------------------------------------------------------------- 222
4.3.2.3 Transação--------------------------------------------------------------------------- 224
4.3.2.4 Processo ---------------------------------------------------------------------------- 225
4.3.3 Espaço ------------------------------------------------------------------------------------ 226
18
4.3.3.1 Endereço da Unidade e Telefone -------------------------------------------- 228
4.3.3.2 Endereço Eletrônico e Endereço do Site ---------------------------------- 229
4.3.4 Tempo ------------------------------------------------------------------------------------- 230
4.3.4.1 Ciclo de Vida ----------------------------------------------------------------------- 232
4.3.4.2 Data do Ato Normativo --------------------------------------------------------- 235
4.3.4.3 Data do Evento -------------------------------------------------------------------- 236
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS E TRABALHOS FUTUROS ------------------------------ 238
5.1 Estudos Futuros ------------------------------------------------------------------------------ 243
REFERÊNCIAS -------------------------------------------------------------------------------------- 244
ANEXOS ----------------------------------------------------------------------------------------------- 260
Anexo 1 - Guia para Fontes Documentais ------------------------------------------------- 261
Anexo 2 - Guia de Entrevistas ----------------------------------------------------------------- 269
Anexo 3 - Sugestões de questões para Entrevista (versão traduzida) ------------- 274
Anexo 4 (1)(o) - Source identification form Acts for Parliament ---------------------- 280
Anexo 4(1)(p) - Formulário de Identificação de Fontes – Leis e Decretos –
(versão traduzida) --------------------------------------------------------------------------------- 281
Anexo 4(2)(o) - Source IdentificationFform – Statutory Rules(Regulations)
(versão original) ----------------------------------------------------------------------------------- 282
Anexo 4(2)(p) - Formulário de Identificação de Fontes – Normas Específicas
– Regulamentos (versão português) -------------------------------------------------------- 285
Anexo 4 (3)(o) - Source Identification Form - Others Sources Including
Interviews (Versão Original) -------------------------------------------------------------------- 286
Anexo 4(3)(p)- Formulário de Identificação de Fontes – Outras Fontes
Incluindo Entrevistas(versão português) ---------------------------------------------------- 287
Anexo 5(o) - Organization Context Document (Versão Original) --------------------- 288
Anexo 5(p) - Levantamento do Contexto Organizacional (Versão Português) --- 295
Anexo 7(a)(o) - Function Source Document (Versão Original) ----------------------- 305
Anexo 7(a)(p) - Levantamento de Função (Versão Português) ---------------------- 307
Anexo 7(b)(o) - Table 1 Analysis of Business Activity(Versão Original) ------------ 309
Anexo 7(b)(p) - Tabela 1 Análise de Atividades (Versão Português e
Adaptada) ------------------------------------------------------------------------------------------- 310
Anexo 7(c)(o) - Analysis of Business Activity (Versão Original) ---------------------- 311
19
Anexo 7(c)(p) - Análise da Atividade - Fluxo da Transação (Versão Português
e Adaptada) ---------------------------------------------------------------------------------------- 312
Anexo 7(d)(o) - Table 2 Identification of Recordkeeping Requirments(Versão
Original) ---------------------------------------------------------------------------------------------- 314
Anexo 7(d)(p) - Tabela 2 Identificação de Requisitos de Arquivamento
(Versão Português e Adaptada) -------------------------------------------------------------- 316
APÊNDICES ------------------------------------------------------------------------------------------ 319
Apêndice 1 - Análise dos Campos dos Formulários - Excerto da Etapa ----------- 320
Apêndice 2 - Complementação dos Campos dos Formulários - Excerto da
Etapa ------------------------------------------------------------------------------------------------- 321
Apêndice 3 - Codificação das Entidades dos Formulários - Excerto da Etapa --- 322
Apêndice 4 - Reunião Alfabética das Entidades - Excerto da Etapa ---------------- 323
Apêndice 5 - Identificação das Categorias Fundamentais - Excerto da Etapa -- 324
Apêndice 6 - Agrupamento das Categorias Fundamentais - Excerto da Etapa - 325
Apêndice 7 - Identificação das Categorias Específicas - Excerto da Etapa ------ 326
Apêndice 8 - Formação das Subcategorias - Excerto da Etapa ---------------------- 327
Apêndice 9 - Extração do Conteúdo das Entidades - Excerto da Etapa ----------- 328
Apêndice 10 - Visão Geral da Categoria Fundamental 1PERSONALIDADE,
Categorias específicas, Subcategorias e divisão de Subcategorias ---------------- 329
Apêndice 11 - Visão Geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA,
Categorias Específicas, Subcategorias e Divisão de Subcategoria ----------------- 330
Apêndice 12 - Visão geral da Categoria Fundamental 3 ESPAÇO,
Respectivas Categorias Específicas e Subcategorias ---------------------------------- 331
Apêndice 13 - Visão geral da categoria fundamental 4 TEMPO, respectivas
Categorias Específicas e Subcategorias --------------------------------------------------- 332
Apêndice 14 - CD ROM com os Arquivos Contendo as Etapas da Modelagem
do Domínio Organizacional -------------------------------------------------------------------- 333
20
1 INTRODUÇÃO
A partir da ciência da informação este trabalho pretende esclarecer uma fase
importante na construção de linguagens documentárias, incluindo as
ontologias, que compreende o levantamento dos conceitos: a fase da
conceitualização que tem como base a análise de domínio. Essa etapa será
analisada não do ponto de vista terminológico visando a um sistema de
recuperação de informação bibliográfica, mas do ponto de vista de um projeto
de gestão de documentos arquivísticos. Esse objeto de pesquisa compreende
abordagens de contextos muito específicos, mas que se tornam singulares,
quando aplicados aos campos da biblioteconomia, da arquivologia, da gestão
da informação e de documentos.
Os arquivos estão sendo produzidos pelo trabalho organizacional desde os
primórdios das organizações. Observou-se que o aumento da participação das
atividades do Estado, no período entre as duas grandes guerras mundiais,
contribuiu para a explosão documental. Posteriormente, como consequência
dessa participação do Estado, aponta-se também a evolução tecnológica como
elemento que contribuiu para o aumento da massa de documentos em papel,
em mídias eletrônicas e digitais, produzidos e recebidos no desenvolvimento
das suas atividades diárias. A gestão de documentos e a abordagem da teoria
das três idades
1
surgiu nos Estados Unidos decorrentes do aumento das
atividades do Governo Federal Americano e a partir dos estudos de T. R.
Schellenberg nos trabalhos da Comissão Hoover
2
.
As bases teóricas da arquivologia são essenciais para se trabalhar os
processos da gestão documental e que fundamentam todas as ações
arquivísticas. O princípio da proveniência ressalta que os documentos de uma
1
A teoria das 3 idades será abordada na seção 2.4.4 referente à Gestão de Documentos.
2
A Comissão Hoover de Reorganização do Poder Executivo foi criada em 1947 nos Estados Unidos com o objetivo de estudar a organização e o
funcionamento dos departamentos de administração americano.. As recomendações finais dessa comissão ressultaram em melhorias e
economia sensíveis nas operações do governo.
21
mesma origem não podem ser misturados aos de outra e o princípio da ordem
original prescreve que os documentos devem ser mantidos na mesma ordem
em que foram acumulados, ao longo da atividade. O princípio da proveniência
é o primeiro que define um conjunto de documentos como arquivo, isto é, que
estes são resultado, produto das atividades desenvolvidas por uma pessoa ou
instituição mostrando a ordem que os documentos foram acumulados ao longo
do tempo. Os princípios arquivísticos fornecem as bases teóricas para nortear
a implementação de ações, tanto para orientar a elaboração dos instrumentos
de gestão de documentos de arquivo, quanto para utilizá-los na atividade de
classificação e de avaliação, enfim de todas as operações realizadas pelo
arquivista. (Couture & Rousseau, 1998). Nesse sentido, a implantação do
processo de gestão de documentos permitirá o acesso às informações, a
racionalização dos procedimentos organizacionais, a transparência das ações
do governo e o exercício pleno da cidadania e da democracia.
Um grande desafio, tanto para a administração pública quanto para as
empresas privadas, tem sido sensibilizar os administradores sobre a
importância das ações da gestão de documentos e a existência de
instrumentos próprios e legítimos para a implementação dessas ações nas
empresas. Existem na literatura relatos de perdas de informações e de
documentos, por parte das empresas, tanto em papel, quanto nos formatos
digitais. Isto tem ocorrido, entre outras causas, devido à ausência de uma
política de gestão de documentos e da inexistência dos instrumentos
necessários para a organização, para o registro dos prazos de guarda, bem
como para as decisões em relação á destinação final. Ressalta-se que as
empresas têm muito mais chance de serem bem sucedidas se elas possuírem
um bom programa de gestão de documentos que esteja fundamentado na
realidade organizacional, que oriente o trabalho de sensibilização das equipes
internas, em todos os níveis hierárquicos, passando pelos processos de
avaliação, tratamento e acesso de documentos em papel ou em quaisquer
suportes.
22
Um dos primeiros passos para a implementação da gestão de documentos
arquivísticos é o conhecimento da realidade do órgão na qual os documentos
são gerados e /ou tramitam, do contexto organizacional, enfim de seus objetos
de naturezas diversas. Além dos aspectos citados, outros como as relações da
organização com os diversos ambientes aos quais ela se vincula e sua
estrutura funcional, também podem ser mencionados. Todas essas instâncias
costumam ser identificadas através da análise dos objetivos, da missão, dos
processos, e competências organizacionais - pontos já preconizados pela
arquivologia.
Da mesma forma, o princípio da proveniência e a noção de fundos
3
se aplicam
às atividades da gestão de documentos e à elaboração dos instrumentos
responsáveis pela organização e avaliação dos documentos, na fase corrente e
durante toda a sua vida e, posteriormente, em sua fase de guarda permanente.
Nesse sentido, o conhecimento da instituição produtora de documento é o
ponto de partida para o entendimento e para a construção dos instrumentos de
gestão de documentos e, também, para a identificação dos fundos. A presente
pesquisa possibilitará conhecer os elementos do domínio arquivístico sob os
aspectos referentes às variáveis do ambiente regulatório, social, político, das
atividades do negócio e do universo documental entrelaçado nas funções,
atividades e retratado nos seus processos organizacionais, tal como proposto
em uma metodologia específica. Para que isso ocorra, parte-se da análise de
domínio.
A análise de domínio é um processo de levantamento das informações para a
identificação dos objetos, ações e relações constantes do mesmo.
Posteriormente todos esses elementos podem ser organizados e
representados para torná-los disponíveis para determinada aplicação. A análise
de domínio, nessa pesquisa, é voltada para um estudo da elaboração dos
instrumentos de gestão dos documentos cujos fundamentos teóricos são
3
Estas temáticas serão discutidas na seção 2.4 desta tese.
23
norteados pelos princípios da proveniência, da ordem original e a preocupação
com os fundos arquivísticos.
O objeto empírico deste estudo compreendeu um conjunto de formulários
utilizados nos três primeiros passos da Metodologia DIRKS
4
implementada nas
Secretarias de Estado do Governo de Minas Gerais. O Manual DIRKS -
Designing and Implementing Recordkeeping Systems originou-se do trabalho
cooperativo entre as instituições arquivísticas australianas e o Arquivo Nacional
da Austrália, tendo como base a norma australiana, AS 4390-1996, e a ISO
15.489, estabelecendo-se uma metodologia para o planejamento e a
implementação de um sistema de gestão de documentos.
1.1 Questões de Pesquisa e Pressupostos
A questão principal desta pesquisa é: Quais são as entidades que os
instrumentos de coleta de dados da Metodologia DIRKS identificam como
sendo os elementos fundamentais para a modelagem do domínio
organizacional?
Outras questões que serão investigadas neste estudo são: Como as entidades
podem ser modeladas representando este domínio? De que natureza são
essas entidades?
Pretende-se analisar apenas as primeiras etapas da Metodologia DIRKS
passíveis de permitir a prospecção do domínio organizacional, bem como
fornecer elementos necessários para a criação dos instrumentos de gestão de
documentos. Os principais pressupostos desta pesquisa são:
1. A Metodologia DIRKS, fruto de um trabalho de prospecção meticuloso,
em nível internacional, que contribuiu para a elaboração de uma norma
4
Designing and implementing recordkeeping systems. A Metodologia DIRKS será apresentada adiante no capítulo 2
24
também internacional, constitui-se em uma fonte consistente para o
levantamento de entidades de um domínio organizacional;
2. Os elementos (objetos) constantes do domínio organizacional norteiam a
construção de instrumentos necessários à gestão de documentos;
3. O levantamento dos elementos de uma organizacão, pela abordagem
funcional, apresentada nos formulários da Metodologia DIRKS, pode
contribuir para a análise e modelagem de um domínio organizacional.
.
1.2 Objetivo Geral
Mapear as entidades que os instrumentos de coleta de dados da Metodologia
DIRKS disponibilizam, visando a uma modelagem de um domínio
organizacional.
1.3 Objetivos Específicos
1. Analisar os formulários da Metodologia DIRKS quanto aos elementos do
domínio organizacional neles constantes;
2. Criar um sistema categorial com as entidades presentes nos formulários
da Metodologia DIRKS que representam o domínio organizacional;
3. Modelar um domínio-padrão;
4. Discutir os resultados no que se refere à prospecção e à modelagem de
um domínio organizacional, visando à gestão de documentos.
Por domínio-padrão entende-se, nesta tese, o conjunto de elementos aplicáveis
a diferentes organizações.
1.4 Justificativa
O estudo da realidade de um domínio organizacional, tal como aqui
considerado, é uma etapa para fundamentar as estruturas de representação do
conhecimento na ciência da informação em geral e, especificamente, na
arquivologia.
A escolha do objeto empírico, já indicado anteriormente e focalizado nesta
pesquisa, justifica-se pela participação da autora deste estudo como membro
26
da equipe do Projeto de Elaboração dos Instrumentos de Gestão de
Documentos: Plano de Classificação de Documentos e Tabela de
Temporalidade e Destinação para as Atividades Finalísticas
5
do Poder
Executivo do Estado de Minas Gerais implemementado no período de 2007 a
2009. Ressalta-se que a metodologia adotada para a implementação do
projeto é oriunda da norma australiana AS 4390-1996 e aprovada pela norma
internacional ISO 15.489. Além disto, não há registro no país de um projeto
com o porte do que foi desenvolvido pelo Governo de Minas Gerais. Este
projeto envolveu, simultaneamente, vinte órgãos da administração pública na
elaboração dos instrumentos de gestão de documentos.
6
O que motivou o Arquivo Público Mineiro a escolher a Metodologia DIRKS, foi a
facilidade de compreensão das atividades de cada etapa prevista no Manual
DIRKS. Ressalta-se que tal motivação considerou que as pessoas não
precisavam ter, necessariamente, uma formação ou experiência com as
atividades de tratamento da informação arquivística. Tal preocupação ocorreu
porque a operacionalização das etapas da implantação Metodologia DIRKS
ficou sob a responsabilidade de uma equipe formada por funcionários de cada
órgão participante
7
.
Além disto, a Metodologia DIRKS é resultado de estudos e projetos
envolvendo, tanto a comunidade arquivística quanto a comunidade acadêmica,
o que a caracteriza como portadora de uma dimensão científica. Em
comparação com as iniciativas de gerenciamento arquivístico de documentos
eletrônicos em outros países, Rondinelli (2005) afirma que
enquanto no plano internacional os estudos e projetos originam-se da
comunidade arquivística, envolvendo tanto o segmento acadêmico
quanto as instituições de arquivo, no Brasil as ações partem do Poder
5
As atividades finalísticas àquelas referentes ao negócio de cada organização.
6
Em relação ao conhecimento do uso da Metodologia DIRKS por outras instituições no Brasil foram feitas 2 consultas, por e-mail, nos dias 18 e
20/08/09 respectivamente: 1) Rosely Rondinelli autora do livro Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos e 2) Claudia Lacombe
Rocha (Coordenação-Geral de Gestão de Documentos/ Gestão de Documentos Digitais) do Arquivo Nacional. A resposta obtida de ambas foi que
desconhecem o uso da Metodologia DIRKS em qualquer instituição no Brasil até o momento
7
A equipe de cada órgão que implantou as atividades dos 3 primeiros Passos da Metodologia DIRKS foi coordenada pela Comissão Permanente
de Arquivos e Documentos - CPAD
27
Executivo Federal e não envolvem uma parceria efetiva com os
arquivistas. (RONDINELLI, 2005, p.123).
Especificamente em relação à experiência australiana a autora afirma que
igualmente no Brasil quanto na Austrália as iniciativas partiram do Governo
Federal. Entretanto, nesta última levaram-se em conta os estudos da
Universidade de Pittsburgh, EUA, e foram lideradas pela maior instituição
arquivística do país, o Arquivo Nacional da Austrália, que se encarregou de
disseminar a metodologia a todas as instituições públicas australianas.
Do ponto de vista arquivístico, domínios organizacionais compreendem as
instituições de caráter público ou privado produtoras e acumuladoras de
documentos no decorrer de suas funções e atividades. De acordo com o
Conselho Internacional de Arquivos: ―a informação contextual relaciona os
documentos de arquivo com o ambiente administrativo e funcional (atividades,
processos) em que foram produzidos e com outros documentos de arquivo‖
CIA (2005, p.12). Daí a importância, nesta pesquisa, de se analisar uma
ferramenta passível de delinear domínios e contextos organizacionais.
1.5 Estrutura do Trabalho
Este trabalho foi organizado da seguinte forma: o Capítulo 1 apresenta uma
visão geral deste estudo, mostrando o problema de pesquisa, seus
pressupostos, objetivos e justificativa para a realização do estudo. Os
fundamentos conceituais e teórico-metodológicos do estudo estão no Capítulo
2.
O Capitulo 3 apresenta a metodologia desta tese: objeto empírico, natureza da
pesquisa. Nessa parte discutem-se os passos e os instrumentos de coleta de
dados da Metodologia DIRKS, que foram implementados nas Secretarias de
Estado de Minas Gerais. Além disto, serão apresentados os instrumentos de
28
coleta de dados usados nesta pesquisa; a descrição das etapas da pesquisa e
por último a apresentação da ferramenta Protégé usada para a criação de
ontologias e que, neste estudo, possibilitou a visualização do sistema categorial
aqui proposto.
O Capítulo 4 contém os resultados da pesquisa com a apresentação do
sistema categorial proposto, assim como as discussões sobre as análises
elaboradas.
No Capítulo 5 estão registradas as considerações finais e as potencialidades
de trabalhos futuros. Em seguida, a relação das referências utilizadas para a
construção do referencial teórico-metodológico deste trabalho, assim como o
conjunto de anexos e apêndices. Os Anexos contêm os formulários da
Metodologia DIRKS usados na análise dos dados desta pesquisa. Há dois
grupos de Apêndices: o primeiro grupo refere-se aos excertos de cada etapa
da pesquisa realizada; o segundo grupo apresenta a visão geral de cada
categoria fundamental, as categorias específicas, subcategorias e divisão de
subcategorias. as subcategorias e suas divisões.
A FIG.1 detalha a forma de organização desta tese mostrando sua estrutura
em capítulos e divisões:
Figura 1 - Estrutura do Trabalho
Fonte: Elaborado pela autora
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Este capítulo apresenta os caminhos que foram trilhados para fundamentar o
estudo sob os aspectos conceituais, teóricos e metodológicos, considerando-se
as questões importantes a serem respondidas nesta pesquisa. Estes caminhos
representam as temáticas, princípios e teorias, na perspectiva da ciência da
informação e da arquivologia, que contribuiram para o desenvolvimento da
presente pesquisa, conforme indicado na FIG.2.
Figura 2 - Visão Geral do Capítulo 2 - Fundamentação Teórica
Fonte: Elaborado pela autora
31
2.1 Representação de domínios
Como o objetivo desta tese é a modelagem de um domínio organizacional,
torna-se necessária uma introdução ao conceito de representação. A
representação tem sido estudada na ciência da informação visando os
instrumentos terminológicos
8
, contudo percebeu-se que para a delimitação do
escopo de uma área, os estudos de domínio são imprescindíveis. Nesta tese,
entretanto, a análise de domínio não tem como foco somente as ferramentas
terminológicas, mas a própria gestão arquivística. Neste capítulo será discutida
a representação de domínios começando pela apresentação da definição de
modelos e a discussão sobre modelização do conhecimento
A palavra representação tem sua origem no latim nas palavras ―repraesentatio‖
e ―repraesentare‖. A representação pode ser uma tentativa de espelhar um
mundo, de mostrar como o mundo é visto por aquele que o representa. Aquele
que o representa ao olhar para o mundo o faz com uma carga de significados,
fruto do pensamento, que está inserido em um determinado contexto. O
contexto ou o propósito da informação, conforme mencionado anteriormente,
refere-se ao campo do conhecimento ou domínio que é relevante para agrupar,
significar e usar as informações para descrever um mundo, uma determinada
realidade ou os objetos desta realidade.
A interação com o ambiente organizacional e o impacto causado pelo uso das
informações oriundas do ambiente interno e externo tem levado as
organizações a se preocuparem com o processo de gerenciamento das
informações geradas e recebidas para agregar valor àquelas já existentes, com
vistas à sua aplicação e reutilização. Um dos grandes desafios para os
profissionais que projetam os sistemas de informação é a modelagem destes
8
Podem ser citados como exemplos de instrumentos terminológicos os glossários, dicionários técnico-científicos. estes instrumentos podem ser
incluídos nos chamados produto terminológico. Resultado de uma atividade terminológica, como, por exemplo, uma ficha, um arquivo, uma base
de dados, umglossário, um léxico, um vocabulário, uma norma, um comunicado
terminológico, etc. PAVEL & NOLET (2002, p.141)
32
sistemas, o entendimento do modelo organizacional, as necessidades dos
usuários e o entendimento do próprio domínio do conhecimento que está sendo
modelado. Em relação a este último ponto ressalta-se que os documentos e
informações de arquivo são produtos e resultados desse domínio, logo
precisam ser tratados dessa forma no processo de modelagem.
Um modelo é abstração da realidade. Sayão (2001) afirma que a abstração é
uma ferramenta importante na aquisição de conhecimento. De acordo com o
autor, a abstração nos auxilia na seleção das inúmeras formas, estruturas,
comportamentos e fenômenos que fazem parte do universo e que são
utilizados para caracterizar o objeto de investigação. Dessa forma, ‖um modelo
é uma criação cultural, um ‖mentefato‖, destinado a representar uma realidade,
ou alguns dos seus aspectos, a fim de torná-los descritíveis qualitativa e
quantitativamente e, algumas vezes, observáveis‖. (SAYÃO, 2001, p.83). A
representação da realidade mais aproximada possível tem sido o desafio para
aqueles que se incumbem dessa tarefa. Entretanto, observa-se que o homem
consegue apenas representações simplificadas da realidade, da forma como
ele consegue compreendê-la e retratá-la. Almeida (2007) afirma que o mundo é
complexo e modelos são produzidos para que a compreensão humana possa
apreendê-lo em partes, visto que não consegue abrangê-lo em sua totalidade.
Sayão (2001) afirma que os modelos possuem algumas características tais
como: mapeamento, nesse caso os modelos são representações dos originais;
redução, são modelados apenas os aspectos relevantes para quem os modela;
e, por último pragmatismo, os modelos não são substituições dos originais e
cumprem sua função em períodos de tempo limitados.
Um modelo organizacional é uma representação explícita orientada, focada e
simplificada da organização (GANDON, 2001). O principal objetivo é obter uma
visão da organização (ALMEIDA, 2006).
Campos (2004), em seu estudo sobre a modelização de domínios de
conhecimento,
33
discute a problemática representacional comparando os mecanismos de
abstração, presentes nas teorias da ciência da informação, da terminologia e
da computação, que permitem a representação de conhecimento em domínios
diversos. A autora discute os aportes teóricos das três áreas para fazer uma
proposta de núcleo comum de conceitos que ela considera imprescindíveis ao
ato de modelar o conhecimento.
Le Moigne
9
, citado por Campos (2004, p.22), afirma que ―o processo de
conhecer equivale à construção de modelos do mundo/domínio a ser
construído, que permitem descrever e fornecer explicações sobre os
fenômenos.‖ O autor ainda enfatiza a necessidade de se pensar não só na
diversidade de modelos, mas nos princípios do ato de modelar.
Pode-se afirmar que o ato de modelar é representar por meio de um modelo.
Como apontou Campos (2004), há que se deslocar para o campo da
representação. Neste sentido, ela busca respaldo em Davis et al
10
(1992) que
afirmam que o conceito de representação pode ser melhor entendido se ligado
aos papéis que poderão desempenhar. Davis et al (1992), então, apresentam 5
papéis ligados ao conceito de representação. São eles:
1. Uma representação de conhecimento é um mecanismo usado para se
raciocinar sobre o mundo, em vez de agir diretamente sobre ele;
2. Uma representação de conhecimento é uma resposta à pergunta ―Em
que termos devo pensar sobre o mundo?‖, isto é, um conjunto de
compromissos ontológicos. Uma vez que toda representação é uma
aproximação imperfeita da realidade, ao selecionarmos uma
representação, estamos tomando um conjunto de decisões sobre como
e o que ver no mundo. Assim, o comprometimento ontológico
11
feito por
9
LE MOIGNE, Jean-Louis. A teoria do sistema geral: teoria da modelização.Lisboa : Instituto Piaget, 1977
10
DAVIS, H. et al. Towards in integrated environment with open hypermedia systems. In: ACM CONFERENCE ON HYPERTEXT, 1992,
Milan,
Italy. Proceedings... Milan, Italy, 1992.
11
Os objetos com os quais uma teoria está ontologicamente comprometida são precisamente aqueles objetos cuja existência é assumida, de
forma explícita ou implícita, pela teoria; tais objectos formam a ontologia (ou melhor, uma das ontologias) da teoria: um conjunto de entidades a
inexistência das quais teria como consequência a falsidade da teoria. Branquinho, 2004)
34
uma representação pode ser uma de suas mais importantes
contribuições;
3. Uma representação de conhecimento é uma teoria fragmentada de
raciocínio que especifica que inferências são válidas e quais são
recomendadas;
4. Uma representação de conhecimento é um meio de computação
pragmaticamente eficiente. Na realidade, esta questão aborda a
utilidade prática da representação;
5. Uma representação de conhecimento é um meio de expressão, ou seja,
é uma linguagem na qual se pode dizer coisas sobre o mundo.
Dizer coisas sobre o mundo que está sendo representado, raciocinar sobre o
mundo e tomar decisões sobre como e o que deve ou não ser representado
são desafios para o processo de modelagem em qualquer domínio.
Especificamente no domínio organizacional, busca-se a modelagem das
informações registradas nos documentos e do conhecimento existente nas
organizações. Ao se pensar na modelagem do domínio organizacional, do
ponto de vista da arquivologia tal como focado neste estudo, busca-se o
respaldo da etapa de identificação e definição dos conceitos específicos.
O processo de representação ―busca estabelecer a correspondência
sistemática entre o domínio-alvo e a modelização do domínio e a captura ou re-
apresentação, através da média do domínio modelado, o objeto, o dado ou a
informação no domínio alvo―. Blair,
12
(1990 citado por, JACOB &SHAW, 1998
p.147).
12
BLAIR, David C. Language and representation in information retrieval. Amsterdam: Elsevier, 1990.
35
2.1.1 A representação para a Ciência da Informação
A representação é objeto de estudo em diversas áreas do conhecimento, na
filosofia, na psicologia, na ciência da informação, na inteligência artificial.
Neste último campo, uma das preocupações é com a inteligência e as
estratégias que as pessoas usam para resolver problemas, questões
associadas à memória, aos aspectos cognitivos. Algumas das pesquisas na
década de 1970 tinham o foco no desenvolvimento de estudos que permitissem
construir uma inteligência artificial tendo como referência a inteligência
humana.
Há duas linhas principais de pesquisa em representação do
conhecimento. Uma linha, representada por McCarthy procura
desenvolver a lógica para que esta se aproxime tanto quanto possível
da capacidade humana de raciocinar e representar conhecimento. A
outra linha, cujo principal defensor é Minsky, rejeita a lógica como
processo de representação de conhecimento e procura imitar as
estruturas da mente humana. (MATTOS, 2003, p.14)
Os autores acima (McCarthy e Minsky), citados por Mattos (2003), defendem
que os elementos envolvidos na representação do conhecimento são a lógica
e a imitação das estruturas da mente. O primeiro é defendido por McCarthy e o
segundo por Minsky. Para a inteligência artificial, a representação do
conhecimento pode ser definida como ―uma combinação de estrutura de dados
e de procedimentos de interpretação, que usados de maneira correta em um
programa, levarão a um comportamento que simule o conhecimento dos seres
humanos‖ Barr
13
(1981, citado por MATTOS, 2003, p.14).
Na filosofia medieval a representação está relacionada com a forma, conforme
afirma Lagerlund (2004). Tal discussão envolve se o processo está vinculado a
uma representação mental da coisa representada ou não, se é causado pela
coisa representada ou se é a própria coisa. Assim:
13
BARR, E.ªF.; The Handbook of Artificial Intelligence. Los Altos, Califórnia,vol.I II, 1981.
36
1) A representação mental e a coisa representada têm a mesma
forma;
2) A representação mental semelhante ou parecida com a coisa
representada;
3) A representação mental é causada pela coisa representada
4) A representação mental significa a coisa representada.
(LAGERLUND, 2004).
Lagerlund (2004) lembra, ainda, que estes pontos não são independentes uns
dos outros e os itens 1 e 2, citados acima podem ser relacionados, assim como
os itens 3 e 4.
Diversos autores desde Brentano no século 19, até outros nos tempos atuais
como Vickery (1986), Jacob & Shaw (1998) e Alvarenga (2003), em seus
estudos, relacionam a representação com a ciência cognitiva. Além desta
relação entre representação e a ciência cognitiva, Brentano (1973) enfatiza que
o representado não tem a ver com imagem da coisa representada.
Mey
14
(1982, citado por Jacob & Shaw 1998 p.147) relaciona a representação
com a ciência cognitiva dizendo que esta é a ciência da representação. O
sujeito busca relacionar, através de recursos da linguagem, os conceitos do
objeto representado que são formados na mente de cada um. Sob esse
caráter de associação com a ciência cognitiva, Alvarenga (2003) apresenta as
fases de percepção, identificação, interpretação, reflexão e codificação como
etapas usadas quando conhecemos ou somos expostos a uma coisa nova,
utilizando-se dos sentidos da emoção, da razão e da linguagem para a
construção do sentido e dos conceitos sobre esta coisa.
Para a ciência da informação, a representação sempre fez parte do trabalho de
permitir o acesso às informações das diversas coleções presentes nas
bibliotecas, arquivos e museus que estão disponíveis em mídia impressa,
eletrônica ou outro suporte do contexto digital que as organizações possuem e
precisam manusear no dia-a-dia das suas atividades. Permitir o acesso
14
MEY, Marc de. The cognitive paradgigm: na integrated understanding of scientific development Chicago : University of Chicago, 1992
37
significa disponibilizar os dados extraídos dos diversos tipos de documentos e
possibilitar ao usuário identificar os seus elementos físicos e de conteúdo, para
permitir que as pessoas sejam conduzidas até o material desejado para
satisfazer a sua consulta. Já a descrição do conteúdo ou descrição temática é
a extração do conteúdo do documento. ―A análise de assunto é o processo de
ler um documento para extrair conceitos que traduzam a essência de seu
conteúdo.‖ (DIAS & NAVES, 2007, p.9). Os autores alertam, também, para a
falta de consenso terminológico e a variedade de expressões para nomear esta
atividade na ciência da informação, tais como: análise conceitual, análise
temática e análise de informação.
Para que os objetivos da organização da informação sejam alcançados, é
preciso realizar tanto a descrição física quanto a de conteúdo dos objetos
informacionais. Estes dois processos foram abordados por Brascher & Café
(2008) no estudo que mostra a contribuição das autoras sobre a discussão em
torno do conceito de organização da informação e a organização do
conhecimento. Segundo as autoras:
A descrição de conteúdo tem por objeto o primeiro dos três
elementos da informação propostos por Fogl – o conhecimento.
A descrição física, por sua vez, direciona-se ao terceiro
elemento - o suporte da informação. O segundo elemento – a
linguagem – permeia os dois tipos de descrição. (BRASCHER
& CAFÉ, 2008, p.6)
Brascher & Café (2008) fazem distinção entre a representação conceitual e a
representação do conhecimento. A representação conceitual tem a ver com a
forma como o autor apresenta as suas idéias no texto e com os usuários dos
sistemas de informação. Já a representação do conhecimento vai além daquilo
que é expresso pelo autor, mas considera os elementos do domínio que está
em análise, buscando mostrar uma visão sobre a realidade que se pretende
representar. Segundo elas, essas representações ―são vistas como estruturas
que são utilizadas para construir ou representar o mundo, de maneira que o
conhecimento possa ser usado em diferentes aplicações, de forma manual ou
de forma inteligente" Davis et al. (1992, citado por CAMPOS, 2004, p.22).
38
A ‖representação do conhecimento reflete um modelo de abstração do mundo
real, construído para determinada finalidade.” (BRASCHER & CAFÉ, 2008,
p.6). Essa abordagem da representação como um modelo do mundo real
também é apontado por Chandrasekaram & Josephson (1999). Os autores
afirmam que
O vocabulário de representação fornece um conjunto de termos com
os quais se descreve os fatos em alguns domínios, enquanto o corpo
de conhecimento usando esse vocabulário é uma coleção de fatos
sobre um domínio‖ (CHANDRASEKARAM & JOSEPHSON, 1999,
p.20).
A Organização do Conhecimento/Representação do Conhecimento (OC/RC)
compreende a análise da realidade que se deseja representar, a identificação
dos conceitos e as relações entre eles para a construção de um modelo ou a
própria modelagem.
Já a Organização da Informação e a Recuperação da Informação (OI/RI)
compreendem tanto a organização dos objetos em coleções, como aparecem
em bibliotecas, museus e arquivos, como a produção dos instrumentos para
recuperar as informações retiradas desses objetos, através da descrição física
e de conteúdo. Assim, as autoras afirmam que
Esses dois processos produzem, conseqüentemente, dois tipos
distintos de representação: a representação da informação,
compreendida como o conjunto de atributos que representa
determinado objeto informacional e que é obtido pelos
processos de descrição física e de conteúdo, e a representação
do conhecimento, que se constitui numa estrutura conceitual
que representa modelos de mundo... (BRASCHER & CAFÉ,
2008, p.7)
A representação, no âmbito da ciência da informação, visa a promover o
acesso ao conteúdo dos documentos para uso e posterior geração de novos
conhecimentos. (Miranda, 1999)
Saracevic, em seu artigo de 1996, relata os problemas que surgiram ao longo
dos tempos em função do crescimento acelerado dos registros informacionais.
39
O autor discute os esforços em torno do desafio de prover o acesso a uma
massa tão grande de informação, visto que este elemento é considerado como
fundamental para o desenvolvimento das atividades nas organizações como
um todo. Saracevic (1996), revela ainda, que estudiosos como Wersig &
Nevelling (1975) mostraram que a ciência da informação ganhou importância
devido aos problemas identificados por Vanevar Bush com a explosão da
informação e a necessidade de usar a tecnologia da informação para permitir o
acesso às informações. Assim:
Atualmente, transmitir o conhecimento para aqueles que dele
necessitam é uma responsabilidade social, e essa responsabilidade
social parece ser o verdadeiro fundamento da CI. Problemas
informacionais existem há longo tempo, sempre estiveram mais ou
menos presentes, mas sua importância real ou percebida mudou e
essa mudança foi responsável pelo surgimento da CI, e não apenas
dela. Wersig & Nevelling
15
(1975, citado por Saracevic, 1996).
Segundo Jacob & Shaw (1998), o problema da representação na ciência da
informação não é tão simples quanto parece. Para os autores, a linguagem
utilizada é o ponto envolvido na representação. Jacob & Shaw (1998)
salientam que:
A efetiva recuperação de documentos depende da representação
lingüística usada para descrever os documentos e o problema de
descrição de documentos para recuperação é em primeiro lugar e
acima de tudo, um problema de como a linguagem é utilizada. (JACOB
& SHAW, 1998, p.146)
Como afirmado anteriormente, o desafio tem sido a recuperação da informação
e, como levantado por Mooers
16
, uma das questões surgidas em torno deste
ponto é: ―como descrever intelectualmente a informação?‖ Ou como apontado
por Vickery (1986, p.145), em todos os estudos onde a representação do
conhecimento é estudada, a preocupação tem sido em torno da decisão de
―como o conhecimento pode ser representado e que as representações podem
ser manipuladas‖.
15
WERSIG, G., NEVELlNG, U. The phenomena of interest to information science. Information Scientist,
v.9, p. 127-140, 1975.
16
MOOERS, Calvin N. Zatocoding applied to mechanical organization of knowledge.
American Documentation, v.2, n.1, p.20-32, 1951
40
A preocupação com a descrição do conteúdo tem sido cada vez mais urgente
dado o caráter da quantidade de registros, agora em meio eletrônico,
disponível em todo o mundo.
As formas de representação/organização dos domínios de
conhecimentos, neste caso, vão implicar diretamente os processos de
transferência da informação, que hoje estão diretamente ligados à
recuperação em meios eletrônicos. (CAMPOS & GOMES, 2003)
O resultado de tal preocupação pode ser verificado na construção dos
instrumentos das linguagens documentárias que, em função da evolução da
tecnologia e dos sistemas de informação, tornam evidentes a necessidade de
um processo cada vez mais refinado para a busca e a recuperação de
informações.
O conjunto de procedimentos para expressar o conteúdo dos documentos é
formado por termos e suas relações, dentro de um domínio específico ou de
uma determinada área do conhecimento. Uma linguagem própria e com
especificidades é característica de cada campo do conhecimento ou de um
domínio. Nesse sentido, a medicina, a engenharia, a arquitetura e o domínio
organizacional, por exemplo, tem, cada um, seu próprio vocabulário. Este
vocabulário especializado é o suporte para a construção das linguagens
documentárias em cada área. Para Sales (2007, p.96) ―as linguagens de
especialidade possuem terminologias próprias (terminologias no sentido de
conjuntos de termos específicos de um determinado domínio), que não são de
conhecimento geral.‖ A existência de um vocabulário vinculado a certo domínio
requer garantias de validação pela própria área dos termos utilizados. Essas
garantias serão discutidas na seção 2.3.
O tema ontologia será discutido na seção 2.1.2 relacionado à ciência da
computação, especificamente à inteligência artificial, à engenharia de software
e à ciência da informação.
41
2.1.2 Ciência da Informação e as Ontologias
As tecnologias da informação têm dado a sua contribuição à ciência da
informação para otimizar os processos de organização do conhecimento, o
tratamento, a representação e a recuperação das informações.
Antes de discutir a relação entre a ciência da informação e a ontologia, são
apresentadas algumas considerações iniciais sobre a representação e a
estruturação do conhecimento. Para a ciência da informação, a representação
do conhecimento é um processo fundamental para a organização do
conhecimento em um determinado domínio. Campos & Gomes (2003),
afirmam ser a representação de um domínio de saber, configurada como
princípio norteador para a organização de documentos e a informação. Dessa
forma, os instrumentos de representação, compreendidos pela linguagem
documentária
17
, são fundamentais para a ciência da informação com o intuito
de sistematizar e possibilitar a recuperação da informação.
Todos os instrumentos de controle de vocabulário e de organização dos
conceitos têm como objetivo principal estruturar os conceitos para a
recuperação da informação e, por este motivo, tem sido objeto de estudos
específicos na ciência da informação. A nova versão da norma ANSI/NISO
Z39.19-2005 apresenta os tipos de instrumentos que fazem parte do chamado
controle de vocabulário, usados para a descrição de conteúdo. Nesse processo
de descrição do conteúdo, termos e conceitos são elementos constituintes para
a elaboração dos instrumentos para controle de vocabulário e, são
considerados de extrema importância para a ciência da informação. Para
facilitar o entendimento, segue a definição de termo e conceito.
A palavra termo compreende a:
17
Como exemplos de linguagens documentárias podem ser citados as listas de cabeçalho de assunto, os tesauros e as taxonomias ..
42
designação de um conceito definido numa língua especializada, por
uma expressão lingüística. (ISO 704). Se assumirmos que existe uma
relação de identidade entre conceito e termo, podemos usar estas
expressões de modo intercambiável, visto que o termo denota o
conceito e é sua forma física visível e manipulável. (ANSI/NISO
Z39.19, 2005)
Para apresentar a palavra conceito foram selecionadas as definições presentes
no site do BITI
18
e da norma ANSI/NISO Z39.19-2005. No site do BITI, a
definição aponta para o conceito como uma unidade do conhecimento e aborda
as propriedades atribuídas a um objeto expressas através de signos
lingüísticos, conforme indicado a seguir:
Unidade do conhecimento constituído por características que refletem
as propriedades significativas relevantes atribuídas a um objeto ou a
uma classe de objetos e expresso comumente por signos lingüísticos.
O conceito pode ser chamado de objeto formal. Os objetos formais
'planeta' e 'ponte' não existem fisicamente como tais; são apenas
constructos mentais. Entre os objetos de uma lado e os signos
lingüísticos de outro, não há relação direta. A relação é feita via
conceitos (ISO 704) (BITI)
Para a norma ANSI/NISO Z39.19-2005, o conceito é uma unidade do
pensamento que combinada com as características de um objeto que pode ser
real, abstrato, concreto ou imaginário.
Com esses fundamentos conceituais o levantamento e a organização dos
conceitos são etapas importantes para a ciência da informação, considerados
tanto do ponto de vista do profissional indexador, quanto do usuário. São eles
que permitem ao profissional da informação traduzir, em formato de termo, as
características do objeto representado. Por outro lado, esses conceitos
convertidos em termos conduzem os indexadores/classificadores aos
instrumentos de linguagem documentária. Para os usuários, estes conceitos
são usados como estratégias de busca para recuperar a informação desejada.
Em ambas as situações os instrumentos de linguagem documentária podem
ser utilizados em qualquer campo do conhecimento.
18
Biblioteconomia, Informação & Tecnologia da Informação sob a coordenação de coordenação de Hagar Espanha Gomes
43
Nesse contexto, qual é a relação das linguagens documentárias com as
ontologias? Para Chandrasekaram & Josephson (1999, p.21), estas ajudam a
clarear a estrutura do conhecimento. Em um domínio as ontologias podem ser
vistas como o coração de qualquer sistema de representação do
conhecimento. Assim como para as linguagens documentárias, os conceitos,
os termos e suas relações formam a estruturação conceitual, a base de
qualquer ferramenta conceitual, estes elementos são fundamentais, também,
para as ontologias que, possuem outras variáveis em seu processo de
desenvolvimento.
De acordo com Barchini; Alvarez; Herrera (2007), as ontologias são
ferramentas conceituais e técnicas que permitem especificar, estruturar e
comunicar o conhecimento de um determinado domínio. Essa afirmativa pode
ser complementada por Millikan (1998), que reforça a importância do
entendimento da estrutura do domínio por quem o estuda. Segundo a autora,
―a base ontológica é dada por quem estuda a estrutura de um determinado
domínio, por aqueles que são especialistas e logo detêm conhecimento das
teorias da área”. (MILLIKAN, 1998)
A estruturação conceitual, possibilitada pela construção das linguagens
documentárias e pelos estudos realizados por pesquisadores dos sistemas de
organização do conhecimento, têm nas ontologias elementos que descrevem o
próprio ser, recursos da linguagem formal que permitem inferências
necessárias à gestão do conhecimento, dados importantes ao entendimento do
próprio domínio estruturado e que estão presentes nas teorias desse domínio.
Por ser uma área de estudo muito recente na ciência da informação, com
muitas pesquisas em andamento, e observa-se a necessidade de um
aprofundamento nas questões que vão aparecendo à medida que os estudos
avançam, nota-se que os conceitos e teorias próprias ainda estão em
desenvolvimento e que serão necessários muitos outros estudos para que a
temática alcance a maturidade neste campo de conhecimento.
44
Apesar das diferentes abordagens de estudos sobre ontologia na filosofia e na
ciência da informação, é importante ressaltar que a representação do
conhecimento, análise de conteúdo de um conceito e as suas relações fazem
parte, do objeto de estudo neste último campo do conhecimento. Os estudos
sobre ontologias representam a oportunidade de aprofundar as pesquisas
aplicadas aos sistemas de informação na ciência da informação. Neste sentido,
destaca-se o interesse dos pesquisadores desta área pelas ontologias como
ferramenta que possibilita a estruturação e a representação dos campos de um
domínio, o que otimiza a recuperação da informação e a geração de
conhecimento.
O QUADRO 1, apresentado em seguida, mostra o conceito de ontologia do
ponto de vista da filosofia, da ciência da computação e da ciência da
informação.
45
QUADRO 1 - Definiçoes de Ontologia em Filosofia, Ciência da Computação e Ciência da Informação
Filosofia
Filosofia sob a análise da ciência
da . computação
Ciência da computação
Ciência da informação
Sistema de categorias
Existência: existe apenas as
coisas temporais, aquelas
relacionadas ao um certo período
de tempo ao conceito existência;
A obra de Aristóteles Categorias.
Apresenta dez categorias
básicas para classificar tudo o
que existe. Ou seja, as
categorias de Aristóteles revelam
sua visão ontológica do mundo.
Como as ontologias de sistemas de
informação, a ontologia filosófica considera o
esquema conceitual e de conhecimento da
esfera sob investigação Zuninga (2001);
Ontologia é um "catálogo de tipos de coisas"
em que se supõe existir um domínio, na
perspectiva de uma pessoa que usa uma
determinada linguagem Sowa (1999).
“Ontologia" como um sistema particular
de categorias que versa sobre certa
visão do mundo. Por outro lado, em seu
uso mais prevalecente na IA, uma
ontologia é referida como um artefato
de engenharia, constituído de um
vocabulário específico usado para
descrever certa realidade e um conjunto
de pressupostos explícitos relacionados
com o significado pretendido para as
palavras do vocabulário." Guarino
(1998, p.2).
para os sistemas de Inteligência
Artificial o que existe é o que pode ser
representado Gruber (2008)
Envolve a utilização de categorias
semânticas, de conceitos significativos
em um determinado domínio (que pode
ser tão amplo quanto o universo de
conhecimento), juntamente com uma
definição ou uma nota de escopo para
cada conceito, e mecanismos para a
exibição de suas relações com outros
conceitos.Vickery (1997)
Fonte: Compilado pela autora a partir dos autores Zuninga (2001; Sowa (1999).; Guarino (1998); Gruber (2008) e Vickery (1997)
46
O processo de levantamento dos elementos da realidade, que pertence a um
domínio específico, é apontado por Smith (2003). Ao pensar nestes
componentes, questões como quais os objetos, as coisas que existem ou não
e que fazem parte de um domínio específico poderiam ser levantadas. Para
reforçar este pensamento Smith (2003) afirma que:
Ontologia é um campo da filosofia que estuda os constituintes da
realidade. Uma ontologia de um determinado domínio descreve os
componentes da realidade dentro de um domínio de uma forma
sistemática, assim como as relações entre estes componentes e as
relações destes com os componentes de outros domínios. Expressões
como domínio, constituinte, realidade e relação são elas próprias,
expressões ontológicas, assim como, também, os termos
característica, objeto, entidade, item, bem como, ser e existência eles
próprias (SMITH, p. 313, 2003).
Para Smith (2000), a ontologia é a ciência do que existe, os tipos e as
estruturas dos objetos, propriedades, eventos, processos e relações em toda
área da realidade. Em seu trabalho, o autor afirma que Aristóteles chamava a
ontologia de filosofia primeira e que esta se preocupava com o ser como um
todo. Assim, afirma Oliveira (s.d), ―estudar algo enquanto um ser é estudar algo
sobre o qual é possível fazer predicações verdadeiras. A filosofia primeira de
Aristóteles não estuda um tipo particular de ser; estuda tudo, todo o ser,
precisamente enquanto tal.‖ Pode-se dizer, então, que os aspectos filosóficos
compreendem a essência da existência ou da realidade. Tal preocupação,
também, é colocada por Smith ( 2000, p.2):
Isto mostra a descrição da realidade em termos de classificação de
entidades que é exaustiva no sentido de que pode servir como uma
resposta para cada questão como: quais as classes de entidades são
necessárias para uma completa descrição e explicação de todos os
acontecimentos do universo? Ou quais as classes de entidades são
necessárias para dar uma dimensão do o que torna verdade todas as
verdades? Ou quais as classes de entidades são necessárias para
facilitar a elaboração de predicados sobre o futuro?
Outra pergunta que se poderia formular é: quais categorias são necessárias
para explicar um mundo ou uma parte do mundo, que representa certo
domínio? Ao se pensar em tais categorias, na verdade, há um exercício de se
47
pensar ou de se buscar explicações nas frases, nas palavras que tornam essas
frases verdadeiras, e que são aceitas, para explicar determinados fatos
19
.
Ressalta-se que o processo de pensar as categorias necessárias para explicar
o mundo, um determinado domínio ou o levantamento dos elementos da
realidade, conforme apontado anteriormente por Smith (2003), e a definição
semântica dos conceitos, relações e atributos (Almeida, 2006), associado à
definição de uma dada linguagem, está implícito na construção das ontologias
e em sua aplicação aos sistemas de informação.
As discussões acerca das ontologias aplicadas aos sistemas de informação e a
visão de diversos autores sobre as possibilidades de usos desta ferramenta
serão apresentadas em seguida na seção 2.1.3 Aplicação da ontologia aos
sistemas de informação.
2.1.3 Aplicação da Ontologia aos Sistemas de Informação
Essa seção discute como o termo ontologia é aplicado na inteligência artificial,
pela engenharia de software e pela ciência da informação, associado aos
diversos estudos realizados por essas áreas do conhecimento para os
sistemas de informação. Esta parte compreende a identificação de alguns
elementos apontados pelos autores nas definições, nas características e nas
aplicações de ontologia, dentre outros aspectos que serão apresentados a
seguir:
19
A noção de compromisso ontológico foi introduzida por Quine (Willard Van Orman Quine (1908-2000) Para ele saber se algo existe é
necessário, verificar as teorias da área e identificar os conceitos existentes, quantos conceitos, quais são aqueles significativos, tipos de classes
de coisas que existem é, enfim, ter um comprometimento com estas variáveis para que seja possível entender os esquemas conceituais
desenvolvidos.
48
A ciência do que existe, os tipos e as estruturas dos objetos,
propriedades, eventos, processos e relações em toda área da realidade;
Envolve atividades de análise conceitual e modelagem do domínio;
Adoção de uma abordagem altamente interdisciplinar;
Descrição formal de um programa, dos conceitos e relações que podem
existir para um agente ou para uma comunidade de agentes.
O entendimento do uso das ontologias, aqui apresentado, compreende a visão
de autores como Moreira; Alvarenga; Oliveira (2004), Dahlberg (1978c); Smith
(2000); Guarino & Giaretta (1995); Guarino (1998); Gruber (1992); Zuninga
(2001) e Guarino (1999).
Os estudos em ontologia têm sido desenvolvidos desde a década de 1980, na
ciência da computação, mais especificamente na inteligência artificial e, em
geral, foram relacionados a ―projetos para organização de grandes bases de
conhecimento‖ e posteriormente, para ―a criação de bases de conhecimento
compartilháveis e reutilizáveis.‖ (MOREIRA; ALVARENGA; OLIVEIRA, 2004).
Mais recentemente, o tema ontologia aplicado aos sistemas de informação e
toda a sua potencialidade de pesquisa e de uso, tem sido objeto de diversos
estudos na ciência da informação.
Os estudiosos, desse campo do conhecimento, entendem que pesquisas em
ontologias podem oferecer contribuições para desenvolver a temática aplicada
aos sistemas de informação, a recuperação da informação e a gestão do
conhecimento. Com isto, observou-se que a ciência da informação, por sua
característica de fazer interseção com outros campos do saber, tem buscado
suporte teórico em estudos realizados em outras ciências que também fazem
pesquisas aplicadas aos sistemas de informação. Para o desenvolvimento
desses estudos, a ciência da informação tem usado as pesquisas realizadas na
ciência da computação (IA) e engenharia de software como referência para o
desenvolvimento de suas pesquisas. Eventos técnicos têm sido desenvolvidos
49
com o objetivo de aproximar as comunidades científicas, na tentativa de
possibilitar o compartilhamento do conhecimento gerado nesse campo e
oriundo de diversos esforços de estudos.
Para Guarino e Giaretta (1995), ―a ontologia como disciplina da filosofia lida
com a natureza e a organização da realidade‖. Nesse sentido, Guarino (1998)
afirma que o termo ontologia é apenas um nome, que em alguns casos,
envolve atividades de análise conceitual e modelagem do domínio. Para o
autor, existe uma diversidade de pesquisas e as aplicações têm sido
reconhecidas por muitas áreas do conhecimento. Do ponto de vista das
aplicações voltadas aos sistemas de informação, o autor discute as suas
peculiaridades levando em conta os aspectos metodológicos e da sua
arquitetura e, assim, ele afirma que:
A principal peculiaridade é a adoção de uma abordagem altamente
interdisciplinar, onde filosofia e lingüística desempenham um papel
fundamental na análise da estrutura de uma dada realidade em um alto
nível de generalidade e na formulação de um vocabulário claro e
rigoroso. Sobre a arquitetura, o aspecto mais interessante é o papel
central que uma ontologia pode ocupar em um sistema de informação.
(GUARINO, 1998, p.3)
Para Gruber (1992), na ciência da computação o termo ontologia é ―uma
especificação de uma conceitualização‖. Segundo o autor, o termo é
emprestado da filosofia onde uma ontologia é uma explicação sistemática da
existência. Já no contexto do compartilhamento do conhecimento, o uso do
termo ontologia é bem diferente daquele adotado e amplamente discutido na
filosofia. Em seu trabalho sobre ontologia, Gruber (1992) mostra que para os
estudiosos da área de inteligência artificial (IA) a abordagem é diferente, isto é:
―uma ontologia é uma descrição (como uma descrição formal de um programa)
dos conceitos e relações que podem existir para um agente ou para uma
comunidade de agentes‖.
O termo ontologia foi adotado pelos pesquisadores da área de inteligência
artificial. Smith (2000) e Gruber (2008) afirmam que estes estudiosos
50
reconheceram a aplicabilidade do trabalho da lógica matemática e
argumentaram que eles poderiam criar uma nova ontologia, um modelo
computacional, capaz de automatizar certos tipos de raciocínio. Gruber (2008)
afirma que Hayes em seu The Second Naive Physics Manifesto
20
aponta que a
comunidade de IA passou a usar o termo ontologia com dois significados:
primeiro para se referir a uma teoria de um mundo modelado e,depois como
um componente de um sistema de conhecimento.
Guarino (1998), também, afirma que em IA,
Uma ontologia refere-se a um artefato de engenharia, constituído por
um vocabulário específico usado para descrever uma determinada
realidade, mais um conjunto de pressupostos explícitos quanto ao
significado do vocabulário destinados às palavras.‖ (GUARINO, 1998,
p.3).
Gruber (1993, 2008) trata a ontologia como uma ―especificação explícita de
uma conceitualização‖, entretanto, ressalta que os termos especificação e
conceitualização causaram muitas discussões. Ele afirma que os pontos
principais dessa definição são os elementos: os conceitos, os relacionamentos,
um vocabulário representado pelas classes e as relações e significados que
favoreçam os seus usos, conforme apontado por Gruber (2008):
1. Uma ontologia define, especifica o conceito, relacionamento e outras
distinções que são relevantes para a modelagem do domínio;
2. A especificação toma forma na definição do vocabulário
representacional e restrições formais para o seu uso coerente.
Gruber (2008) salienta que, se para a filosofia a ontologia estuda a existência,
para os sistemas de IA, o que existe é o que pode ser representado. Para o
autor, ―quando o conhecimento de um domínio é representado em um
20
Hayes, P. J. The Second Naive Physics Manifesto, in Hobbs and Moore (eds.), Formal Theories of the Common-Sense World, Norwood: Ablex,
1985
51
formalismo declarativo, o conjunto de objetos que pode ser representado é
chamado de universo do discurso
21
― Gruber (2008).
As categorias, elementos fundamentais da ontologia, tal como é vista na
filosofia, também, são apontadas por Dahlberg (1978) como essenciais para
estruturar o conhecimento, organizar os sistemas de classificação e
recuperação de informação,
Como pode ser observado nas palavras da autora:
Podemos ver que as categorias têm uma capacidade de estrutura: não
apenas estruturam, de fato, todos os nossos elementos de
conhecimento e unidades do conhecimento; elas fornecem, ao mesmo
tempo, por este meio, o esqueleto, os ossos e tendões para estruturar
todo o nosso conhecimento. Com seu uso consciencioso, então, o
corpo do nosso conhecimento pode se manter unido, pode se mover,
pode se manter flexível - e pode crescer organicamente. Dahlberg
(1978
22
,citado por CAMPOS, 2001b).
Para Guarino (1998, p.4), um sistema particular de categorias não depende de
uma linguagem particular, pois a ontologia de Aristóteles é sempre a mesma,
independente da linguagem usada para descrevê-la. Na visão dos estudos da
inteligência artificial, uma ontologia refere-se a um artefato de engenharia,
constituído por um vocabulário específico, usado para descrever certa
realidade, adicionada de um conjunto de assunções explícitas, significados
pretendidos de vocabulário de palavras.
Smith (1997), Guarino (1998) e Gruber (1993), têm estudado as ontologias,
como um artefato de software, especificamente, aplicadas aos sistemas de
informação e destacou em seus estudos, o tema como uma ciência oriunda da
filosofia.
21
O discurso pode ser definido como um conjunto de enunciados que provêm de um mesmo sistema de formação, ou seja, que provêm da
mesma formação discursiva. Foucault (2007, p.132 ) ―chama de discurso um conjunto de enunciados, na medida em que apóie na mesma
formação discursiva; O discurso é constituído de enunciados para os quais pode-se definir um conjunto de condições de coexistência‖.
22
DAHLBERG, I. Ontical structures and universal classification. Bangalore: Sarada Ranganthan Endowment, 1978a. 64p
52
Na engenharia de software, a ontologia é vista como um artefato de software,
segundo Guarino (1998). Na ciência da computação, a pesquisa em ontologias
é reconhecida como engenharia do conhecimento, design de bases de dados,
modelagem de informação, integração de informação, análise orientada a
objetos, extração e recuperação da informação e gestão e organização do
conhecimento. Para Zuninga (2001), pode-se afirmar que ontologia de sistemas
de informação é uma linguagem formal desenhada para representar um
domínio particular do conhecimento.
O estudo de Fonseca (2007) sobre o papel das ontologias, nas pesquisas da
ciência da informação, mostra que as ontologias para sistemas de informação
são criadas para explicitar um domínio. Segundo o autor, ontologia refere-se
aos métodos e ferramentas emprestadas da filosofia para ajudar na
identificação das coisas básicas do mundo. Estão relacionadas às variantes
presentes no mundo, na realidade e, especificamente, nos sistemas de
informação.
Ainda de acordo com Fonseca (2007), as pesquisas, feitas em relação à
criação de ontologias, estudam o sistema de informação como um objeto,
visando criar uma poderosa ferramenta de modelagem. Pode-se afirmar que
estas ferramentas são as ontologias de sistema de informação.
Guarino (1999) também concorda com a importância dos fundamentos
filosóficos nos estudos de ontologia. De acordo com o autor ―o estudo da
ontologia, concebida como um ramo da filosofia de lidar com a natureza da
realidade, a priori, pode ser vantajosa para o processo de construção do
Conhecimento” (GUARINO, 1999, p.3)
Esta seção discutiu as definições e as aplicações de ontologias na visão de
diversos autores. Podem-se destacar três pontos, identificados na literatura,
que revelam sobre a importância das ontologias:
53
Em primeiro lugar, os autores destacam sobre o uso das ontologias. Nesse
sentido, para Guarino (1998); Guarino e Giaretta (1995), as ontologias são
usadas para descrever uma determinada realidade e afirmam que ―a ontologia
como disciplina da filosofia lida com a natureza e a organização da realidade‖.
Em segundo lugar, está a abordagem da IA sobre o assunto, isto é, ―uma
ontologia é uma descrição dos conceitos e relações que podem existir para um
agente ou para uma comunidade de agentes‖. (GRUBER, 1992). Em outro
estudo o autor resume: para os sistemas de IA, o que existe é o que pode ser
representado Gruber (2008).
Em terceiro lugar, as ontologias são apresentadas como ferramenta de
modelagem por Fonseca (2007), como um esquema conceitual por Guarino &
Giaretta (1995), para representar um domínio particular do conhecimento por
Guarino (1998) e, finalmente Gruber (2008) afirma que: uma ontologia
especifica conceitos, relacionamentos e outras distinções que são relevantes
para a modelagem do domínio.
2.1.4 Etapa de Modelagem em Ontologias
A seção anterior discutiu definições para ontologias, bem como as aplicações
destas ferramentas aos sistemas de informação. Almeida (2006), em sua
pesquisa, abordou o tema construção de ontologias e afirma que ―uma
ontologia fornece um vocabulário comum para pesquisadores que necessitam
compartilhar informações em um domínio‖. Dentre os motivos que o autor
enumera para a construção de ontologias destacam-se razões como:
compartilhar um entendimento comum da estrutura da informação entre
pessoas ou agentes de software; possibilitar o reuso do domínio de
conhecimento e analisar o domínio de conhecimento.
54
Fernandez, Gomez-Perez e Juristo (1997), e Almeida (2006) ressaltam, ainda,
que não existe apenas uma metodologia para a criação de ontologias e,
consequentemente, não há somente um resultado correto. Em relação ao
processo de desenvolvimento das ontologias ―cada uma delas foi desenvolvida
sob diferentes abordagens e usando diferentes métodos e técnicas. A
conseqüência é a ausência de atividades padronizadas, cujas realizações são
conduzidas de forma artesanal e não como uma atividade científica‖
(FERNANDEZ, GOMEZ-PEREZ e JURISTO, 1997).
Esta parte do trabalho não tem como objetivo explorar amplamente o assunto,
mas apenas focar a discussão especificamente na Methontology. A escolha por
esta metodologia, ocorreu devido à possibilidade de sua aplicação em
ambientes organizacionais. Outro aspecto que Silva (2008, p.206) destaca em
sua pesquisa é Methontology ―como referência em termos de procedimentos de
modelagem que buscam organizar um domínio a partir do nível de
conhecimento.‖ Além disto, há uma diversidade de autores como Grunninger &
Fox (1995); Gruber (1993) e Almeida (2006), dentre outros, que abordam o
tema metodologias para o desenvolvimento de ontologias, mas nem todos os
estudos se aprofundam no processo de desenvolvimento, deixando a entender
que os profissionais já dominam as etapas omitidas. Tal aspecto tem sido
pouco detalhado pela falta de consenso dos estudiosos sobre o assunto e,
possivelmente, pela necessidade da realização de mais pesquisas. O estudo
de Silva (2007) confirma esta situação ao concluir que ―ocorreu ainda de a
conceitualização ser desconsiderada ou pouco considerada dentro do processo
de construção da ontologia.‖ (SILVA, 2008, p.205)
Vale ressaltar, que a análise do domínio é um dos focos deste estudo e, neste
sentido, destaca-se que o objetivo desta seção é abordar especificamente a
etapa de conceitualização do processo de construção das ontologias.
55
No estudo de Silva (2008), cujo escopo de pesquisa foi analisar as diversas
metodologias para o desenvolvimento de ontologias, a autora aponta suas
considerações sobre as metodologias analisadas: Cyc
23
; Gruninger e Fox
24
;
Ushold e King
25
; Kactus
26
; Methontology
27
; Sensus
28
; Método 101
29
; Z39.19-200
30
e Manual BITI
31
, normas para construção de vocabulários controlados. Embora
em seu estudo a autora tenha feito uma ampla análise sobre as metodologias
para o desenvolvimento das ontologias, buscou-se apresentar aqui apenas as
informações acerca da etapa modelagem conceitual.
A modelagem conceitual ou conceitualização foi apontada no estudo de Silva
(2008) como uma das etapas mais importantes no processo de
desenvolvimento de ontologias e que corresponde a uma das categorias para a
análise comparativa dos métodos e metodologias para construção de
ontologias discutida pela autora. Neste sentido foram selecionadas, do estudo
de Silva (2008), apenas as informações acerca da etapa de modelagem
conceitual de cada um dos métodos indicados anteriormente. O QUADRO 2
apresenta esses elementos.
23
A Cyc uma ontologia criada nos anos de 1980 pela Microeletronics and Computer Technology – MCC, base de conhecimento que considera o
conhecimento consensual sobre o mundo.
24
Esta ontologia foi desenvolvida por Michel Gruninger e Mark Fox em 1995 a partir da base de conhecimento do Projeto TOVE – Toronto Virtual
Enterprise cujos princípios teóricos e metodológicos encontrarm-se na inteligência artificial;. O objetivo do Projeto TOVE é criar um modelo de
conhecimento que conduz a de duz a respostas acerca do domínio.
25
Esta ontologia foi desenvolvida como parte do Projeto Enterprise da Universidade de Edinburgh e empresas parceias como IBM, Unilever e
outras. O método proposto por Mike Uschold e Martin King em 1995 e posteriormente em 1996 Mike Uschold e Michel Gruninger
26
O foco do projeto Spirit Kactus é na organização de conhecimento que podem ser compartilhadas e reusadas em diferentes bases de
conhecimento. Para isto usa ontologia de domínio.
27
Metodologia desenvolvida na Universidade Polítécnica de Madri entre 1996 e 1997 pelos pesquisadores Fernandez; Gómes-Perez; e Juristo.
28
Esta ontologia foi desenvolvida pelo grupo de linguagem natural Information Sciences Institute usado para o processamento de linguagem
natural.
29
O método 101 foi desenvolvido por Natalya Noy e Debora McGuiness a aprtir do desenvolvimento de uma ontologia de alimentos e de vinhos
usando o ambiente de edição de ontologias Protégé.
30
Norma internacional proposta pela National Information Standards Organization para construção, formatação e manutenção de tesauros
monolíngues;
31
O BITI está armazenado no sítio http://www.conexaorio.com/biti/tesauro/index.htm organizado por CAMPOS; GOMES e MOTTA , 2004
56
QUADRO 2 - Síntese da Etapa de Modelagem Conceitual na Construção das Ontologias
(Continua)
Ontologia
Modelagem conceitual
Cyc
Ausente
Gruniger e Fox
Através do uso das questões de competência informal para a extração da terminologia que será formalmente representada através do significado dos
conceitos, atributos e relações. Através das respostas em linguagem natural o ontologista extrai o conhecimento de forma a ser incluído nas definições
formais dos conceitos, relações e atributos.
As entidades são representadas por objetos que especificam propriedades e relações;
Objetos são representados em taxonomias
Os objetos são identificados no domínio de discurso
Identificar as propriedades dos objetos (predicados)
Uschold e Fox
Identificar os conceitos e relações chave no domínio de interesse;
Produzir definições textuais precisas e sem ambiguidade para os conceitos e relações
Identificar termos com referência aos conceitos e relações de forma a conseguir um vocabulário consensual (p.154)
Método Kactus
Identificar os termos relevantes para o domínio a partir dos requisitos
Construir um modelo preliminar
Refinar a estrutura da ontologia a fim de obter um modelo definitivo (p.157)
Methontology
Concepção da conceitualização através das representações intermediárias:
Elaboração de um glossário de termos
Elaboração de uma árvore de classificação de conceitos
Diagramas de verbos
Dicionários de dados
Tabelas de atributos de instâncias
Tabelas de atributos de classes
Tabelas de constantes
Tabelas de fórmulas e regras
Árvores de classificação de atributos
Tabelas de instâncias
57
QUADRO 2 - Síntese da Etapa de Modelagem Conceitual na Construção das Ontologias
(Conclusão)
Ontologia
Modelagem conceitual
Sensus
Identificar termos chaves de um domínio
Ligar os termos chaves a ontologia Sensus
Adicionar novos termos para o domínio
Adicionar subárvores completas
Método 101
Enumerar termos do domínio
Definir classes
Organizar as classes em uma taxonomia
Definir slots
32
e facetas
Adicionar valores de slots para as instâncias
Norma ANSI/NISO
Z39.19/2005
Construção de
vocabulários controlados
Seleção dos termos representativos dos assuntos
Definição dos termos
Agrupamentos dos termos em categorias
Organização das relações
Fonte: Informações específicas selecionadas e extraídas de Silva (2008)
32
Definição das propriedades de cada classe,
58
A Methontology foi desenvolvida por Fernandez; Gómes-Perez; Juristo (1997).
Os autores apresentam as atividades de um ciclo de vida para a construção de
ontologias baseadas em protótipos, bem como a experiência deles na
construção de uma ontologia para a área de Química.
Para Silva (2008, p.220), o processo de ciclo de vida é o mais adequado para a
construção de ontologias. O termo ciclo de vida, ao qual os autores se referem
no estudo, explica o tradicional modelo do ciclo de vida em engenharia de
software. Fernandez; Gómes-Perez; Juristo (1997) ressaltam as características
desse modelo: as atividades são sequenciais, no sentido em que você não
pode avançar para a próxima atividade até que tenha terminado
completamente a anterior. Esse modelo obriga o ontologista a identificar, no
início, todas as condições de desenvolvimento da ontologia. De acordo com
Fernandez; Gómes-Perez; Juristo (1997), a aplicação deve ser um espelho da
especificação, isto é, devem satisfazer toda a especificação de requisitos do
documento.
A Methontology é constituída de um conjunto de fases (estágios) e atividades
de suporte, que possibilitam a criação de uma ontologia, são elas:
especificação, aquisição de conhecimento, conceitualização, integração,
implementação, avaliação e documentação, conforme descrito a seguir e
apresentado na FIG.3.
59
Figura 3 - Estágios e Atividades do Ciclo de Vida da Ontologia Methontology
Fonte: Elaborado a partir de Fernandez; Gómes-Perez; Juristo (1997)
Especificação: o objetivo dessa fase é produzir um documento de
especificação da ontologia. O documento de especificação contém as
seguintes informações: domínio, data, conceituada por propósito, nível
de formalidade, escopo e fontes de conhecimento;
Aquisição de conhecimento: A atividade de aquisição de
conhecimento é feita simultaneamente com a fase de especificação de
requisitos e diminui à medida que o desenvolvimento da ontologia
avança;
Conceitualização: È a fase de estruturar o domínio de conhecimento e
a tradução desse domínio em um modelo conceitual. Constrói-se um
glossário de termos, incluindo conceitos, verbos, instâncias e
propriedades, que busca identificar e reunir o conhecimento útil no
domínio. A seguir, agrupam-se os termos como conceitos e como
verbos.
60
Os conceitos são representados por:
1. Dicionários de dados: descrevem e agrupam os conceitos úteis,
seus atributos, instâncias
33
, etc.;
2. Tabelas de atributos de instâncias: fornecem informações sobre
atributos e sobre seus valores nas instâncias;
3. Tabelas de classes de atributos: descrevem apenas os conceitos,
mas não suas instâncias;
4. Tabelas de constantes: especificam informações relacionadas ao
domínio de conhecimento que sempre têm o mesmo valor;
5. Tabelas de instâncias: define instâncias;
6. Árvores de classificação de atributos: apresentam, graficamente,
a relação entre atributos e constantes na seqüência dedutiva de
atributos principais, e a seqüência de fórmulas ou regras para
dedução de tais atributos.
Os verbos significam as ações no domínio e são descritos através das
representações:
1. Dicionários de verbos: descrevem o significado dos verbos;
2. Tabelas de condições: descrevem um conjunto de condições a
serem satisfeitas antes da execução da ação.
E, finalmente, as tabelas de fórmulas e as tabelas de regras reúnem o
conhecimento sobre as fórmulas e as regras inerentes aos conceitos e aos
verbos.
Após a etapa de conceitualização seguem-se a atividades de integração,
implementação, avaliação e documentação, conforme descrito em seguida:
33
A instância é um componente de uma ontologia representativa dos objetos que pertencem a
uma classe. ( ALMEIDA, 2006 , p.132)
61
Integração: Esta fase considera a reutilização de conceitos já existentes
em outras ontologias. A proposta é examinar meta-ontologias
34
e
selecionar aquelas que melhor se ajustarem ao modelo;
Implementação: Esta fase requer o uso de um ambiente que suporte as
meta-ontologias selecionadas na fase de integração. O resultado desta
fase é a codificação da ontologia em uma linguagem formal;
Avaliação: é quando ocorre o julgamento técnico das ontologias, de
cada fase e entre fases do ciclo de vida da ontologia. A atividade de
avaliação divide-se em verificação e validação;
Documentação: A Methontology pretende incluir a documentação como
uma atividade a ser feita durante todo o processo de desenvolvimento
da ontologia (Fernandez;Gómes-Perez; Juristo, 1997).
Segundo os autores acima, as atividades de aquisição de conhecimento, de
documentação e de avaliação do processo acontecem durante toda a vida da
ontologia. Em casos em que o profissional que está desenvolvendo a ontologia
é um especialista no domínio, a maior parte da aquisição de conhecimento
deve ser feita, simultaneamente, com a etapa de especificação de requisito e
tende a diminuir com o avanço do desenvolvimento. Para evitar erros, a etapa
de avaliação deve ser feita, durante as primeiras fases do processo de
desenvolvimento da ontologia. Por último, Fernandez; Gómes-Perez; Juristo
(1997) alertam que deve ser feita a documentação de todo o processo.
A próxima seção apresenta a análise de domínio discutindo a sua origem,
definições, abordagem dos teóricos da ciência da informação e as
metodologias para a sua implantação.
34
Meta-ontologias ou uma ontologia de representação capturam as representações das primitivas usadas paa formalizar o conhecimento numa
dada família ou sistema. Conjunto de atributos padronizado e um algoritmo para organizar as tags de acordo com a estrutura desta meta-ontologia.
(BASSO & SILVA, 2004)
62
2.2 Análise de Domínio
Os estudos sobre análise de domínio são comuns na engenharia de software.
Nesta área do conhecimento, a preocupação principal tem sido com os
problemas de reuso, relacionados ao aumento de produtividade, qualidade e
redução de custos decorrentes do uso de softwares existentes para o
desenvolvimento de novos.
Um domínio segundo Berard
35
(1992, citado por DE CHAMPEAUX; LEA;
FAURE, 1993) pode ser definido de duas maneiras:
1) Uma coleção de aplicações de software atuais e futuras que
compartilham um conjunto de características comuns;
2) Um conjunto bem definido de elementos que, de forma restritiva e
completa, descreve uma família de problemas para os quais as soluções
de aplicação de informática são e serão procuradas.
O termo análise de domínio foi introduzido por Neighbors (1981)
36
como "a
atividade de identificar os objetos e as operações de uma classe de sistemas
similares em um domínio de problema particular." (PRIETO-DÍAZ,1990, p.48).
Outra definição de análise de domínio é dada por Cima et al. (1997) que
apontam o seu uso no desenvolvimento de sistemas como
Um processo no qual elementos relevantes de um domínio são
identificados e disponibilizados para serem utilizados no
desenvolvimento de sistemas. Nesse sentido, a Análise de Domínio
objetiva explicitar e formalizar aspectos de domínio para auxiliar os
desenvolvedores na resolução de questões relacionadas a um domínio
específico (Arango (1994) citado por CIMA et al
37
., 1997)
35
BERARD, E.. Essays in Object-Oriented Software Engineering. Prentice Hall, 1992.
36
J. Neighbors. Software Construction Using Components. Ph.D. Thesis, Department of Information and Computer Science, University of
California, Irvine, 1981.
37
CIMA, A. M., WERNER, C. M. L. A Reutilização de Conhecimento Abstrato e a Análise de Domínio. 1997. Relatório Técnico ES-432/97 –
Engenharia da Sistemas e Computação, COPPE, Universidade Federal do Rio de Janeiro.
63
Cima et al. (1997) afirmam que a idéia central da análise de domínio é
identificar o que constitui um domínio e tem como produto ―modelos que
contêm informações sobre um domínio e que podem ser reutilizados no
desenvolvimento de sistemas.‖ (CIMA et al., 1997).
Beghtol (1995), em seus estudos, também faz referência ao objetivo inicial e já
apontado anteriormente da aplicação da análise de domínio para a análise de
problemas de reuso de software. Para Prieto-Díaz (1990), a análise de domínio
pode ser definida como um processo pelo qual a informação, usada no
processo no desenvolvimento de sistemas de software, é identificada,
capturada e organizada com o propósito de torná-la reusável quando da
criação de novos sistemas. Para Prieto-Díaz (1990, p.47) ‖um dos objetivos da
análise de domínio é fazer com que toda informação esteja prontamente
disponível” e que possa ser utilizada posteriormente.
Há três características presentes na definição de análise de domínio. São elas:
domínio do problema; modelo do domínio e análise e modelagem do domínio.
De acordo com Arango
38
(1994 citado por GUIZZARDI, 2005) o domínio do
problema compreende os itens de informação relacionados ao contexto do
mundo real, interrelacionados e que desperta o interesse de certa comunidade.
O autor afirma que neste caso, o domínio do problema está relacionado a duas
perspectivas: em primeiro lugar, ao conjunto de problemas para os quais existe
conhecimento suficiente para produzir soluções. E, em segundo lugar, como
uma taxonomia de componentes. Segundo Guizzardi (2005) tal definição abre
possibilidades para a realização de processos baseados em conhecimento,
para a identificação e a aquisição de informações.
Arango(1994) afirma que o modelo do domínio define entidades, operações,
eventos e relações que abstraem similaridades e regularidades em um
determinado domínio, formando uma arquitetura de componentes comuns às
38
ARANGO, G. Domain Analysis Methods. In: Workshop on Software Architecture, Los
Angeles: USC Center for Software Engineering, 1994
.
64
aplicações analisadas e criando modelos que tornam possível identificar,
explicar e prever fatos difíceis de serem observados diretamente.
E, por último, a análise e modelagem do domínio compreende um conjunto de
atividades cujo propósito é reduzir a complexidade da nossa percepção de um
determinado domínio.
Begthol (1995) afirma que a temática além de ser pesquisada pela engenharia
de software, tem sido estudada por outras áreas do conhecimento. Entretanto,
os trabalhos de Albrechtesen (1993) e Prietro-Díaz (1992) enfatizam a
necessidade de uma forte base teórica para o desenvolvimento da análise de
domínio em diversos campos do conhecimento.
Prietro-Díaz (1990) corrobora com a afirmativa de Vickery (1960)
39
de que a
biblioteconomia também necessita da análise de domínio. O autor afirma que o
sistema de classificação facetada de Ranganathan, resultante do processo
manual de agrupar termos relacionados de uma amostra de títulos, definindo
nomes para as facetas de tais grupos, ordenando os termos em cada faceta, é
um modelo conceitual para o domínio. Segundo Prietro-Díaz (1990), o
agrupamento de termos de títulos é equivalente à busca por objetos e
operações em um domínio. A nomeação de facetas e definição de regras de
classificação possibilita, tanto a obtenção de um modelo de domínio, como a
criação de uma linguagem de domínio.
Beghtol (1995 p.30), ainda, afirma que a ―amplitude desta definição permite que
ela seja proveitosamente adotada em outros tipos de domínios, tais como
campos de assuntos ou áreas temáticas‖. Da mesma forma, possibilita que
seja usada para o ―design‖ de linguagens de documentação como tesauros
40
ou
39
Vickery, B. C. Faceted Classification: a Guide to the Construction and Use of Special Schemes. London: ASLIB, 1960.
40
O tesauro é uma ferramenta que ajuda o usuário a ter um entendimento da estrutura de um domínio de conhecimento que deveria cobrir tanto
as características de uma especialidade, a fim de apresentar uma visão e uma perspectiva particular deste domínio de conhecimento, como as
características dos indivíduos que estão agindo na comunidade de domínio. (Lykke-Nielsen, 2000, p.11)
65
sistemas de classificação para analisar o domínio do sistema que será
modelado. Para um melhor entendimento:
O termo linguagem de documentação compreende, genericamente, os
sistemas de classificação bibliográfica, as listas de cabeçalho de
assunto e os tesauros, os quais surgiram estimulados pela
necessidade de manipulação de grande quantidade de documentos de
conteúdos especializados. (MOREIRA & MOURA, 2006, s.p).
Um dos desafios da modelagem envolve tanto a definição do domínio, a ser
modelado, quanto a escolha dos termos ou do vocabulário que melhor
representam a área de assunto em análise, considerando os instrumentos ou
as fontes de informação que podem auxiliar nesse trabalho, conforme
afirmativa de Beghtol (1995).
O processo de modelagem inclui pelo menos dois processos:
determinar um número de categorias fundamentais na área de
conhecimento estudada e analisar em detalhes alguns dos tipos de
temas, assuntos e questões que os autores acreditam que devam ser
investigados. (BEGHTOL,1995. p.30)
A autora lembra da importância dos estudos de análise de domínio e que tais
trabalhos podem contribuir para a construção de bases teóricas que permitam
o desenvolvimento de técnicas quantitativas para a avaliação de sistemas em
um dado domínio, conforme indicado a seguir:
Arango & Prieto-Diaz
41
(1994, citado por Werner (2004) usaram o diagrama
como um modelo para análise de domínio, conforme apresentado a seguir na
FIG.4.
41
G. Arango and R. Prieto-Diaz. Domain analysis: Concepts and research directions. In: R. Prieto-Diaz and G. Arango, editors, Domain Analysis:
Acquisition of Reusable Information for Software Construction. IEEE Computer Society Press, May 1989.
66
Figura 4 - Contexto do Processo para a Análise de Domínio
Fonte: ARANGO & PRIETO-DIAZ,1989 citado por Werner (2004)
Neste diagrama, separado em fontes de conhecimento, método de análise do
domínio e procedimentos de gestão, os autores retratam o contexto do
processo de análise de domínio. Estes elementos, segundo os autores, incluem
as entradas, as saídas e os agentes que apóiam o processo de análise de
domínio, de acordo com Beghtol (1995, p.31).
As entradas (inputs), que representam as fontes de conhecimento do domínio
sob análise, são formadas pelo conjunto de literatura técnica, pelas aplicações
existentes, entrevistas com clientes, consultas às especialistas e requisitos
atuais e futuros. Essas entradas ―...resultam na criação inicial do modelo de
domínio” (BEGHTOL,1995, p.31) .
As saídas (output) são formadas após o desenvolvimento do modelo do
domínio e podem ser listadas como taxonomias, padrões, modelos funcionais e
linguagens de domínio. Segundo Beghtol (1995), para cada uma das possíveis
67
categorias de saída do modelo de análise de domínio, diversas ferramentas
podem ser criadas e cada uma com um potencial de uso diferente. Assim,
seguindo este raciocínio, a autora afirma que ―na categoria linguagem do
domínio, nós sabemos que a aplicação de diferentes linguagens de
documentação para a mesma área de assunto produz uma análise diferente do
material.‖ (BEGHTOL, 1995, p.31). Pode-se afirmar que o referido diagrama,
apresentado anteriormente, revela uma quantidade de elementos existente no
domínio a ser analisado e que poderá ser utilizado para o desenvolvimento de
sistemas.
O tema análise de domínio, na ciência da informação, foi desenvolvido por
Hjørland & Albrechtsen (1995). Segundo estes autores, a análise de domínio
compreende o entendimento das áreas através da análise das comunidades de
discurso. Para uma melhor compreensão a análise de domínio pode ser assim
definida:
É uma abordagem teórica de Ciência da Informação (CI), que afirma
que a melhor forma de compreender as informações na ciência da
informação é estudar as áreas de conhecimento como ―comunidades
de discurso‖, que são partes da divisão da sociedade do trabalho.
Organização do conhecimento, estrutura, padrões de cooperação,
linguagem e formas de comunicação, sistemas de informação e
critérios de relevância são reflexões dos objetos do trabalho dessas
comunidades e do seu papel na sociedade. A psicologia, o
conhecimento, a necessidade de informação e critérios subjetivos de
relevância devem ser vistos nesta perspectiva. (HJØRLAND &
ALBRECHTSEN, 1995).
Beghtol (1995) realizou um estudo cujos objetivos foram investigar,
desenvolver e testar uma das potenciais ferramentas formais para analisar o
domínio da literatura sobre ficção. O estudo de Beghtol (1995) buscou
esclarecer a definição dos termos garantia da literatura ou garantia literária
42
,
apresentado por Hulme (1911) e consenso de Bliss, a fim de contribuir com um
esquema teórico para análise de um domínio escolhido pela autora. Dois
aspectos importantes foram apontados por ela. O primeiro está relacionado à
42
Estas temáticas serão discutidas na seção 2.3.
68
necessidade da construção de estudos sobre a temática, conforme enfatizado
pelos autores Hjørland & Albrechtsen (1995) e Prieto-Diaz (1992), para
fortalecer as bases teóricas sobre análise de domínio em outros campos do
conhecimento. E o segundo aspecto que ela recomenda é que seria útil
começar os estudos pelo conceito de garantia da literatura e de consenso para
―....avaliar se eles têm poder suficiente para explicar observações sobre as
estruturas existentes e os conteúdos para a literatura em análise.―
(BEGHTOL,1995, p.31)
Outro aspecto importante, identificado na literatura sobre análise de domínio, é
em relação às comunidades discursivas. Hjørland & Albrechtsen (1995)
destacam essas comunidades ao afirmarem que:
As pessoas pensam, organizam o conhecimento, a necessidade de
informação dessa comunidade, a estrutura, os padrões de cooperação,
a linguagem e formas de comunicação, os sistemas de informação e os
critérios de relevância são reflexões dos objetos do trabalho dessas
comunidades e do seu papel na sociedade.". (HJØRLAND &
ALBRECHTSEN, 1995).
O estudo de Almeida et al. (2007) destaca as características das comunidades
discursivas e as definem como:
Aquelas formadas pelo pensamento, linguagem e conhecimento
sincronizados de grupos sociais distintos que fazem parte da sociedade
moderna. São construções sociais constituídas por indivíduos e suas
dimensões culturais, sociais e históricas (ALMEIDA, et al. 2007).
Swales (1990) propõe a identificação de uma comunidade discursiva a partir
das seis características que se seguem:
a) Metas comuns: uma comunidade discursiva tem um conjunto
combinado de objetivos, podendo se apresentar em documentos ou em
conhecimento tácito;
b) Mecanismos participativos: uma comunidade discursiva tem formas
de intercomunicação entre os membros, seja por encontros,
correspondência, newsletter ou simples conversas;
c) Troca de informação: a comunidade discursiva usa mecanismos
para prover informação com propósitos definidos como, por exemplo,
melhora de perfomance e aumento da capacidade produtiva;
69
d) Estilos específicos: uma comunidade discursiva usa e possui um ou
mais estilos de comunicação para atingir seus objetivos, identificados
por tópicos de discussão, forma, posição de elementos e mensagens;
e) Terminologia especializada: uma comunidade discursiva tem um
vocabulário específico;
f) Alto nível de especialização: uma comunidade discursiva tem um
mínimo de membros com um nível adequado de conhecimento
relevante e expertise discursiva. Swales(1990)
43
citado por
Nascimento & Marteleto (2004)
Na abordagem de Hjørland & Albrechtsen (1995), os autores apontam a
importância da avaliação destes elementos acerca das comunidades e,
consequentemente, do domínio. Da mesma forma Ørom (2000)
44
, citado por
Lykke-Nielsen (2000), afirma que a análise de um domínio está envolvida nas
tradições culturais, no ambiente profissional ou no científico e que tal domínio
deve ser formatado de acordo com as características próprias destas
comunidades e que estas, devem ser consideradas como elementos que
influenciam o uso das informações.
O uso destes elementos, apontados por Hjørland & Albrechtsen (1995), Ørom
(2000), Lykke-Nielson (2000), reforçam que a construção dos instrumentos de
representação do conhecimento deve ser feita considerando as possíveis
garantias necessárias para a validação de tais instrumentos.
Segundo Barité (2007), a base do princípio da garantia da literatura está não só
na metodologia de elaboração de instrumentos de representação do
conhecimento, mas considera, também, o consenso científico, educacional e
especializado das comunidades usuárias das linguagens documentárias de
cada domínio específico. As garantias para a representação de domínio serão
discutidos na seção 2.3.
43
SWALES, John M. The concept of discourse community. In: ________. Genre analysis. Cambridge: Cambridge University Press, 1990. p.21-32.
44
ØROM, A. Information science, historical changes and social aspects: a Nordic outlook. In: Journal of Documentation, v.56, n.1, 12-16
70
A análise de domínio reconhece que as comunidades discursivas compõem-se
de atores com pontos de vista distintos, estruturas de conhecimento individuais,
predisposições, critérios de relevância subjetivos, estilos cognitivos
particulares. Mas, se fazem presentes no jogo entre as estruturas de domínio e
o conhecimento individual e na interação entre o nível individual e social. A
história do indivíduo, inserida dentro de uma história coletiva, apresenta suas
variáveis e diferenças, e são estas que caracterizam as possibilidades de
diferentes percepções, trajetórias, propósitos e apreciações em cada domínio
de conhecimento.
De acordo com Hjørland (2007), os domínios são analisados considerando pelo
menos duas variáveis. De um lado, numa dimensão sociológica, deve se levar
em conta, principalmente, o estudo dos atores intervenientes no domínio, e, de
outro lado, a visão epistemológica e seus pressupostos teóricos. Tais atores
representam as comunidades discursivas existentes em cada domínio
específico do conhecimento e, que possuem características próprias de cada
especialidade. Nesse sentido, possuem particularidades como linguagens
próprias que podem ser caracterizadas pelo uso das palavras e do vocabulário
adotado pelos atores de cada comunidade, levando em consideração o
contexto analisado e, consequentemente, o significado de cada vocabulário em
um contexto específico, conforme apontado por Hjørland
45
(1997), citado por
Buckland et al. (2001). Além disto, outras estratégias ou outras fontes de
informação/conhecimento podem ser utilizadas para proceder à validação dos
instrumentos de representação de cada domínio analisado.
A próxima seção abordará as metodologias para análise de domínio, conforme
identificado na literatura.
45
HJORLAND, BIRGER. Information Seeking and Subject Representation:
An Activity-Theoretical Approach to Information Science. Greenwood
Press, Westport, CT.
71
2.2.1 Metodologias da Análise de Domínio
Os estudos sobre análise de domínio revelam muito pouco sobre como avaliar
e coletar os elementos que devem fazer parte desse domínio. Entretanto,
muitos autores apontam que a mesma metodologia usada para organizar um
tesauro pode ser utilizada como ferramenta para se conhecer um domínio.
Para Allen
46
(1997), citado por Lykke-Nielsen(2000), o usuário, referenciado
anteriormente, é influenciado tanto pela sua educação formal quanto pelas
suas experiências profissionais, sociais e culturais. Allen (1997) chama esta
abordagem person-in-situation, isto é, a pessoa é o foco na situação. Lykke-
Nielsen (2000, p.11) afirma que ―no nosso entender uma análise de domínio
deve ser realizada a partir desta perspectiva‖. Enquanto Allen (1997) explica
que apesar dos usuários tentarem adaptar-se à situação e ao ambiente
representado, estes foram modelados individualmente e, provavelmente,
sofreram influência educacional, cultural e profissional. Por esse motivo,
abordarão o domínio do conhecimento a partir de um ângulo que depende
tanto de uma situação real, onde eles estão inseridos, quanto das suas
características individuais. Ressalta-se a importância de se considerar estes
aspectos na metodologia que será usada para a análise do domínio.
Em relação à metodologia de análise de domínio, serão apresentadas as
etapas apontadas no estudo de Guizzardi (2005), as informações acerca do
processo de modelagem focado por Prieto-Díaz (1990) Vickery (1960) e o
método da análise de requisitos de Fisher (2001).
46
ALLEN, Bryce. Information needs: a person-in situation approach.Tampere. ISIC '96: Proceedings of an international conference on Information
seeking in context, ago. 1997. London : Taylor Graham Publishing , 1997,p111-.122.
72
De acordo com Guizzardi (2005), a realização da análise de domínio pode ser
descrita como um processo comum, formado por 3 fases: a) planejamento, b)
aquisição e seleção dos dados e c) análise dos dados e modelagem do
domínio, que serão detalhadas a seguir:
a) Planejamento: a análise de domínio é fortemente marcada pelas
prioridades e restrições características do próprio negócio. São
relevantes, na etapa de planejamento, as atividades de análise do
negócio e dos riscos da organização. Após essa etapa, é feita a
caracterização do problema, com definição do escopo do domínio que
envolve perguntas do tipo: o que é o domínio? E o que é relevante?
Além da definição do escopo ocorre também a identificação do
processo, em relação aos objetivos do negócio. O resultado desta
primeira fase é a especificação de requisitos do domínio.
b) Aquisição e seleção dos dados: essa etapa compreende a
identificação das fontes de dados disponíveis, tais como aquelas
oriundas da literatura técnica: livros, normas e padrões, artigos, revistas
científicas, outras como registros históricos do domínio, entrevistas com
especialistas no domínio de tal forma que um tipo de fonte complemente
os outros utilizados.
c) Análise dos dados e modelagem do domínio: em geral a modelagem
do domínio é composta por um modelo conceitual, a forma como ela se
relaciona com seus elementos e por um léxico do domínio com as
definições que compõem o modelo conceitual. Outras técnicas usuais,
nesta etapa, são: modelos de entidades e relacionamentos, modelos de
objetos, pré-condições e invariantes.
Conforme já foi dito, no início do capítulo 2, um modelo é uma representação
de uma determinada realidade. A modelagem, segundo Prieto-Díaz (1990) e
Vickery (1960), aponta, ainda, outra aplicação para a análise de domínio que é
73
feita pela biblioteconomia. Segundo o autor, a metodologia usada pela
biblioteconomia é oriunda do esquema de classificação facetada e consiste em
agrupar os termos relacionados, a partir de uma amostra dos títulos
selecionados, definindo os nomes das facetas de tais grupos, ordenando os
termos em cada faceta, e especificando as regras para a síntese de classes de
compostos. O sistema de classificação resultante torna-se um modelo
conceitual para o domínio da coleção. Ainda de acordo com Prieto-Díaz (1990),
o agrupamento de termos de títulos é equivalente a encontrar os objetos e as
operações em um domínio do aplicativo. A nomeação de facetas e a definição
de regras de classificação são equivalentes a obter um modelo de domínio ou
de criar uma linguagem de domínio.
Outra forma de estudar e levantar os elementos de um domínio é através da
análise de requisitos, aqui definida como a ―primeira atividade técnica no
desenvolvimento de software, e pode ser entendida, por definir os serviços que
um sistema deve realizar sua interface com os demais elementos, e sob quais
restrições o sistema, deve operar‖. (FISHER, 2001, p.76).
Esta atividade compreende um conjunto de processos tais como extração,
especificação, verificação e validação, conforme explicado a seguir:
1. A extração de requisitos é o exercício de agrupar as informações, a fim de
verificar exatamente o que o cliente ou usuário está requerendo.
2. A especificação costuma referir-se tanto ao processo como ao resultado
deste processo. Resulta em um documento denominado Especificação dos
Requisitos, no qual toda a informação obtida sobre o processo está reunida.
É onde ocorre o maior esforço de análise. Onde o fluxo e o conteúdo da
informação são avaliados, as funções do software são definidas e
detalhadas, onde o comportamento do software deve ser entendido no
contexto do ambiente, as características da interface devem ser
estabelecidas e as restrições do projeto devem ser incluídas.
74
3. A verificação é feita para assegurar que este documento não contenha
inconsistências. Os requisitos não devem ser conflitantes entre si.
4. A validação preocupa-se em assegurar que o documento descreva com
precisão o sistema que o cliente deseja, incluindo todas as funcionalidades
e restrições impostas pelo cliente. O sistema deve ser realista. Não tem
sentido especificar um sistema que não pode ser realizado, Fisher (2001).
Para proceder ao levantamento de requisitos deve-se buscar informações
acerca do negócio que o requerente está solicitando. Além disto, deve-se,
também, proceder o levantamento de informações sobre o domínio em análise
e as informações sobre os sistemas existentes. Estes dois últimos passos são
explicados em seguida:
Informações do domínio: O analista deve pesquisar ao máximo
o domínio a ser analisado e o vocabulário próprio deve ser
apreendido e registrado num glossário. Algumas expressões ou
termos comuns têm seu sentido modificado, pela comunidade do
domínio, devido à necessidade de distinguir objetos ou processos
pertinentes a essa comunidade. Uma vez habituado aos jargões
da comunidade, a comunicação do analista com o requerente
torna-se mais eficaz.
Informações de sistemas existentes: Através de contato com
especialistas no domínio, são obtidas informações relevantes
para o desenvolvimento do software, as quais o requerente
normalmente não tem conhecimento. Experiências que deram
certo/errado servem de guia na hora de tomar decisões.
(FISCHER, 2001, p. 77)
Além de tratar desses aspectos, e complementando a discussão teórica acerca
do item análise de domínio, serão abordadas, a seguir, as garantias
75
necessárias para a construção e a representação das estruturas de um
domínio.
76
2.3 Garantias para a Representação de Domínios
As garantias são condições necessárias para a construção de sistemas de
classificação, tesauros e outros vocabulários controlados. Pois, do contrário,
como seria possível a validação dos termos utilizados na construção dos
instrumentos de linguagens documentárias?
Consultando o significado de warrant
47
no Wordnet
48
verificou-se a indicação de
duas classes gramaticais para o termo. Como substantivo, o termo warrant
significa ―garantias por escrito de que algum produto ou serviço será prestado
ou venha a cumprir determinadas especificações‖ e como verbo
49
: garantir ou
a garantia da qualidade, precisão, ou de condição.
O termo garantia da literatura foi introduzido em 1915, por E. Wyndlan Hulme
50
em seu livro Principles of Book Classification. Para Hulme (1911) a garantia da
literatura é:
...simplesmente, o resultado de uma rigorosa pesquisa e a mensuração
de classes na literatura. Um cabeçalho de classe é garantido apenas
quando foi demonstrado que ele existe na literatura, e o teste da
validade de um cabeçalho é o grau de precisão com a qual ele
descreve a área de assuntos comuns para a classe. Essa garantia
literária é um valor quantitativo que pode ser atribuído tão logo a
bibliografia de um assunto tenha sido definitivamente compilada
(HULME, 1911, p. 46).
A garantia da literatura ou garantia literária pode ser geralmente caracterizada
como “o conjunto de temas ao redor dos qual uma literatura é estabelecida‖,
(BEGHTOL, 1995, p. 31). Segundo Barité (2007), a base do princípio da
garantia da literatura está não só na metodologia de elaboração de
47
S: (n) guarantee, warrant, warrantee, warranty (a written assurance that some product or service will be provided or will meet certain
specifications)
48
Wordnet http://wordnet.princeton.edu/
49
Stand behind and guarantee the quality, accuracy, or condition of)
50
Hulme, E. W. (1911). Principles of Book Classification. Library Association Record, 13:354-358, oct. 1911; 389-394, Nov. 1911 & 444-449, Dec.
1911. Click for fulltext:Hulme_1911_354-358+389-394.pdf; Hulme_444-449.pdf
77
instrumentos de representação do conhecimento, mas leva em conta o
consenso científico, educacional e especializado das comunidades usuárias
das linguagens documentárias de cada domínio específico.
As bases teóricas do princípio da garantia da literatura são aceitas pela
comunidade científica e estão registradas nos guias metodológicos e normas
que servem como diretrizes para orientar sobre elaboração de linguagens
documentárias e outros instrumentos conceituais (Barité, 2007).
O princípio da garantia da literatura compreende o consenso científico,
acadêmico e especializado e ―os documentos são os elementos de gravação,
socialização e legitimação dos novos conhecimentos gerados.” (BARITÉ, 2007,
p.2). O autor ainda ressalta que a documentação é a fonte responsável por
validar os termos que serão inseridos na linguagem documentária.
Além do termo, ―garantia literária‖, identificada por Hulme (1911), percebeu-se
que há na literatura referência a outros tipos de garantias, tais como: ―user
warrant”; “scientific warrant”; "educational warrant"; "cultural warrant”; "semantic
warrant‖ e garantia documental. Esta parte apresentará os outros tipos de
garantias encontrados na literatura. São eles: garantia da literatura, garantia do
usuário, consenso, garantia educacional, garantia cultural, garantia documental
e a garantia terminológica, garantia documental e garantia organizacional.
A norma de construção de tesauros ANSI/NISO Z39.19-1993
51
(1994) define
dois tipos de garantia: a literária ou da literatura e a do usuário: A garantia
literária (Literary warrant) compreende
Palavras e frases extraídas da literatura do campo que deverão
determinar a elaboração de descritores. Quando duas ou mais
variantes têm garantia literária. Os termos mais freqüentemente
51
NISO (1994). National Information Standards Organisation (1994). ANSI/NISO Z39.19-1993 Guidelines for the construction, format and
management of monolingual thesauri. Bethesda, MD: NISO Press.
78
utilizados devem ser selecionados como o descritor. (ANSI/NISO
Z39.19-1993)
Na versão de 2005, a norma ANSI/NISO Z39.19-2005
52
é mais direta na
definição de garantia da literatura ao abordar os aspectos da representação de
um conceito ou seleção de um termo preferido. Garantia da literatura foi
definida como a ―justificativa para a representação de um conceito em uma
linguagem de indexação ou para a seleção de um termo preferido devido a sua
freqüência de ocorrência na literatura‖ (ANSI/NISO Z39.19-2005, 2005p.174).
Nesta norma, a garantia do usuário é a "justificativa para a representação de
um conceito em um (tesauro) ou para a seleção de um termo preferido devido à
freqüência de pedidos de informações sobre o conceito." (ANSI/NISO
Z39.19,1993). A norma de 2005 complementa como requisito as pesquisas
pelo termo feitas por usuário de um sistema de recuperação da informação.
(ANSI/NISO Z39.19-2005).
A preferência do usuário por um termo ou a frequência com que o mesmo é
solicitado, conforme apontado na norma ANSI/NISO Z39.19-1993, também foi
indicado no conceito de Lancaster (1993) para garantia do usuário que significa
a seleção de termos do índice de um vocabulário ou que seria reconhecido por
um solicitante ou um usuário.
A garantia do usuário é baseada no conhecimento do usuário de uma
determinada área temática, nas palavras e nas frases usadas para descrever
os temas tratados, neste campo do conhecimento. Entretanto, de acordo com
Svenonius (2000), a garantia de usuário de certa forma compete com a
garantia literária, ou seja:
52
Definição retirada do glossário da norma ANSI/NISO Z39.19 – 2005 Guidelines for the Construction, Format, and Management of Monolingual
Controlled Vocabularies.
79
A garantia do usuário está relacionada com o princípio de que os
termos selecionados para um tesauro precisam estar de acordo com
aqueles utilizados pelos usuários na tarefa de recuperação de
informação. Para Svenonius (2000), alguns teóricos da indexação por
assuntos vêem a garantia do usuário competindo em importância com
a garantia literária. Na realidade, ambas são importantes e
complementares. É importante acatar o vocabulário dos usuários e
através dele conduzir as requisições que eles fazem aos descritores de
um vocabulário mais especializado. Mas, sabe-se também que muitas
vezes alguns usuários se perdem em palavras no instante da busca.
Para eles, é sempre útil incluir termos nos quais nunca poderiam
pensar, mas para os quais poderiam ser dirigidos com a finalidade de
melhorar os pedidos, em sua procura. MOREIRA & MOURA (2006,
p.11)
Mas, posteriormente, no estudo de Beghtol (1986), a autora preferiu adotar o
nome consenso:
Bliss, então, acreditava que a autoridade fundamental que infundia o
significado a um sistema de classificação bibliográfica era o melhor
pensamento filosófico e científico consensual que estava à disposição
dos classificadores e que apenas sob esta base poderia ser criado um
sistema de classificação que teria validade e utilidade relativamente
permanente. (BEGHTOL, 1986, p. 115).
Em outro estudo, da mesma autora, ela explora o uso dos termos garantia da
literatura e consenso. Ela afirma que Bliss (1939)
53
, usou o termo consenso
para a visão que cientistas e educadores compartilham sobre as estruturas das
suas disciplinas. Entretanto, segundo a autora, na prática o consenso assume
ser uma parte necessária do desenvolvimento e revisão de um sistema de
classificação (Beghtol, 1995). Ainda em relação aos termos garantia da
literatura e consenso, ela destaca que ambos podem ser comparados sob
muitos aspectos. O QUADRO 3 mostra alguns destes aspectos em torno da
definição dos termos.
53
BLISS, H. E. The organization of knowledge in libraries. New York: H.W. Wilson, 1939
80
QUADRO 3 - Garantia da Literatura e Consenso
Garantia da literatura
Consenso
Confiaria primeiramente nas técnicas
verbais e semânticas e nos conceitos.
Renomearia classes de acordo com o
uso corrente.
Está preocupado, principalmente, com a forma como os
temas, em particular em uma garantia literária são arranjados;
A expressão de consenso na linguagem de documentação se
basearia nas técnicas sintáticas e estruturais e nos conceitos;
A literatura valida o uso de palavras e frases
e determina a elaboração de descritores.
Pode ser caracterizado como a influência de julgamentos sobre
como estes mesmos assuntos poderiam ser arranjados;
Enfatiza a descrição do conteúdo de um
conjunto de documentos.
Enfatiza a descrição das estruturas necessárias para organizar os
assuntos do mesmo conjunto de documentos;
Geralmente caracterizada como o conjunto
de tópicos ao redor dos qual uma literatura é
estabelecida.
Foca as opiniões do grupo em oposição às opiniões e julgamentos
individuais;
Fonte: Compilado pela autora a partir de Beghtol (1995)
A garantia educacional está baseada em um sistema de princípios de ideais
educacionais. No estudo de Beghtol (1986), indivíduos em diferentes culturas
precisam de diferentes tipos de informação.
O termo garantia cultural foi proposto por Lee em 1976, conforme apontado por
Barité (2007). A garantia cultural significa que qualquer tipo de representação
do conhecimento e/ou sistema de organização pode ser maximamente
apropriado e útil para indivíduos em algumas culturas, apenas se isto é
baseado em pressupostos, valores e predisposições daquela cultura, Beghtol
(2002, p.511). Em outro estudo Beghtol (1986) ressalta que a garantia cultural
é descrita como a percepção de que as classificações e as relações
semânticas são dependentes do contexto cultural.
A garantia documental especifica que um dos princípios dos sistemas de
classificação, cujo enunciado sugere, que qualquer tabela de classificação ou
81
toda a estrutura de conceitos deve ser apoiada pelas características,
especificidade, abordagens e terminologia com que é tratada a disciplina na
documentação corrente, em vez de considerações ou postulados teóricos.
Deste modo, se estabeleceria uma coerência entre a disciplina, tal como é
desenvolvida nos documentos, bem como o sistema de classificação (Barité,
2000). Segundo Barité (2000), ―a documentação é a fonte de validação dos
termos que serão incluídos em uma linguagem documental e o que se
classifica são documentos. O que se indexam são temas presentes nos
documentos‖.
Além destas garantias, Barité (1995) indicou a garantia terminológica.
Segundo o autor ―o CRG
54
sugeriu usar os termos usados pelos escritores mais
reconhecidos de uma área para nomear os conceitos mais representativos.‖
(BARITÉ, 1995, p.2).
Para Hjørland (1997), o objeto da análise de domínio é o desenvolvimento de
informações coletivas e de estruturas de conhecimento. Na visão de Lykke-
Nielsen (2000), uma análise típica de domínio tem que examinar a estrutura da
informação da disciplina, incluindo o tamanho da sua literatura, a sua
distribuição em relação às várias formas de publicação, sua estrutura
nacional/internacional, seus padrões de citação e trocas de procedimentos
disciplinares.
Para Hjørland (1995), as estruturas do conhecimento individual e a visão de
mundo são reflexões dos objetos do trabalho das comunidades, bem como dos
seus papéis na sociedade e as necessidades individuais de informação. São,
também, reflexões dos modelos mentais e a pesquisa de comportamento e os
critérios relevantes devem ser analisados nesta perspectiva. (Lykke-Nielsen,
2000, p. 11).
54
Classification Research Group (CRG) foi criado na Inglaterra para desenvolver estudos com base nos princípios de Ranganathan. (CAMPOS,
2004)
82
A garantia organizacional. As organizações possuem uma linguagem muito
própria que incluem termos técnicos com um alcance conceitual diferente,
dependendo da instituição, e que, por esse motivo, requer o uso de
ferramentas para fazer o controle desse vocabulário. Barité (1995) ressalta a
importância da gestão do conhecimento da informação técnica, administrativa e
logística para manter a troca de informação e cumprir os objetivos
organizacionais. Segundo o autor, a garantia organizacional identifica ―a forma
ou formas de termos que são preferidos por uma ou várias organizações que
usam o vocabulário controlado, considerando suas características e o contexto
de cada organização‖.
O termo é tratado, também, na ANSI/NISO Z39.19-2005. De acordo com a
norma, a garantia organizacional é a justificativa para a representação de um
conceito em uma linguagem de indexação ou para a seleção de termo
preferido, de acordo com as características e o contexto da organização.
(ANSI/NISO Z39.19-2005). Para os três autores, o que importa em relação à
garantia organizacional é a definição da forma preferida dos termos pela
organização.
Esta seção tratou do tema análise de domínio, objeto de estudo dessa tese. A
temática foi analisada considerando-se a sua origem, os campos de
conhecimento que estudam o assunto, o conceito e a metodologia.
A seção 2.4 tem como objetivo servir, também, como um aporte teórico para
esta pesquisa e compreende as discussões acerca da arquivologia,
fundamentos teóricos, arquivos, documentos, contexto arquivístico e gestão de
documentos arquivísticoss, apresentando uma visão geral acerca deste campo
do conhecimento.
83
2.4 Arquivologia, Arquivos, Documento, Contexto Arquivístico e Gestão
de Documentos Arquivísticos: Uma Visão Geral
Esta seção está dividida em 3 partes e apresenta uma visão geral da
arquivologia, tratada nessa pesquisa como campo empírico. Mostra, também,
uma breve evolução histórica da arquivologia e os seus fundamentos, pontos
necessários para a sustentação teórica deste trabalho. Em síntese a seção 2.4
está organizada da seguinte forma: Em síntese a seção 2.4 está organizada da
seguinte forma: a seção 2.4.1 discute os aspectos históricos, conceito e
características dos arquivos e dos documentos. Estas duas seções são
importantes para fundamentar as discussões acerca do objeto empírico desta
pesquisa. O contexto arquivístico e seus elementos estão apresentados na
seção 2.4.2. E, por último, a seção 2.4.3 contém as discussões em torno dos
aspectos teóricos da gestão de documentos: a definição apontada na literatura,
os objetivos, os programas de gestão de documentos e a sua importância nas
organizações.
Quando se fala do conceito e do objeto de estudo da arquivologia, fala-se em
arquivos, em documentos e na informação contida nesses registros - os
arquivos como objetos de estudo e os documentos pela sua relação com os
arquivos e com os princípios que fundamentam, teoricamente, o campo de
estudo. Por último, a informação contida nos registros documentais, que
compreende um recurso necessário para a gestão das organizações, também
possui um papel social fundamental para construção da cidadania e da
memória. Esse papel pode ser vinculado tanto à responsabilidade das
instituições, produtoras dos documentos, quanto às instituições arquivísticas
em relação à guarda, à preservação e ao atendimento das demandas da
comunidade.
84
A publicação do Manual dos Arquivistas Holandeses representou o início de
uma nova época para a arquivologia e contribuiu para o desenvolvimento da
área enquanto campo de conhecimento. A partir da publicação do Manual dos
Arquivistas Holandeses
55
, em 1898, observou-se um avanço teórico e técnico
para a arquivística como disciplina e a sua libertação de outras áreas as quais
ela era vinculada no passado. De acordo com SILVA, et al. (1998) o manual
traz ―...o conceito de arquivo, a organização de documentos, a descrição, os
inventários, o uso de normas, etc.‖ Os autores fazem uma ressalva de que
―ausentes ficam, contudo, as noções de triagem e eliminação, bem como a
inclusão dos arquivos privados, pois todo o estudo é concebido na perspectiva
dos arquivos da administração pública‖. (SILVA, et al.,1998, p.115).
Em tempos mais recentes, outra publicação que contribuiu para o
fortalecimento da arquivística tanto na Inglaterra, quanto nos Estados Unidos
foi o Manual of Archive Administration, de Hilary Jenkinson em 1922. Essa
autora reforça a idéia de que os arquivos são formados com base na
imparcialidade e na autenticidade e que levam ao conhecimento da verdade,
considerando o contexto administrativo. A visão sistêmica dos arquivos foi
apontada por Casanova em seu manual Archivistica, na Itália, e não fazia a
separação entre arquivo administrativo e arquivo histórico e sim a integração
dos arquivos públicos e privados.
A arquivologia possui três princípios que representam os seus fundamentos
teóricos: o princípio do respeito aos fundos (respect des fonds) ou princípio da
proveniência, o princípio da ordem original e a abordagem das três idades.
Entretanto,
O respeito aos fundos, editado nas instruções francesas, não foi
devidamente entendido e cumprido naquele momento. Mais tarde, os
alemães definiram dois outros princípios que refletem o respect des
fonds: o princípio de proveniência, que costuma ser tratado como
55
O título original da publicação é: MULLER, S.; FEITH, J.A.; FRUIN, R. Handleidind voo het ordenen en bechreijven van archieven. Groningen:
Erven B. Van der Kamp., 1898. Existe uma tradução brasileira de Manoel Adolpho Wanderley com o título de : Manual de arranjo de arquivos.
2.ed. Rio de Janeiro: Ministério da Justiça, Arquivo Nacional, 1973.
85
sinônimo do princípio de respeito aos fundos, e o de manutenção da
ordem original. Mais recentemente é definido como o princípio de
integridade ou indivisibilidade. (RODRIGUES, 2006).
Segundo o Arquivo Nacional, o princípio da proveniência é o ―princípio básico
da arquivologia segundo o qual o arquivo (1) produzido por uma entidade
coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades
produtoras.‖ (ARQUIVO NACIONAL, 2004). Em função desse princípio, ocorre
o acúmulo dos documentos produzidos por uma organização ou por uma
pessoa ao longo das atividades desempenhadas por essa entidade ou pessoa,
como produtora dos documentos. Assim, Guizot, primeiro-ministro da França
regulamentou, em 1839, o arranjo dos documentos dos departamentos que se
encontravam sob a responsabilidade dos Arquivos Nacionais.
O princípio da proveniência é conhecido como respect des fonds,
sendo aplicado, de início, aos documentos dos départements dos
Arquivos Nacionais, que estabeleceu um esquema para o agrupamento
dos documentos, determinando que se devessem agrupar os papéis de
acordo com a natureza da instituição que os acumulou, não precisando
a entidade orgânica, seguindo um esquema onde os documentos
deveriam integrar fundos originários de cada instituição, os documentos
destes fundos deveriam ser arranjados por grupos de assuntos, e as
unidades destes grupos seriam arranjadas em ordem cronológica,
geográfica ou alfabética, de acordo com a necessidade de cada um.
(YADO & GUIMARÃES, 2007, p.4)
Entretanto, de acordo com Duchein (1982), o respeito à origem dos
documentos, como um norteador para a sua organização, do século XVIII até o
princípio do XIX, nem sempre serviu como referência para orientar os
arquivistas ou os administradores de diferentes lugares. Para o autor, por
necessidade em alguns casos, e comodidade em outros, muitos documentos
foram reagrupados e ficaram dispersos. Tal situação se agravou quando esse
procedimento ocorreu nos arquivos centralizados em depósitos, cuja
quantidade de documentos era muito grande e onde ocorreram agrupamentos
de documentos de diferentes proveniências. Na época era comum classificar
os documentos por local ou em ordem cronológica. Esse procedimento
contribuiu muito para misturar e dificultar o entendimento do conjunto
86
documental como um retrato que revelasse os elementos necessários para a
compreensão da instituição ou família.
Como objeto de estudo da arquivologia, os arquivos representam vínculos com
a noção do conceito de arquivo e de fundos. Dessa forma, apesar de já
discutido na seção anterior, o conceito do CONARQ para arquivos será aqui
reapresentado apenas para mostrar a relação com o conceito de fundos.
Arquivo é ―o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade
coletiva, pública ou privada, família ou pessoa, no desempenho de suas
atividades, independente da natureza dos suportes‖ (CONARQ, 2005).
E resgata-se o conceito de fundo na visão de Bellotto (2002) ―conjunto de
documentos de qualquer natureza reunidos automática e organicamente,
criados e/ou acumulados e utilizados por uma pessoa física ou moral ou por
uma família no exercício das suas atividades ou da suas funções‖. Analisando
as partes da definição da autora, pode-se afirmar que documentos de qualquer
natureza compreendem o suporte, a idade, o modo de produção, a utilização e
o conteúdo. Conjunto de documentos reunidos automática e organicamente
revela que a união dos documentos decorre das atividades da própria pessoa
ou instituição e reforça o elo com a missão organizacional. A parte ―... no
exercício de suas funções‖, ressalta que são documentos acumulados e
ligados com a razão de ser da pessoa física ou da organização; produzidos ou
recebidos no âmbito das suas atividades;
Duchein (1982, p.20) destaca alguns critérios que podem orientar na definição
dos fundos de arquivos:
a) Possuir nome, ter existência jurídica resultante de lei, isto é, de um ato
jurídico;
b) Atribuições definidas e formalizadas;
c) Subordinação conhecida, estabelecida e firmada em lei;
d) Organização interna fixa conhecida e representada em um organograma;
e) Ter um responsável com poder de decisão.
87
O segundo princípio é o do respeito à ordem original dos documentos. Ainda
que esta ordem não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a
todas as necessidades dos pesquisadores, é a única maneira viável de
conservar os valores de prova quanto ao funcionamento do governo. Para o
Arquivo Nacional o Princípio do Respeito à Ordem Original é o ―Princípio
segundo o qual o arquivo deveria conservar o arranjo dado pela entidade
coletiva, pessoa ou família que o produziu.‖ (ARQUIVO NACIONAL, 2004).
E, por último, a teoria das três idades, que compreende o ciclo de vida dos
documentos. Segundo Rousseau & Couture (1998, p.53) essa abordagem é
oriunda dos Estados Unidos e ―tem as suas raízes nas reflexões que os
arquivos e os Records Managers tiveram de fazer para resolver os seus
problemas de massa documental acumulada, no princípio do século.‖ A teoria
das três idades ou ciclo de vida dos documentos, nasceu em 1940, devido à
necessidade de administrar as grandes massas de documentos produzidos
pela administração. Para realizar a tarefa de administrar essa grande massa
documental, a gestão de documentos veio para implementar os procedimentos
em relação ao uso, a tramitação e a avaliação da documentação e,
consequentemente, ajudar na recuperação da informação. A partir dessa
situação, os americanos criaram a teoria do ciclo vital dos documentos ou
teoria das três idades. Essa teoria concebia a documentação arquivística,
organizada em três fases ou idades diferentes, de acordo com o seu uso. Na
visão do Arquivo Nacional, a teoria das três idades é a ―Teoria segundo a qual
os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de
acordo com a freqüência de uso por suas entidades produtoras e a
identificação de seus valores primário e secundário” (ARQUIVO NACIONAL,
2004) .
Na visão de Rousseau & Couture (1998), a aplicação do ciclo de vida dos
documentos traz como consequência a divisão dos documentos em fases ou
idades. Em cada uma dessas fases, o documento possui um valor e merece
88
um tratamento que está diretamente associado à frequência e ao uso que dele
é feito.
A primeira idade é aquela que o documento é produzido para atender ao
objetivo primário da organização, serve de suporte às atividades e ao processo
de tomada de decisões da administração, logo tem uma grande frequência de
uso e deve permanecer o mais próximo dos postos de trabalhos nas
organizações. Na segunda idade ou fase intermediária, os documentos são
mantidos para atender às razões administrativas, legais ou financeiras, mas
com uma redução da frequência de uso de alta para média. E, na terceira idade
ou fase permanente, os documentos adquirem um valor secundário e devem
ser guardados para fins culturais ou de investigação, como testemunho das
atividades de uma organização ou de uma pessoa. Em função dessa
característica, esses documentos recebem tratamento adequado e são
recolhidos para a guarda da instituição arquivística.
Os princípios da arquivologia afetam todas as intervenções arquivísticas
fornecendo as orientações para a formação do fundo de arquivo, a manutenção
da ordem dos documentos e a gestão do ciclo vital dos documentos.
Independente do suporte, convencional ou digital, o documento é sempre
vinculado aos arquivos e decorre das atividades executadas pelas
organizações. A próxima seção trata do tema arquivos e documentos em seus
aspectos históricos, seu papel relacionado à memória, à definição de
documento de arquivo, sua função e características.
89
2.4.1 Arquivos e Documentos
A história dos arquivos e dos documentos remonta à antiguidade, período em
que os documentos ficavam armazenados nos palácios e castelos. Na idade
média, os documentos eram considerados como provas e destinados a
proteger os direitos de reis e príncipes. Na idade moderna, os arquivos
desempenhavam o papel de instrumento da administração, eram propriedades
do rei e eram conservados, segundo os interesses desses reis.
Diversos acontecimentos contribuíram para mostrar a importância dos arquivos
para a sociedade, desde o seu surgimento na antiguidade. Os suportes de
registro, a origem do nome, as práticas de outros povos, o impacto da
revolução francesa, os aspectos legais para a criação das instituições
arquivísticas e a organização de fundamentos teóricos, que influenciam a área
até os dias atuais, são apenas alguns pontos que podem ser citados.
Desde a antiguidade, com a formação das primeiras cidades e Estados
organizados, tem-se notícia dos primeiros locais destinados à guarda de
documentos de diversos tipos. Esses locais eram considerados os arquivos da
época e já dispunham de formas muito específicas para armazenar os
documentos, revelando até certa organização para dispor as tabuinhas de
argila. Os arquivos são tão antigos quanto a escrita e, a existência dos
primeiros, podem ser associados à existência das próprias instituições, dos
lugares onde eram guardados os documentos dos reis, dos imperadores e da
igreja. Ressalta-se que o termo arquivo é de origem grega, vem de archeion
56
e
significa a casa dos magistrados. Silva et al. (1998), relatam as características
dos arquivos na antiguidade, a sua importância e seu significado para os
romanos, egípcios e outros povos da Europa e do Oriente Médio. Ainda pode
56
O Archeion era visto como o local de guarda e o depósito dos documentos que eram considerados autênticos, status conferido pela simples
presença naquele local. Outros autores mencionam que a palavra arquivo veio do termo archivum de origem latina e que também se relacionava
com o local de guarda de documentos
.
90
ser lembrada a preocupação desses povos com a guarda e com os aspectos
técnicos de preservação, organização e normalização como é o caso do
archeion
57
na Grécia e o tabularium em Roma. Segundo Lorenzo Cadarso &
Vivas Moreno (2004), na antiguidade não existia uma teoria arquivística e os
métodos de ordenação e classificação dos documentos eram resultados da
prática funcional.
Em relação à definição do termo arquivo, será apresentada a seguir a de
Schelenberg (2002), de Rhoads (1989) e do CONARQ (2006):
Para o arquivista Sólon Buck
58
arquivo é o ―conjunto de documentos
oficialmente produzidos recebidos por um governo, organização ou firma, no
decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus
sucessores para efeitos futuros‖. (SCHELLENBERG, 2002).
Para Rhoads (1989), os arquivos podem ser denominados de conjunto de
material, documentos produzidos durante a condução dos negócios da
organização e fruto das atividades desenvolvidas. O valor informacional e de
evidência de cada corpo orgânico de documentos é maior do que a soma das
suas partes. A palavra arquivo significa um corpo não corrente de registros,
permanentemente valiosos. Este termo também é utilizado para referir-se ao
local de depósito ou de um edifício dedicado à sua guarda e utilização, bem
como para a organização ou agência responsável por administrá-los.
(RHOADS, 1989, p. 14).
Para o CONARQ, o conceito de arquivo é o ―conjunto de documentos
produzidos e recebidos por uma entidade coletiva, pública ou privada, família
57
Termo grego utilizado no sentido de ― ...government, palace, general administrator, office of the magistrate, records office,original records,
repository for original records, authority‖ ROUSSEAU & COUTURE, 1998
58
De acordo com SCHELLENBERG ( 2002) Solon Buck, ex-arquivista dos EUA ,título que corresponde ao de diretor-geral de nosso Arquivo
Nacional
91
ou pessoa, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos
suportes‖.
O documento está associado ao registro de informações, de determinado
conteúdo com o objetivo de comunicar uma mensagem, de registrar a memória
individual, coletiva ou institucional. Além destes aspectos, outros autores
apontam a capacidade dos documentos em manter os registros para que sejam
depois rastreados e sirvam como testemunho de ações realizadas pelos
diversos agentes da sociedade. .
O documento não é qualquer coisa que fica por conta do passado, é
um produto da sociedade que o fabricou segundo as relações de forças
que aí detinham o poder. Só a análise do documento enquanto
monumento permite à memória coletiva recuperá-lo e ao historiador
usá-lo cientificamente, isto é, com pleno conhecimento de causa. (LE
GOFF, 1996, p.470)
No século XX, a partir dos anos 60, ocorreu a revolução documental tanto do
ponto de vista quantitativo quanto qualitativo e a inclusão das séries e dos
documentos armazenados e manuseados em bancos de dados.
A informação registrada, independente, da forma ou suporte,
produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou
pessoa e que possui contexto e estruturas suficientes para servir de
evidência dessa atividade. (RONDINELLI, 2005, p. 47)
Couture & Rousseau ressaltam que a preocupação da arquivologia
59
é com os
documentos que contêm informação orgânica e registrada, e que contém os
elementos necessários para servir de evidências das atividades. Para
Thomassen (2006), o documento de arquivo é uma informação que pode ser
recuperada em forma de arquivo e está vinculada aos processos coerentes de
trabalho. Segundo o autor, os processos de trabalho coerentes são
direcionados ao mesmo objetivo: à missão da organização. É a missão da
59
Na versão traduzida para o português os autores fazem referência ao termo arquivística, forma comumente usada para nomear o campo em
Portugal
92
organização que apóia os processos de trabalho e que torna o arquivo das
organizações o produtor dos documentos em um todo coerente.
A definição de documento está associada a algums elementos como vínculo à
informação, ao registro da memória e à missão da organização. Neste sentido,
é oportuno apresentar as definições de documento arquivístico do CONARQ
como aquele ―documento produzido e/ou recebido por uma pessoa física ou
jurídica, no decorrer das suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado
de organicidade‖. (CONARQ, 2002)
O documento de arquivo não é um objeto de coleção, reunido aleatoriamente,
sem nenhum vínculo. A sua principal característica é que os documentos são
acumulados ao longo da vida de uma pessoa ou instituição, retratando as
atividades executadas e, de certa forma, revelando a história desses
acontecimentos. Quando isolado, ele perde o elo com o todo e é rompida a
possibilidade de entender o seu significado, de acordo com a natureza do seu
conjunto. Dessa forma, elementos como a origem do documento, os motivos
pelo qual ele foi criado e a instituição que o gerou contribuem como fatores que
guiam à criação do fundo arquivístico.
Segundo Thomassen (2006), a função dos documentos de arquivo é ser a
memória dos indivíduos, das organizações e da sociedade. Nas organizações,
a sua função primordial é dar suporte às atividades e à gestão organizacional,
cumprindo o objetivo administrativo para o qual ele foi criado. Posteriormente,
esses documentos adquirem um valor secundário e podem atender às
necessidades da sociedade para futuras pesquisas.
O documento de arquivo está sempre ligado ao desenvolvimento das
atividades de determinada organização ou indivíduo, possui algumas
características tais como autenticidade e fidedignidade que revelam
informações sobre a sua proveniência, o seu status de veracidade nessa
93
condição de verdade e de prova. De acordo com o CIA (2005) e com a ISO
15.489 (2002), a autenticidade tem que ser preservada associada a três
elementos básicos, tais como o contexto, a estrutura e o conteúdo. Assim,
ressalta-se a definição de autenticidade como ―a permanência ao longo do
tempo das características originais do documento de arquivo no que respeita
ao contexto, estrutura e conteúdo‖ o que significa que o documento de arquivo
é o que pretende ser. Já a fidedignidade está associada ao documento como
digno de fé e por isso ele representa a expressão da verdade, e nele pode-se
confiar. A fidedignidade, referida como a capacidade do documento de arquivo
―servir de prova digna de crédito‖, referindo-se à autoridade e fiabilidade
60
do
documento de arquivo enquanto ―prova‖ ( ISO 15.489, 2002).
Para completar as características, citadas anteriormente, a norma ISO 15.489
aponta outras duas para o documento de arquivo: a integridade que
compreende a condição de que o documento de arquivo tem que ser completo
e inalterado, e a utilização, que define a capacidade de localizar, recuperar,
apresentar e interpretar um documento de arquivo.
Além dos arquivos convencionais, em tempo de recursos de tecnologia da
informação usados ostensivamente, outro tipo amplamente encontrado nas
organizações é o arquivo digital que foi definido pelo CONARQ como o
―conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por computador
e armazenada em suporte apropriado.‖ Ainda de acordo com o CONARQ, em
seu Modelo de Requisitos
61
para Sistemas Informatizados de Gestão
Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil
62
, o ―arquivo digital que, além de
60
O termo refere-se a característica da confiança, qualidade de algo que tem extrema confiança.
61
Consideram-se requisitos o conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de
gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidade, bem como seu acesso. RESOLUÇÃO Nº.
25, DE 27 DE ABRIL DE 2007 disponível em http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=206&sid=46
62
É uma especificação de requisitos que estabelece um conjunto de condições a serem cumpridas pela organização produtora/recebedora de
documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos a fim de garantir a sua confiabilidade e autenticidad, assim como
seu acesso.
O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da gestão arquivística de documentos desde a produção, tramitação,
utilização e arquivamento até a sua destinação final. Todas essas atividades poderão ser desempenhadas pelo SIGAD, o qual, tendo sido
94
seu conteúdo, possui identificador único e metadados associados‖ apresenta,
também, os seus elementos. Assim, o arquivo digital é composto de uma parte
física (objeto físico), um objeto lógico e um conceitual:
1. objeto físico – é o objeto digital enquanto fenômeno físico que
registra as codificações lógicas dos bits nos suportes. Por
exemplo, no suporte magnético o objeto físico é a seqüência
do estado de polaridades (negativa e positiva); nos suportes
ópticos é a seqüência de estados de translucidez
(transparência e opacidade); 2. objeto lógico – é o objeto
digital enquanto conjunto de seqüências de bits, que constitui a
base dos objetos conceituais; 3. objeto conceitual - é o objeto
digital que se apresenta de maneira compreensível para o
usuário, por exemplo, o documento visualizado na tela do
computador. (CONARQ, 2006, p.126)
Entre passado, presente e futuro, o que liga as dimensões temporais são os
registros da memória que somente serão preservados para revelar a história de
um povo, de uma pessoa, de uma instituição, mostrar os indícios de uma
cultura, das atividades realizadas, das políticas adotadas e poder extrair outros
elementos relevantes para a pesquisa. Neste processo é fundamental o papel
dos arquivos e a disposição da sociedade para o seu tratamento, guarda
preservação e acesso, independente de tudo estar registrado nos antigos
suportes, na forma convencional do papel ou em formatos mais modernos,
como os arquivos digitais.
De acordo com Ketelaar (2004), todas as atividades de criação e gestão para o
uso de documentos e arquivos significam a transmissão de provas autênticas
da atividade e das experiências humanas. O autor ressalta ainda, que
―Archives, libraries, museums are all in the "memory business", ensuring "time
future contained in time past". Assim, Ketelaar (2004) reforça:
Mas o que distingue os arquivos de todas as outras instituições de
memória é que as memórias individuais, organizacionais e coletivas
que os arquivos preservam não são definidas principalmente em
termos de uma herança cultural: eles se situam no eixo probatório dos
desenvolvido em conformidade com os requisitos aqui apresentados, conferirá credibilidade à produção e à manutenção de documentos
arquivísticos.. A publicação doo e-ARQ Brasil está disponível no sítio do CONARQ.
95
documentos contínuos. Os arquivos compreendem o nexo entre as
provas, a responsabilidade e a memória. (KETELAAR, 2004, p, 6)
A próxima seção apresenta o contexto arquivístico como elemento atrelado às
suas características e a sua importância para a arquivologia.
2.4.2 Contexto Arquivístico
Os documentos de arquivo estão ligados aos processos ou às transações nas
organizações públicas ou privadas. Este conjunto de documentos, produzidos e
recebidos em função das suas atividades, é utilizado para dar suporte às
atividades desenvolvidas pelas organizações. Além disto, os documentos têm
como missão cumprir com os objetivos pelos quais eles foram criados,
mostrando a manifestação do seu valor de prova administrativa ou jurídica.
Após o cumprimento desse objetivo, esses documentos podem ser usados
como um valor informativo, de testemunho dessas ações, por pesquisadores e
pela sociedade em geral.
O Conselho Internacional de Arquivos, CIA (2005), ressalta que as
características dos documentos de arquivo estão associadas ao conteúdo, à
estrutura e ao contexto para fornecer as provas das atividades desempenhadas
por uma organização, refletindo as suas decisões, ações e usadas,
posteriormente, como elementos fundamentais para comprovar a sua
responsabilidade.
A CIA (2005) ressalta a importância do contexto ao afirmar que as funções e
processos de negócio, bem como o sistema de arquivo de uma entidade
produtora são partes do contexto dos seus documentos. ―O contexto pode ser
preservado através de elementos internos (por exemplo: documentos ou
96
informação anexa, ligações, números e códigos de referência) ou externos (por
exemplo: meta-informação
63
) dos documentos de arquivo.‖ (CIA, 2005, p.12).
Nesse sentido, de acordo com o CIA (2007), a análise das funções de
entidades coletivas
64
, isto é, dos órgãos produtores, é importante como base
para muitas funções de arquivamento. Outro papel relevante das funções é que
elas impactam em todas as atividades arquivísticas, desde a concepção dos
sistemas, na criação dos documentos, na elaboração dos instrumentos de
gestão, conforme já foi mencionado, no processo de descrição até a criação
dos instrumentos de pesquisa.
A FIG.5 representa os relacionamentos de funções com entidades coletivas e
recursos arquivísticos de acordo com o CIA (2007). Entretanto, incluiu-se um
outro elemento, retratado com linhas pontilhadas, mostrando, também, o
impacto da função na realização das funções arquivísticas.
Figura 5 - Relacionamentos de Funções com Entidades Coletivas, Recursos e Funções
Arquivísticas
Fonte: Complementado pela autora a partir de CIA (2007, p.36)
63
A meta-informação é uma parte crucial da informação contextual. No Guia (Documentos de Arquivos Eletrônicos - Manual para
Arquivistas)meta-informação é definida como ―dados acerca dos dados‖19 enquanto a Norma ISO 15489 explica o conceito na perspectiva
específica da gestão de documentos de arquivo como Informação que descreve o contexto, conteúdo e estrutura dos documentos de arquivo e da
sua gestão ao longo do tempo. Em 1997, o Conselho Internacional de Arquivos publicou o ―Guide for Managing Electronic Records from an
Archival Perspective‖, (daqui em diante referido como o Guia) o qual foi produzido pelo Comité de Documentos de Arquivo Electrónicos (1993-
1996).
64
Entidade coletiva (corporate body) – Organização ou grupo de pessoas que é identificado por um nome particular e que atua, ou pode atuar,
como uma entidade. Também inclui um indivíduo agindo em nome de uma entidade coletiva.
97
De acordo com Thomassen (2006), existem três conceitos que constituem a
estrutura dos arquivos e parte dos instrumentos analíticos da arquivologia: a
forma, a estrutura e o contexto. A estrutura interna, também chamada de
forma, pode ser identificada como a forma física e a forma intelectual. A forma
física pode ser representada pelos aspectos físicos como o formato, o número
de páginas, a quantidade, o suporte, o gênero
65
, que pode ser textual,
iconográfico ou outro elemento que caracterize o seu aspecto externo. A forma
intelectual corresponde à maneira pelo qual a informação registrada foi
estruturada, está relacionada com o conteúdo, a substância do documento,
com o seu assunto propriamente dito, assim como com a natureza da sua
proveniência e função, como afirma Bellotto (2002).
O contexto arquivístico é o conjunto de fatores ambientais que determinam
como documentos são gerados, estruturados, administrados e interpretados.
Os fatores ambientais, que determinam diretamente os conteúdos, as formas e
a estrutura dos registros, podem ser diferenciados em contexto de
proveniência, contexto administrativo e contexto de uso. Estes fatores são,
cada um a seu tempo, determinados pelo contexto sócio-político, cultural e
econômico. (THOMASSEN, 2006, p.10). O autor apresenta a seguir uma visão
geral de cada um desses fatores.
O contexto de proveniência refere-se ao contexto de produção do documento,
está relacionado com a forma como o ente produtor do documento está
organizado, como suas funções estão estruturadas (o contexto funcional) e
como os processos de trabalho estão delineados (contexto de procedimentos
administrativos).
O contexto organizacional compreende a forma como a organização é
estruturada internamente, seus diversos departamentos e as respectivas
65
o gênero é a configuração que assume um documento de acordo com o seu sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo, permitindo que seja denominado
textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático. (
BELLOTTO, p.25,
2002)
98
divisões, bem como os agentes externos com as quais ela se relaciona, os
agentes e os respectivos mandatos.
O contexto funcional consiste na missão, funções e objetivos do produtor dos
documentos, das atividades que eles executam para implementar a missão e
cada função e os processos existentes para realizar as atividades da
organização.
O contexto de procedimento administrativo se refere à estrutura do processo.
Pode ser decomposto em processos de trabalho, atividades, ações e
transações. Para Thomassen (2006), os processos de trabalho definem a
estrutura lógica dos arquivos, as atividades geram as transações, as ações
geram os documentos individuais. A ligação entre a informação e a
organização, que a gerou, é frequentemente cortada, enquanto que a ligação
entre a informação e o processo de trabalho permanece intacta.
O contexto de administração tem relação com o contexto documental, que o
autor chama de estrutura do arquivo. Está relacionado à administração de
documentos e à sua conservação, bem como a todos os procedimentos,
métodos e conhecimentos com os quais o produtor garante a disponibilidade e
integridade dos arquivos.
O contexto de uso compreende a relação com os usuários, suas demandas e a
forma como as perguntas dos usuários são respondidas.
O contexto sócio-político, cultural e econômico é composto de todas as
variáveis que influenciam os fatores ambientais, determinando o conteúdo, a
forma e a estrutura dos documentos arquivísticos.
De acordo com o Conselho Internacional de Arquivos, CIA (2005), a informação
contextual relaciona os documentos de arquivo com o ambiente administrativo
99
e funcional (atividades, processos) em que foram produzidos e com outros
documentos de arquivo. O objetivo é fornecer informação necessária para: uma
compreensão completa e adequada dos documentos de arquivo; as atividades
e transações com as quais os documentos de arquivo estão relacionados; os
processos de gestão de documentos de arquivo (avaliação, migração,
transferência); preservação e gestão eficientes ao longo do tempo; um eficiente
acesso e recuperação dos documentos de arquivo.
Além disso, percebeu-se que a meta-informação é uma parte crucial da
informação contextual. De acordo com o CIA (2005), a Norma ISO 15.489
explica esse conceito na perspectiva específica da gestão de documentos de
arquivo como informação que descreve o contexto, conteúdo e estrutura dos
documentos de arquivo e da sua gestão ao longo do tempo.
Em síntese, a informação contextual compreende a relação entre a informação,
os documentos de arquivo e os eventos relativos à sua produção, fornecendo
os elementos para a compreensão desses documentos, das atividades, do
processo de gestão de documentos, para a sua preservação e, posteriormente
para as ações de acesso e recuperação da informação.
O estudo do contexto de produção dos documentos é uma etapa essencial a
ser considerada na elaboração dos instrumentos de gestão de documentos. A
próxima seção discute especificamente sobre a gestão de documentos.
2.4.3 Gestão de Documentos Arquivísticos
Eficiência na administração, redução de espaço físico, controle de grandes
massas documentais, são alguns dos aspectos apontados para caracterizar a
100
gestão de documentos nas empresas. A existência de tantos aspectos nos
lembra da importância da gestão de documentos nas organizações públicas ou
privadas, visto que, todas elas, independente do seu porte ou setor da
economia que estão ligadas, têm na informação e no conhecimento recursos
essenciais para a gestão dos seus negócios,
Para a gestão dos negócios nas organizações, torna-se necessário a
preocupação com os sistemas de informação onde, entre eles, destacam-se a
gestão dos documentos, bem como a elaboração dos instrumentos e a
implantação de programas que permitam a administração dos recursos
informacionais, formados pelo acervo documental gerado e recebido pelas
organizações, no decorrer das suas atividades, e que formará a memória
organizacional.
Em relação à origem da gestão da documentação arquivística, podem ser
citados os seguintes aspectos que contribuíram para o seu surgimento nos
Estados Unidos: o crescimento das estruturas administrativas, a intervenção
estatal na sociedade e o consequente crescimento das funções e atividades
governamentais. Tais aspectos culminaram na crescente massa documental
gerada e acumulada pelas instituições públicas, principalmente nos Estados
Unidos e Canadá, na década de 1940. Apesar do emprego de novas formas de
reprodução dos documentos, partir do uso de recursos como a máquina de
escrever e o papel carbono, observou-se que a duplicação dos documentos
ocorreu, principalmente, devido ao aumento da expansão das atividades
administrativas, tal como apontado por Schellenberger (2002).
Em busca de soluções, para a quantidade de documentos acumulados,
diversos países criaram comissões governamentais para melhorar o padrão de
uso dos documentos, conforme apontado por Jardim (1987). A Comissão
Hoover foi criada em 1947 e chefiada por T. R. Schellenberg cujo objetivo era
analisar os problemas em relação à gestão de documentos. Schellenberg
101
(2002) propôs profundas reformas para a geração, armazenamento e
destinação da documentação produzida pelo governo federal americano. De
acordo com Schellenberg (2002) as reformas administrativas trouxeram
impacto para a teoria arquivística, devido à formulação da teoria das três
idades e a criação da fase intermediária...
Nesse período, aconteceu também, nos Estados Unidos, a separação entre os
records managers e os archivists, pois os americanos privilegiaram o
tratamento à documentação armazenada nos arquivos correntes, adotando
uma posição contrária a dos europeus, que tinham uma preocupação, naquela
época, com a reconstrução e valorização dos arquivos históricos. Essa
―separação‖ entre os arquivos históricos, os arquivos correntes e a gestão de
documentos contribuiu para a elaboração da teoria das três idades.
O termo gestão de documentos ou administração de documentos é uma
tradução do termo inglês record management. Considera-se gestão de
documentos ―o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à
sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e
intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente‖ (BRASIL, 1991, Art. 3º).
66
A gestão de documentos apresentou contribuições para as funções
arquivísticas em relação à documentação produzida nos órgãos públicos,
possibilitando uma reflexão sobre destinação dos documentos e,
consequentemente, a racionalização dos documentos de guarda permanente,
conforme foi apontado por Jardim (1987):
66
Lei Federal n.º 8.159, 1991, Art. 3º, referente à política de arquivos no Brasil
102
- Ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem
documentadas adequadamente;
- Ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios
fosse reunido a documentos de valor permanente;
- Ao garantir a melhor organização desses documentos, caso
atingissem a fase permanente;
- Ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
- Ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos
que constituíssem o patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2%
a 5% da massa documental produzida, segundo a UNESCO. (JARDIM,
1987)
Os objetivos da gestão de documentos são:
a) assegurar, de forma eficiente, a produção, administração,
manutenção e destinação de documentos;
b) assegurar a eliminação dos documentos que não tenham valor
administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa científica;
c) assegurar o uso adequado da microfilmagem, processamento
automatizado de dados, etc.;
d) contribuir para o acesso e preservação dos documentos que mereçam
guarda permanente, por seu valor histórico.
Em seu estudo Rhoads (1989), aborda as etapas e os níveis de um programa
de gestão de documentos. Um programa de gestão de documentos
compreende as seguintes fases: produção; utilização e conservação e
destinação.
A produção ou criação compreende a etapa de criação dos documentos, na
fase corrente. O profissional de arquivística pode auxiliar os diversos
departamentos das empresas orientando em relação a essa criação, evitando a
duplicação desnecessária de documentos, assim como a sua preservação e a
racionalização dos recursos.
A utilização e conservação dos documentos, é a fase que compreende a
classificação e o arquivamento dos documentos. A classificação corresponde
aos procedimentos técnicos necessários para a organização da documentação.
103
O objetivo da classificação é retratar as funções e as atividades do órgão
produtor dos documentos. A classificação propicia a recuperação da
informação e outras atividades arquivísticas, tais como: avaliação, seleção,
transferência, recolhimento e eliminação dos documentos. Em geral, a
classificação é apresentada em forma de um esquema visual que permite a
identificação das categorias e a sua hierarquização. Esse esquema é o Plano
de Classificação que é um instrumento utilizado no protocolo e nos arquivos
para padronização e organização dos documentos, permitindo a rápida
recuperação da informação.
E, por último, a fase destinação que envolve o estabelecimento de programas
de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário,
eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente para as
instituições arquivísticas. Nessa etapa, a documentação pode ser eliminada ou
recolhida para guarda em arquivo permanente, devido ao seu valor probatório
ou informativo e, nesse caso, a posse dos documentos é transferida para a
instituição arquivística.
Em relação aos níveis de aplicação de programas de gestão de documentos,
Rhoads (1989) detalha cada um deles: nível mínimo, nível mínimo ampliado,
nível intermediário e nível máximo.
O nível mínimo estabelece que o governo deve contar, ao menos, com
programas de retenção e eliminação de documentos e procedimentos para
recolhimento ao arquivo nacional daqueles de valor permanente;
O nível mínimo ampliado complementa o primeiro, com a existência de um ou
mais centros de arquivamento intermediário;
O nível intermediário compreende os dois primeiros, bem como a adoção de
programas básicos que consistem, geralmente, em elaboração e gestão de
104
formulários, elaboração de sistemas de arquivos correntes, gestão de
correspondência e de documentos vitais;
O nível máximo inclui todas as atividades já descritas, complementadas por
gestão de diretrizes administrativas, de correspondências e de
telecomunicações, de máquinas copiadoras e uso de recursos de automação.
O aumento da produção de documentos, após as duas grandes guerras
mundiais, teve impacto na arquivística e contribuiu para a reflexão sobre a
avaliação de documentos, evitando que esses fossem destruídos de maneira
aleatória. Na Inglaterra, Jenkinson
67
(1922) defendia que a avaliação dos
documentos era de responsabilidade da administração e que tal atividade não
fazia parte das atribuições do arquivista. Já a Alemanha, que tinha uma
preocupação maior com a preservação não quis deixar somente para as
entidades produtoras a decisão sobre a avaliação.
Os Estados Unidos adotaram as idéias européias sobre o assunto,
especialmente as da Inglaterra. Entretanto, Brooks (1940) e Schellenberg
(1956)
68
, posteriormente, desenvolveram uma teoria sobre o valor dos
documentos. Brooks enfatizou as três categorias de valor: para a instituição de
origem, para o estudo da história administrativa e para o estudo da história em
geral. Schellenberg considera os valores primários para a entidade produtora e
secundária, bem como para a investigação e a distinção entre valor de
evidência e valor informativo, herdados da visão alemã sobre a avaliação.
(SILVA, et al.1998)
A avaliação de documentos é uma etapa importante da gestão, pois permite a
reflexão sobre o fluxo de documentos na fase corrente e intermediária e,
67
JENKINSON, Hilary. A Manual of Archive Administration Including the Problems of War Archives and Archive Making. Contributor.: Oxford : The
Clarendon Press, 1922. 243p.
68
Citados por (SILVA, et.al.,1998) os autores são: BROOKS, Philip C. The selection of records for preservation. The American Archivist. Chigago,
1940, p.230-234 e SCHELLENBERG, T.R.Modern archives> principles and th
e
chniques. Chicago: University
of
Chicago, 1956.
105
posteriormente, quando for o caso, para o arquivo permanente. A avaliação é o
“processo de análise de documentos de arquivos, que estabelece os prazos de
guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos‖
(ARQUIVO NACIONAL, 2004).
Outra definição é oferecida por Bernardes (1998). Segundo a autora, a
avaliação de documentos é o:
Trabalho interdisciplinar que consiste em identificar valores para os
documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com
vistas a estabelecer prazos para a guarda ou eliminação, contribuindo
para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem
como para a preservação do patrimônio documental.‖ (BERNARDES,
1998, p.14).
Faz parte da etapa de avaliação, a identificação dos requisitos de arquivamento
e da definição dos prazos de guarda para a documentação,
independentemente do suporte em que a informação está registrada, que pode
ser papel, filme, fita magnética, arquivos digitais e/ou eletrônicos. Em geral,
essa atividade é de responsabilidade da Comissão de Avaliação de
Documentos
69
que deve ser implantada oficialmente em cada instituição, para
garantir legitimidade e autoridade ao processo de avaliação.
Ainda, segundo Bernardes (1998), podem ser citados como objetivos da
avaliação de documentos: reduzir a massa documental nas organizações;
possibilitar maior agilidade na recuperação dos documentos e das informações;
contribuir para a eficiência administrativa; melhorar a conservação dos
documentos de guarda permanente; racionalizar a produção e o fluxo de
documentos e liberar espaço físico e otimizar a pesquisa.
69
As Comissões de Avaliação de Documentos tem a finalidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção, com vistas a
estabelecer prazos de guarda e destinação final do acervo de documentos. Nas Secretarias do Estado de Minas estas Cmissões têm o nome
CPAD – Comissão Permanente de Avaliação de Documentos de Arquivos
106
O instrumento apropriado, para realizar a avaliação de documentos, é a tabela
de temporalidade. Ela é utilizada na avaliação do conteúdo informacional dos
documentos e informa os prazos de guarda e sua destinação final, atendendo
às necessidades de negócios de cada instituição e preservando a memória
governamental do Estado.
A gestão do acervo arquivístico, assim como de outros tipos de coleções,
localizadas em bibliotecas, ou em museus, tem se utilizado, também, dos
recursos de tecnologia para facilitar o acesso das pessoas aos conteúdos.
Assim como ocorreu na biblioteconomia – em que os profissionais desta área
do conhecimento há muito tempo têm se preocupado em desenvolver
instrumentos que auxiliem tanto nos aspectos de tratamento da informação,
quanto na recuperação da informação – da mesma forma, tem ocorrido com a
arquivologia, principalmente em face da nova tecnologia e da disseminação da
informação na web.
Além dos aspectos discutidos nesta seção, outros como a importância de se
implantar uma política de gestão de documentos, definição de
responsabilidades, envolvimento de todos os níveis hierárquicos das
organizações e treinamento, dentre outras questões, estão contempladas na
norma internacional ISO 15.489 para gestão de documentos, que será
discutida em seguida.
107
2.5 A Norma Internacional para Gestão de Documentos
Esta seção apresenta uma visão geral da norma internacional para gestão de
documentos, desde a sua origem, a partir da elaboração da norma AS 4.390
70
em 1996, pelo Arquivo Nacional da Austrália, até a mobilização do comitê
técnico da ISO/TC 46, para Arquivos e Gestão de Documentos, visando à
construção de um padrão internacional. Além dos aspectos históricos, a seção
2.5.1 faz uma apresentação das duas partes da norma ISO 15.489: a parte 1
com os aspectos teóricos gerais sobre a gestão de documentos e o relatório
técnico, a parte 2 que contém as diretrizes para a implementação da parte 1. A
seção 2.5.2 discute o uso e a receptividade da norma ISO 15.489 e da
Metodologia DIRKS pela comunidade internacional.
Observa-se a necessidade de maior capacitação das empresas em lidar com a
enorme quantidade de documentos, em função de uma série de fatores tais
como: a dinâmica dos negócios nos tempos atuais, caracterizado pelo uso
intenso de recursos de tecnologia da informação; questões em torno do uso do
documento como evidência das ações das instituições; os cuidados relativos à
memória organizacional e a informação como objeto de trabalho e de pesquisa.
Percebe-se, então, que a implantação de um programa de gestão de
documentos, torna-se urgente para resolver todas as questões apontadas
anteriormente. A ISO 15.489 é a primeira norma internacional para gestão de
documentos, cujo foco é o controle da produção, conservação, utilização e
eliminação da informação registrada em qualquer suporte,
71
que compreende a
70
AS 4390 – Australian Standards/Records Management, Conjunto de normas que fornece uma estrutura metodológica para o bom
gerenciamento arquivístico de documentos convencionais e eletrônicos, em nível nacional. (RONDINELLI, 2007, p.109).
71
O CONARQ através da sua Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos desenvolveu no período de 2004 a 2006 um Modelo de Requisitos
para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil. O e-ARQ Brasil estabelece requisitos mínimos para um
Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos – SIGAD- independente da plataforma tecnológica em que for desenvolvido e/ou
implantado. O objeto do e-ARQ Brasil é o documento arquivístico digital. O documento com o nome de Modelo de Requisitos Para Sistemas
Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos: e-ARQ Brasil. O e-ARQ Brasil especifica todas as atividades e operações técnicas da
gestão arquivística de documentos desde a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. O conteúdo do e-ARQ
108
prova das atividades e transações de determinada instituição pública ou
privada.
Em 1995, a Austrália foi o primeiro país no mundo a desenvolver uma norma
técnica para gestão de documentos a AS 4390/1996
72
. Após a publicação
dessa norma, a comunidade arquivística mundial começou a trabalhar no
sentido de elaborar um padrão internacional. A norma australiana (Australian
Standart) AS 4390/1996 foi usada como ponto de partida desse trabalho.
Participaram destas discussões profissionais a Austrália, o Canadá, a França, a
Alemanha, o Reino Unido, a Irlanda, a Suécia e os Estados Unidos. Após a
publicação da norma internacional, a AS 4390/1996 foi substituída pela AS ISO
15.489, em março de 2002.
A importância dos documentos de arquivo para as organizações reside,
principalmente, no seu conteúdo informacional e no seu uso como prova das
transações efetuadas pelas organizações, no decorrer das suas atividades. A
existência de uma norma internacional para a gestão de documentos, consolida
os anseios da área para a padronização de uma política de gestão de
documentos. Esta política deve ser elaborada com base no conhecimento do
contexto organizacional, considerando o seu ambiente regulador, cultural e
econômico, bem como, a definição das responsabilidades pela gestão de
documentos. Com tudo isso, essa norma não só recomenda um padrão, mas
representa o reconhecimento internacional das melhores práticas em gestão de
documentos.
Brasil está disponível para acesso
on-line no
site do
CONARQ a produção, tramitação, utilização e arquivamento até a sua destinação final. O
conteúdo do e-ARQ Brasil está disponível para acesso on-line no site do CONARQ.
72
Para informações sobre a relação entre a norma ISO 15.489 e a norma AS 4390 ver
tp://www.archives.sa.gov.au/files/management_ARM_ISO15489.pdf
109
2.5.1 Apresentação da Norma ISO 15.489
A norma ISO 15.489/2001 está estruturada em duas partes sob o título geral de
Informação e Documentação – Gestão de Documentos: 1) ISO 15.489.1-2001,
Records Management - Part 1: General e 2) ISO/TR 15489.2-2001, Records
Management - Part 2: Guidelines.
Esta seção apresenta uma visão geral da parte 1 e a seguir a parte 2 da norma
ISO 15.489. A Parte 1, Geral da ISO 15.489, apresenta os princípios para a
elaboração, a definição das responsabilidades pela implantação e as
recomendações metodológicas para a política de gestão de documentos.
A Parte 1 deve ser usada pelos gestores das organizações, profissionais que
trabalham com gestão de tecnologia, de informação e de documentos e demais
funcionários da organização que geram e mantêm documentos. Essa norma
inclui as diretrizes para a gestão de documentos de arquivo apenas no órgão
produtor, não incluindo, neste caso, orientações às instituições arquivísticas.
A parte 1 da norma aborda os seguintes tópicos: 1 - Escopo, 2 - Referências
normativas, 3 - Termos e definições, 4 - Benefícios da gestão de documentos,
5 - Ambiente regulatório, 6 - Política e responsabilidades, 7 - Requisitos de
gestão de documentos, 8 - Projeto e implementação de um sistema de gestão,
9 - Controle e processo de gestão de documentos, 10 - Monitoramento e
auditoria; 11 - Treinamento e Índice.
1 - Escopo: Apresenta o objetivo da norma ISO 15.489. De acordo com a
norma, esta parte fornece um guia para a gestão de documentos de
organizações públicas ou privadas, clientes internos e externos e o público-alvo
da norma.
110
2 - Referências normativas: Apresenta o conjunto de normas indicadas como
complementares ao uso desta norma. São elas: a norma ISO 5127 de
informação e documentação referente ao vocabulário, a norma ISO 9001
referente aos requisitos para a implantação de sistemas de gestão de
qualidade total e a ISO14001 que aborda a gestão de sistemas de gestão
ambiental. Tanto a norma ISO 9001 quanto a ISO14001, fazem referência à
importância de as organizações trabalharem com procedimentos referentes à
gestão dos documentos e registros, para garantir requisitos solicitados nessas
normas.
3 - Termos e definições: Apresenta uma relação em ordem alfabética dos
termos usados na norma, bem como as respectivas definições para facilitar o
entendimento da terminologia adotada pela norma.
4 - Benefícios da gestão de documentos: Apresenta os elementos e os
benefícios de um programa de gestão de documentos e de que forma estes
programas contribuem para proteger e preservar os arquivos das organizações
como evidência de suas ações.
5 - Ambiente regulatório: Orienta sobre a importância do ambiente regulatório
e como ele afeta as atividades e os requisitos necessários para documentá-las.
Segundo a norma, as políticas e procedimentos da organização deveriam
refletir a aplicação do ambiente regulatório para os seus processos de
negócios.
6 - Política e responsabilidades: Este item está dividido em três sub-ítens:
geral, política e responsabilidades. Essa parte fornece as diretrizes para
estabelecer, documentar, manter e publicar políticas, procedimentos e práticas
de gerenciamento de documentos. A implantação de tais diretrizes auxiliará no
cumprimento do objetivo de manter os documentos nas seguintes situações:
atender às necessidades de negócio como prova, prestação de contas e
111
disponibilização de informações sobre as atividades da organização. O item
referente à política de gestão de documentos orienta sobre os processos de
implementação e comunicação da referida política em todos os níveis da
organização. A norma enfatiza, também, a relação da política de gestão de
documentos com as atividades da organização, cuja origem deve ser a análise
das atividades empresariais. Além disso, define as áreas onde a legislação, os
regulamentos, as normas e outras práticas têm maior aplicação na criação de
registros conectados às atividades empresariais. Ao fazê-lo, as organizações
devem considerar o seu ambiente econômico e organizacional, bem como,
revisar as políticas regularmente para garantir que elas reflitam as
necessidades de negócios atuais da organização. A definição de
responsabilidades e autoridades para a gestão de documentos na organização
é o último ponto deste item . Essas responsabilidades devem ser comunicadas
a toda organização para que todos saibam quem é o responsável pelos
procedimentos de criar e capturar os documentos.
7 - Requisitos de gestão de documentos: Os requisitos de gestão de
documentos compreendem dois aspectos: Princípios dos programas de gestão
de documento e Características de um documento. Este aspecto aborda as
características dos documentos como: Autenticidade, Confiabilidade,
Integridade e Usabilidade.
8 - Projeto e implementação de um sistema de gestão: As estratégias de
gestão de documentos são baseadas nos seguintes pontos: a)
desenvolvimento e adoção de políticas, b) procedimentos e práticas, c) projeto
e implementação dos sistemas, de forma a satisfazer as necessidades
operacionais da organização, em conformidade com o ambiente regulador. As
estratégias adotadas por uma organização para registrar a suas atividades de
negócio devem determinar quais documentos são requeridos, como são
requeridos e onde eles devem ser capturados nos sistemas de documentação.
Outro ponto orientado pela norma é sobre a importância de se documentar
112
estas estratégias em um Plano Estratégico para Gestão de Informação. Todas
essas informações estão organizadas em dois itens: características de um
sistema de gestão (8.2) e planejamento e implementação de sistemas de
gestão (8.3). A metodologia para a implementação da gestão de documentos
está descrita no item 8.4. De acordo com a norma ISO 15.489, para projetar e
implementar um sistema de gestão de documentos sustentável, a existência de
uma metodologia é essencial. A metodologia foi dividida em etapas ou passos
indicados na letra a) até a letra h) e não foi projetada para ser seguida de
forma linear. As tarefas podem ser realizadas parcial ou gradualmente, em
diferentes estágios, de acordo com as necessidades organizacionais, requisitos
de conformidade e com as mudanças do ambiente organizacional e de
gerenciamento de documentos. As etapas de implementação da metodologia
são:
a) Investigação preliminar
b) Análise das atividades de negócio
c) Identificação dos requisitos de arquivamento
d) Avaliação dos sistemas existentes
e) Identificação das estratégias para satisfazer os requisitos de registros
f) Concepção de um sistema de gestão de documentos
g) Implementação de um sistema para gestão de documentos arquivísticos
h) Avaliação da implementação de um sistema
O item 8.5 orienta sobre a os sistemas de gestão descontinuados. Os
documentos podem ser removidos do sistema de acordo com orientações
referentes aos prazos de guarda e destinação de documentos em vigor, ou
com as estratégias de migração e conversão estabelecidas na política de
gestão de documentos. A norma ressalta a importância de se documentar todo
o processo de interrupção dos sistemas, devido à necessidade de se manter a
autenticidade, confiabilidade, usabilidade e integridade dos registros ainda
realizada dentro desse sistema.
113
9 - Controle e processo de gestão de documentos: Esta seção da norma
orienta os arquivistas em relação aos seguintes pontos: a) decisões acerca dos
documentos que serão mantidos no sistema, b) prazos de guarda para a
documentação, c) as estratégias para captura e d) a importância de registrar as
ações referentes ao sistema de gestão.
Definição dos documentos que serão capturados no sistema de documentos:
determina qual documento deve ser capturado em um sistema, baseando-se
em uma análise da regulamentação do ambiente de negócios e nos requisitos
da responsabilidade e do risco de não captar os registros.
Definição de por quanto tempo deve ser mantido os documentos: essa
definição deve ser baseada em uma avaliação do ambiente regulatório, nos
requisitos do negócio, na necessidade de prestar contas das atividades, nos
riscos envolvidos em cada transação e na manutenção das evidências do uso
dos documentos como fonte de consulta para a sociedade e para
pesquisadores, sob os aspectos históricos, culturais e científicos.
O item captura de documentos, fornece orientações sobre este propósito em
um sistema e sugere as técnicas que podem ser usadas. A norma aponta os
seguintes objetivos para essa atividade: estabelecer a relação entre o
documento, o órgão produtor e o contexto do negócio onde ele foi originado,
alocar o documento em um sistema e vinculá-lo com outros documentos
existentes.
Classificação das atividades de negócio: apresenta a classificação das
atividades empresariais como uma poderosa ferramenta para auxiliar na
condução dos negócios e em muitos dos processos envolvidos na gestão de
documentos. Esse tópico orienta que a classificação é derivada da análise das
atividades das organizações e que o sistema de classificação tem que dar
suporte à gestão dos processos organizacionais. Além disto, fornece as
114
diretrizes sobre outros instrumentos como: a) Controle de vocabulário - os
sistemas de classificação e os índices devem ser suportados por controles de
vocabulário adequados à complexidade dos documentos de uma organização.
Os controles de vocabulário elaborados devem apresentar os termos
específicos, bem como aqueles mais usados e os não adotados seguidos das
respectivas definições. A indexação pode ser feita manualmente ou gerada
automaticamente. b) A definição de números e códigos - o objetivo da
codificação é associado com a função de localização, o número ou código
indica o "endereço" dos documentos para facilitar a sua localização.
O item armazenamento e manuseio aborda a forma como os documentos
devem ser armazenados em meios que garantam sua usabilidade,
confiabilidade, autenticidade e preservação, durante o tempo que eles forem
necessários à organização e à sociedade. Os documentos de valor
permanente, independentemente do formato, exigem maior qualidade de
armazenamento e de manuseio para preservá-los. A norma enfatiza que as
organizações devem ter políticas e guias de conversão ou migração de
documentos de um sistema para outro.
Em relação ao item acesso, a norma orienta que as organizações devem ter
guias que regulam sobre quem, e em que circunstâncias, pode acessar os
documentos. Da mesma forma, a indicação das restrições de acesso a
determinados documentos, tanto para os usuários internos como para usuários
externos, deve ser registrada no sistema de gestão de documentos.
O item monitoramento da movimentação e da utilização de documentos, em
um sistema, é necessário para identificar ações pendentes, permitir a
recuperação de um documento, evitar perdas, monitorar o uso de sistemas de
manutenção e segurança e manter uma trilha de auditoria de documentos das
transações. As ações de monitoramento podem ser aplicadas em um sistema
de documentos de processos em que os prazos para ações são impostas pela
115
organização ou sobre elas próprias. O item local de monitoramento orienta
sobre a importância do controle da movimentação dos documentos na
organização, para que os mesmos possam ser localizados, quando necessário.
O item referente a Implementação da Destinação contém as diretrizes para a
eliminação de documentos e os cuidados que devem ser tomados com essa
atividade. A norma alerta que a atividade de eliminação não pode ser
executada antes da etapa de avaliação dos documentos.
Registro do processo da gestão de documentos: essa parte traz orientações
sobre como o processo de gestão de documentos deve ser formalizado, assim
como a indicação explícita da autoridade responsável pelos processos de
gestão de classificação, de indexação e de avaliação de documentos. Da
mesma forma, todas as decisões sobre quais documentos devem ser
capturados e informações sobre o tempo de guarda dos registros devem ser
mantidas.
10 - Monitoração e auditoria: a atividade de monitoração da conformidade
deve ser entendida para assegurar que os procedimentos e processos de
gestão de documentos estejam sendo executados de acordo com a política e
as exigências da organização.
11 - Treinamento: orienta sobre a criação de programas de treinamento pelas
organizações para informar aos funcionários conceitos e práticas voltadas à
gestão de documentos.
A parte 2 da norma ISO 15.489
73
é um relatório técnico que contém um guia
de implementação para a Parte 1: Geral. Apresenta detalhadamente os
73
O Comitê Australiano de padronização elaborou outras normas para complementar o uso da parte 1 e 2 da norma AS ISO 15489 –2002, são
elas:
AS 5090 – 2003: Norma de análise de processos para a gestão de documentos;
Metadados para gestão de documentos: foi elaborado um conjunto de elementos para complementar a ISO;
116
métodos e as técnicas para a implantação de cada item indicado na Parte
Geral.
A parte 2 da norma está organizada em seis partes, a saber: 1 - Escopo, 2 -
Políticas e Responsabilidades, 3 - Estratégias, projeto e implementação, 4 -
Controle e Processo de Gestão de Documentos, 5 - Monitoramento e auditoria
e 6 -Treinamento
1 - Escopo: essa norma é aplicada a documentos armazenados em qualquer
tipo de suporte, desde o convencional, em papel, em microfilme, até o
eletrônico. Deve ser usada por profissionais que trabalham com a gestão de
documentos nas organizações e que pretendem implementar a metodologia
descrita.
2 - Políticas e Responsabilidades: discute sobre a importância da elaboração
de uma política de gestão de documentos e a definição da equipe, bem como
de um membro responsável pela sua implantação. Além disso, reforça a
importância do compartilhamento e o endosso por todos os funcionários da
empresa durante todo o tempo, através de ações que tornam obrigatórias a
criação e a manutenção de todos os documentos de arquivo, que venham a
sustentar as necessidades legais, regulatórias, operacionais e arquivísticas da
instituição.
3 - Estratégias, Projeto e Implementação: descreve o esquema e apresenta
os 8 passos para a implementação da metodologia. Estes mesmos passos
foram relacionados no item 8.4 da parte 1 da norma, citado anteriormente, e
que a parte 2 do Relatório Técnico apresenta detalhadamente.
Plano de Classificação para gestão de documentos: o Comitê Australiano desenvolveu um manual sobre a estrutura e a construção de
ferramentas de classificação tais como tesauros e esquemas de classificação de acordo com a AS ISO 15489 – 2002
117
4 - Controle e Processo de Gestão de Documentos: discute o processo de
gestão de documentos e apresenta os instrumentos que permitem a sua
implantação. Está dividido nas seguintes partes: instrumentos de gestão,
atividades de classificação de negócios, controle de vocabulário e suas
ferramentas, tais como lista de cabeçalho de assunto e tesauros. Essa parte
aborda, também, os instrumentos para avaliação de documentos de arquivo e
as considerações para a sua elaboração, relacionando os cinco pontos que
devem ser considerados para a definição dos prazos de guarda. Outros pontos
tratados, nesta parte, compreendem a elaboração do esquema de classificação
de acesso e segurança, as decisões para o armazenamento de registros físicos
e digitais, os riscos envolvidos nesse armazenamento e as estratégias para
prevenir a sua perda. E, por último, aborda os procedimentos corretos para a
destruição de documentos e para a transferência de documentos.
5 - Monitoramento e auditoria: contém as recomendações e as vantagens
para o monitoramento e a auditoria dos sistemas de gestão de documentos. As
vantagens para a implantação do processo de monitoramento e auditagem do
sistema são: garantir o cumprimento dos padrões adotados pela organização,
garantir que os documentos de arquivos sejam aceitos como evidência e para
melhorar a perfomance da organização.
6 - Treinamento: apresenta as recomendações, já discutidas na primeira parte,
para a implantação de um programa de treinamento, define quem deve ser
treinado, os métodos de treinamento e os aspectos específicos para o
treinamento de arquivistas, assim como a avaliação e os aspectos para a
revisão do treinamento. A norma possui, ainda, dois anexos com as tabelas de
comparação entre a primeira e a segunda parte.
A próxima seção discute o uso da norma ISO 15.489 e da metodologia DIRKS
pela comunidade arquivística internaconal, bem como os estudos publicados
acerca desta experiência.
118
2.5.2 Uso da Norma ISO 15.489 e da Metodologia DIRKS pela Comunidade
Arquivística Internacional
Após o lançamento da norma internacional ISO 15.489 para gestão de
documentos, em 2001, alguns estudos foram desenvolvidos por diversos
pesquisadores no sentido de identificar a receptividade da comunidade
arquivística internacional ao padrão recém lançado, avaliar a possibilidade de
adoção da norma e do uso do Manual DIRKS.
Como já foi mencionado anteriormente, o Comitê Australiano de Normalização
já havia elaborado uma norma para gestão de documentos, a AS 4390. Ela foi
adotada pelo governo australiano para as instituições públicas na esfera
estadual e federal e influenciou iniciativas como a elaboração do esquema de
metadados
74
, modelos de projeto e implementação de sistema de manutenção
de arquivos como o DIRKS.
De acordo com Mcleod (2003), o impacto do uso da norma AS 4.390 na
Austrália foi muito maior nas instituições públicas do que nas empresas do
setor privado. A pesquisa realizada pelo autor, e que foi chamada de
Investigação Preliminar, ocorreu durante quinze meses, entre os anos de 2002
e 2003. Mcleod (2003) concluiu que, em geral, houve uma boa receptividade da
comunidade arquivística entrevistada em relação à publicação da ISO 15.489.
Além disso, o grupo que participou da pesquisa enfatizou alguns aspectos
positivos da norma ISO 15.489, tais como: a sua flexibilidade, a possibilidade
de aplicação da norma por fases, de acordo com os propósitos de cada
74
Os metadados podem ser definidos como informação estruturada que descreve e / ou permite a localização, gestão, controle, a compreensão
ou a preservação de outras informações. O arquivo Nacional da Austrália possui uma publicação específica com orientações sobre o uso dos
metadados para a instituições arquivística do páis. Esta definição de esquema de metadados apresentada anteriormente foi extraído do AGLS
Metadata Standard e que está disponível neste endereço: National Archives of Australia, Australian Government Implementation Manual:AGLS
Metadata, 2006, published at www.naa.gov.au/recordkeeping/gov_online/agls/cim/cim_manual.html
119
instituição, em contextos diversos com diferentes restrições e não
necessariamente em sua totalidade.
O trabalho de Sheperd & West (2003) está dividido em duas partes, que foram
publicadas separadamente, e faz uma análise da aplicação da norma ISO
15.489. Estes estudos abordam a compatibilidade entre os metadados da
norma ISO 15.489 e da norma ISAD (G)
75
, padrão internacional usado para
descrição arquivística. Os metadados para gestão de documentos referem-se
aos dados necessários para gerenciar, recuperar e acessar os documentos de
arquivo ao longo da sua vida. As autoras apresentam a definição de Wallace
(2001) para metadados. Segundo o autor, metadados é a
Informação estruturada ou semi-estruturada que permite a criação, a
gestão e o uso de documentos através do tempo e do domínio no qual
eles foram criados. Os metadados de manutenção de documentos
podem ser usados para identificar, autenticar e contextualizar
documentos e pessoas, processos e sistemas que criam, gerenciam, e
os usam. (Wallace
76
, 2001 citado por Sheperd & West, 2003, p.11).
Sheperd & West (2003) identificaram vinte e três elementos de metadados
referentes à descrição de área da norma ISO 15.489 e os agruparam em duas
áreas que compreendem a descrição arquivística e a gestão de documentos.
Para Macintosh & Real (2007), a norma ISO 15.489 foi bem aceita como um
modelo por muitos setores da sociedade e cita o Arquivo Nacional dos Estados
Unidos, o NARA
77
e o Arquivo Nacional do Reino Unido
78
como exemplo de
instituições que a adotaram.
75
Norma geral internacional de descrição arquivística que estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições arquivísticas
.
A ISAD (G)
foi publicado pelo Conselho Internacional de Arquivos em 1994 e uma 2ª edição em 2000. Deve ser usada em conjunção com as normas
nacionais existentes ou como base para a sua criação.
76
WALLACE, David A. Archiving Metadata Forum: Report from the Recordkeeping. Archival Science, v. 1, p. 253-269, 2001. 2001 Netherlands
KluwerAcademic. Disponível na internet em: http://www.springerlink.com/content/r55087527k0r023j/fulltext.pdf
tdaorg Meeting, June
2000 *
77
National Archives and Records Administration
78
National Archives in the United Kingdom
120
Koga & Ogawa (2007) também apresentaram um estudo que discute os efeitos
da implantação da Metodologia DIRKS, bem como os desafios da sua
implementação em contextos internacionais, especificamente na seção de
Arquivos e Gestão de documentos das Nações Unidas.
Os autores ressaltam, ainda, que a Metodologia DIRKS contribuiu para melhor
compreensão das características dos arquivos como ―processo de negócio
vinculado à informação‖, um conceito sugerido por Thomassen (2001), e
coloca o sistema de documentos mais próximo de processos de negócios em
curso nas Nações Unidas.
Observou-se que o lançamento da norma internacional para gestão de
documentos é recente, e que existem perspectivas da publicação de outros
estudos envolvendo o seu uso.
A próxima seção apresenta a Metodologia DIRKS como o resultado do esforço
do Arquivo Nacional da Austrália em implementar uma política de gestão de
documentos e fornecer as diretrizes para as instituições arquivísticas.
121
2.6 Metodologia DIRKS - Designing and Implementing Recordkeeping
Systems
Com o crescimento da quantidade de documentos, em formato papel e
eletrônico, observou-se a necessidade de aplicar os procedimentos de gestão
de documentos à toda massa documental gerada e recebida pelas
organizações, independente da mídia de suporte. Há muito tempo, essa
situação tem sido um desafio para todos os profissionais arquivistas
internacionais, conforme afirmativa de Rondinelli (2005). ―A partir da década de
1990, a comunidade arquivística internacional voltou-se para a busca do
conhecimento necessário ao bom gerenciamento arquivístico dos documentos
gerados pela tecnologia da informação‖ (RONDINELLI, 2005, p.77). A autora
destaca as iniciativas de três instituições internacionais que buscaram soluções
para atender a este objetivo: os projetos da Universidade de Pittsburgh, nos
EUA, da Universidade de British Columbia, no Canadá, e as experiências do
Arquivo Nacional da Austrália
79
.
A preocupação com os documentos eletrônicos, nasceu em 1990, com o
Arquivo Nacional dos Estados Unidos. Mais tarde, em 1993, a Universidade de
Pittsburgh, também apresentou um projeto de pesquisa com uma equipe
multidisciplinar formada por pesquisadores da área de biblioteconomia, ciência
da computação, ciência da informação e tecnologia da informação, envolvendo
a temática. O projeto Functional Requirements for Evidence in Recordkeeping
ficou mais conhecido como Projeto de Pittsburgh. Essa pesquisa ―marca o
início de envolvimento da comunidade acadêmica no estudo o gerenciamento
arquivístico de documentos eletrônicos‖. (RONDINELLI, 2005, p.78). A autora
aponta que para Cox (1996), o projeto permitiu aos arquivistas a redescoberta
79
O sítio do Arquivo Nacional da Austrália http://www.naa.gov.au/ contém informações sobre a instituição, gestão de documentos, publicações ,
dentre outros dados de interesse
.
122
do papel dos documentos de arquivos, isto é, o fornecimento de prova ou de
testemunho. Nesse sentido, de pouco adianta a guarda de documentos
eletrônicos distantes do seu contexto e que estes documentos sozinhos e
descontextualizados do acervo da instituição não têm valor.
O Projeto de Pittsburgh
80
, assim como o do Arquivo Nacional da Austrália,
fazem referência à importância do levantamento do contexto usado, como
exigências relativas à produção de provas documentais, conforme apontado
por Rondinelli (2005). Movidos por essa preocupação a equipe do Projeto de
Pittsburgh fez o
Levantamento de leis, normas e consagradas práticas profissionais de
diferentes áreas do conhecimento, que definiam as exigências relativas
à produção de provas documentais, isto é, quando tais documentos
são exigidos, que forma devem ter, por quanto tempo devem ser
guardados, além de outros aspectos sobre formato, conteúdo,
manutenção e acessibilidade. (RONDINELLI, 2005, p.81)
O objetivo desse levantamento era fornecer critérios rigorosos para a criação
dos requisitos funcionais
81
, ou seja, construir uma garantia literária do qual
derivariam os atributos documentais para o fornecimento de provas, conforme
ressaltado por Duff (1996),
82
citado por Rondinelli (2005, p.81). Dessa maneira
ficou claro para a equipe do projeto que os requisitos funcionais para
gerenciamento arquivístico de documentos não são uma criação de arquivistas
e gerenciadores de documentos, mas um reflexo do consenso social presente
nestes levantamentos.
80
O projeto de Pittsburg estabeleceu como objetivo específico o desenvolvimento de um conjunto de requisitos funcionais para sistemas de
manutenção de documentos de arquivo - atendendo, dentre outras, todas as necessidades legais e administrativas de uma organização
específica. No decorrer do projeto buscou, também, identificar como a cultura e políticas organizacionais e a tecnologia da informação podem
afetar as funções de manutenção..(THOMAZ & SANTOS, 2003).. Além disto, o projeto de Pittsburg marca o início da comunidade acadêmica
americana no estudo do gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos, até então desenvolvido apenas por instituições arquivísticas
públicas. (RONDINELLI, 2005, p.78)
81
Os requisitos funcionais referem-se a: registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso
e segurança, armazenamento e preservação. (CONARQ, Resolução nº 20, 2004)
82
Wendy Duff era doutoranda e participante do projeto na época. DUFF, Wendy. The warrant for recordkeeping requiriments, 1996c Disponível
em <http//www.sis.pitt.edu/~nhprc/prog3.html 1996
123
Em 1990 ocorreu, por parte do Arquivo Nacional da Austrália, a revisão da
política de gerenciamento arquivístico das instituições públicas do país. A
mesma preocupação apontada por Cox (1996), no projeto de Pittsburgh, foi
identificada pelos auditores do Arquivo Nacional da Austrália, isto é ―o
comprometimento da capacidade das instituições produzirem provas confiáveis
e duradouras‖ (Rondinelli, 2005, p.108). Essa preocupação levou à realização
do workshop promovido pela Universidade de Monash, em 1993, onde David
Bearman apresentou o projeto da Universidade de Pittsburgh.
A criação do comitê de normas foi uma iniciativa da Associação Profissional de
Arquivistas da Austrália
83
que, em 1992, contactou a instituição normalizadora
australiana sobre a possibilidade de elaboração de uma norma para gestão de
documentos de arquivo. Assim nasceu o Comitê IT/21 que, em 1996, criou a
AS 4390, a primeira norma para gestão de documentos.
O ponto fundamental para o padrão é o reconhecimento de que os arquivos
são mais do que dado ou informação. Eles são mantidos para fornecer as
evidências das transações dos negócios e, por isto, estão intimamente ligados
às funções e atividades das organizações. Estes atributos de evidência e de
contexto das transações distinguem os arquivos de outros tipos de informações
organizacionais e têm um impacto profundo nos requisitos para a sua gestão e
uso (Roberts, 1997). Essa mesma preocupação fez parte do projeto da
Universidade de Pittsburgh em 1990, ou seja, a produção dos documentos
como prova, conforme mencionado anteriormente.
É importante ressaltar que a norma australiana reflete não só as práticas
comuns adotadas nas instituições arquivísticas australianas, mas também
aquilo que o comitê considera serem as melhores práticas nos últimos anos,
tanto na Austrália quanto no cenário internacional. A norma pode desempenhar
um papel importante para as organizações que estão em busca de certificação
83
Records Management Association of Australia - RMAA
124
ISO 9.000
84
, isto é, para aquelas que estão envolvidas com a implantação de
sistemas de qualidade. De acordo com as normas ISO 9.000, os registros da
qualidade devem ser mantidos para demonstrar a sua conformidade com os
requisitos especificados. Com tudo isto, a norma AS 4.390-1996 Records
Management foi totalmente apoiada e incorporada pelo Arquivo Nacional.
Em relação à equipe de implementação da metodologia, o DIRKS
orienta que a equipe encarregada de rever um sistema de
gerenciamento arquivístico de documentos seja interdisciplinar,
integrada pelos seguintes profissionais arquivistas, administradores,
advogados, auditores, gerenciadores de projetos, especialistas de
sistemas e gerenciadores de rede, e, finalmente, funcionários
escolhidos pela instituição.‖ (RONDINELLI, 2005, p.111).
Algumas características podem ser atribuídas a essa norma. Em primeiro lugar,
ela foi elaborada para tratar não só de registros convencionais, mas também
daqueles em meio eletrônico. Em segundo lugar, a norma foi elaborada em
torno de um amplo quadro metodológico para a concepção e implementação
de sistemas de gestão de documentos e inclui esquemas para o controle de
registros e decisões de avaliação. (Roberts, 1997). Em síntese, esta
metodologia está registrada no Manual DIRKS - Designing and Implementing
Recordkeeping Systems e foi publicada pelo Arquivo Nacional da Austrália por
apresentar as melhores práticas de gestão de documentação, cujo objetivo é
fornecer orientações sobre práticas para o gerenciamento de informações e
documentação.
Um ponto muito positivo, destacado pela literatura, sobre a metodologia
utilizada pelo Arquivo Nacional da Austrália é que esta é uma abordagem
estruturada e rigorosa destinada a assegurar que a gestão da informação
esteja baseada nas necessidades do negócio da organização e, por isto,
possibilita um estudo minucioso das atividades, processos, funções e nas
necessidades de cada órgão. (Austrália, 2001).
84
Norma para gestão da qualidade total nas empressa
125
2.6.1 Etapas da Metodologia DIRKS
. O Manual DIRKS originou-se do trabalho resultante das atividades
cooperativas das instituições arquivísticas australianas e do Arquivo Nacional
da Austrália. Tal como apresentado no item 8 da Norma ISO 15489, a
Metodologia DIRKS foi concebida em oito passos, conforme ilustrado na FIG.6.
Estes passos compreendem todo o processo de implantação de um sistema de
gestão de documentos desde a pesquisa sobre a organização, suas funções e
procedimentos, até a avaliação da implementação, revisão dos instrumentos e
do sistema de arquivamento.
126
Figura 6 - Representação Gráfica das Etapas da Metodologia DIRKS
Fonte: Redesenhado pela autora a partir de Arquivo Nacional da Austrália, 2002
127
2.6.2 Metodologia DIRKS e sua Aplicação nas Secretarias de Estado de
MG
O Arquivo Público Mineiro
85
- APM, é a instituição arquivística pública do poder
executivo estadual. Criado em Ouro Preto, em 1895, é responsável pela
gestão, recolhimento, preservação e acesso à documentação produzida e
acumulada pelo executivo estadual, além de documentos privados de interesse
público.
A gestão de documentos arquivísticos no Estado de Minas Gerais teve início
em 1995 com o Projeto de Gestão Documental, cujo objetivo era a elaboração
do Plano de Classificação de Documentos e Tabela de Temporalidade para as
atividades mantenedoras da administração pública estadual. Em 2007 teve
início o projeto coordenado pelo APM e fruto da parceria entre a Secretaria de
Estado da Cultura e a Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão, que
compreendeu a elaboração dos instrumentos de gestão de documentos para
as atividades finalísticas do Governo do Estado de Minas Gerais.
86
Este projeto teve a participação simultânea das equipes de trabalho de vinte
órgãos da administração direta do Estado de Minas Gerais
87
para a elaboração
dos instrumentos de gestão de documentos.
O projeto foi pensado a partir da identificação da necessidade de desenvolver
um sistema de gestão eletrônica de documentos e processos e como
85
As informações foram retiradas do site da Secretaria de Estado de Cultura, Superintendência do Arquivo Público Mineiro.
86
Os 3 passos da Metodologia DIRKS foram implementads no Projeto de elaboração dos instrumentos de gestão das áreas finalísticas no
período de outubro de 2007 a julho e de 2009.
87
Advocacia-Geral do Estado; Auditoria-Geral do Estado; Secretaria de Estado de Agricultura, Pecuária e Abastecimento; Secretaria de Estado
de Ciência, Tecnologia e Ensino Superior;Secretaria de Estado de Cultura; Secretaria de Estado de Defesa Social; Secretaria de Estado de
Desenvolvimento Econômico; Secretaria de Estado de Desenvolvimento Regional e Política Urbana; Secretaria de Estado de Desenvolvimento
Social; Secretaria de Estado de Esportes e da Juventude; Secretaria de Estado de Educação; Secretaria de Estado de Fazenda; Secretaria de
Estado de Governo; Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável; Secretaria de Estado de Planejamento e
Gestão;Secretaria de Estado de Saúde;Secretaria de Estado de Transportes e Obras Públicas; Secretaria de Estado de Turismo; Secretaria de
Estado Extraordinária para Assuntos de Reforma Agrária;Secretaria de Estado Extraordinária para o Desenvolvimento dos Vales do Jequitinhonha
e Mucuri e do Norte de Minas.
128
instrumento do programa de gestão de documentos que vem sendo aplicado
pelo Arquivo Público Mineiro, desde a implementação dos projetos de
modernização iniciados na década de 1990.
2.7. Contribuições do Referencial Teórico Conceitual e Metodológico às
Análises deste Estudo
Esta última parte contém a consolidação do referencial teórico elaborado para
dar suporte à esta tese nos aspectos conceituais, teóricos e metodológicos. As
considerações estão registradas no QUADRO 4, separadas em 3 aspectos:
Temática que indica o assunto, Abordagem que mostra como cada um foi
abordado; e Pontos de análise das questões de pesquisa que revelam as
contribuições para as análises do objeto empírico desta pesquisa.
129
QUADRO 4 - Contribuições do Referencial Teórico para a Análise
(Continua)
Temática
Abordagem
Pontos de análise das questões de pesquisa
Representação do
domínio
Modelagem:
Nesta seção foram discutidas as definições para os termos representação,
modelos e modelar. Além disto, apresentaram-se as características dos
modelos e do processo de modelização do conhecimento
Importante para subsidiar a questão da modelagem do domínio
organizacional
A representação para a Ciência da Informação:
Contém discussões teóricas acerca da representação e suas relações
cognitivas, sua importância para a ciência da informação através da visão
de diversos autores da área e do seu vínculo com a recuperação da
informação. Além disto, discute o desafio de como descrever
intelectualmente a informação.
Brascher & Café (2008) trazem contribuições relevantes acerca da distinção
entre o entre a representação conceitual e a representação do conhecimento.
Segundo elas, a representação conceitual tem a ver com a forma como o
autor apresenta as suas idéias no texto e com os usuários dos sistemas de
informação. Já a representação do conhecimento vai além daquilo que é
expresso pelo autor, mas considera os elementos do domínio que está em
análise, buscando mostrar uma visão sobre a realidade que se pretende
representar. Segundo elas, essas representações “são vistas como
estruturas que são utilizadas para construir ou representar o mundo, de
maneira que o conhecimento possa ser usado em diferentes aplicações, de
forma manual ou de forma inteligente" Davis et al. (1992, citado por
CAMPOS, 2004, p.22).
130
QUADRO 4 - Contribuições do Referencial Teórico para a Análise
(Continuação)
Temática
Abordagem
Pontos de análise das questões de pesquisa
Representação do
domínio
Ciência da informação e as ontologias:
Considerações iniciais sobre a representação e a estruturação do
conhecimento. Discussão sobre a importância das ontologias para a
ciência da informação como ferramentas conceituais e técnicas que
permitem especificar, estruturar e comunicar o conhecimento de um
determinado domínio.
As discussões sobre ontologias foram feitas sob o ponto de vista da sua relação
com a ciência da informação, definições e aplicações das ontologias aos
sistemas de informação. Discute também o processo de estruturação conceitual,
modelagem e levantamento dos elementos da realidade que pertencem a um
domínio específico conforme proposto neste estudo.
Etapa de modelagem
em ontologias
:
Discussão sobre metodologias para a construção de ontologias e
Especificamente a etapa de conceitualização do processo de construção
das ontologias. .
Importante para subsidiar as discussões sobre a etapa de desenvolvimento de
ontologias correspondente à fase de conceitualização, etapa desenvolvida nesta
tese. Para isto destacam-se as análises que extraídas do estudo de Silva (2008)
referente a cada método estudado pela autora.
Análise de domínio
Apresenta as definições do tema do ponto de vista de engenharia de
software e ciência da informação
Autores como Prieto-Diaz, Hjorland, Arango, Guizzardi dentre outros
fundamentaram o referencial para as análises posteriores dos resultados
alcançados. O referencial teórico contribuiu para o entendimento das definições
do processo de análise de domínio, assim como os estudos realizados por
pesquisadores da ciência da informação para fundamentar o processo de
construção de instrumentos de representação do conhecimento
131
QUADRO 4 - Contribuições do Referencial Teórico Para a Análise
(Continuação)
Temática
Abordagem
Pontos de análise das questões de pesquisa
Metodologia da
análise de domínio
Discussões acerca do processo de análise de domínio
Discussões acerca da metodologia e especificamente do processo de modelagem a
partir do uso das categorias de Ranganathan foram usadas como referência para
construir o sistema categorial resultado desta pesquisa, como uma proposta de
modelagem para o domínio organizacional.
Garantias para a
representação de
domínio
Discute as garantias para análise de domínio identificadas na
literatura
Autores como Barité, Begthol contribuíram para as análises da garantia para suporte
à análise de domínio. Foram apresentados os tipos de garantias para a análise de
domínio, mas utilizou-se a garantia organizacional como fundamento para a
construção do sistema categorial proposto nesta tese a partir do uso dos
instrumentos de coleta de dados da Metodologia DIRKS.
Arquivologia,
arquivos, documento
e contexto: uma visão
geral:
Apresentação do campo, contexto de aplicação da pesquisa. As
discussões desta seção fundamentaram aspectos importantes para
subsidiar as análises em um campo de conhecimento com
especificidades teóricas vinculado à ciência da informação
Gestão de documentos: as discussões sobre os conceitos e
especificidades do tema fundamentaram as análises dos elementos
necessários para a construção dos instrumentos de gestão de
documentos
Autores como Silva et al, Rousseau & Coulture, Thomassem, Cox, Rhoads, Jardim,
dentre outros subsidiaram as discussões teóricas importantes para apresentar o
campo de pesquisa. Além disto, as análises foram fundamentais para a construção
dos resultados e análise das categorias da arquivologia.
132
QUADRO 4 - Contribuições do Referencial Teórico para a Análise
(Conclusão)
Temática
Abordagem
Pontos de análise das questões de pesquisa
Norma Internacional
para Gestão de
Documentos
Apresentação da norma ISO 15489, a sua origem, seu caráter
científico e sua organização.
Apresentação dos estudos relativos ao uso da norma e do Manual
DIRKS pela comunidade arquivística internacional;
As etapas da Metodologia DIRKS e os passos que foram
implantados no Projeto do Governo do Estado de Minas Gerais
Para apresentar que tanto a norma ISO 15489 quanto a Metodologia DIRKS são
instrumentos que possuem respaldo da comunidade arquivística e que o seu uso em
instituições australianas e fora do país fortalece a metodologia.
O potencial da Metodologia DIRKS para o foco desta pesquisa, bem como a análise
das entidades dos instrumentos de coleta de dados para a modelagem do domínio
organizacional.
Fonte: elaborado pela autora
3 METODOLOGIA: PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS, OBJETO
EMPÍRICO, NATUREZA E ETAPAS DA PESQUISA
Este capítulo apresenta o objeto empírico, a natureza e os procedimentos
metodológicos dessa pesquisa. Está organizado da seguinte forma, como
indicado na FIG.7: as seções 3.1 e 3.2 explicam, respectivamente, o objeto
empírico, e os instrumentos de coleta de dados dos 3 passos da Metodologia
DIRKS. A seção 3.3 explicita e detalha os instrumentos de coleta de dados
usados nesta pesquisa e a 3.4 apresenta a natureza da pesquisa. A seção 3.5
discute detalhadamente a descrição das etapas da pesquisa e, por último, a 3.6
discorre sobre o Protégé como ferramenta para o desenvolvimento de bases de
conhecimento que, nesta tese, teve o uso do pluging Jambalaya para facilitar a
visualização de partes do sistema categorial proposto.
Figura 7 - Visão Geral do Capítulo 3 – Metodologia: Procedimentos Metodológicos,
Objeto Empírico, Natureza e Etapas da Pesquisa
Fonte: Elaborado pela autora
134
3.1 Objeto Empírico da Pesquisa
Visando esclarecimento sobre a origem do material empírico desta pesquisa,
esta seção apresenta a descrição dos 3 passos da Metodologia DIRKS: a
Investigação Preliminar, a Análise de Atividades e o Levantamento de
Requisitos de Arquivamento, Passos A, B e C respectivamente. Além disto,
serão apresentados a seguir os instrumentos para a coleta de dados dos 3
Passos da Metodologia DIRKS, cujos formulários compreendem o objeto
empírico desta tese.
3.1.1 Passo A - Investigação Preliminar
O passo A da Metodologia DIRKS, chamado de Investigação Preliminar,
compreende os levantamentos sobre cada instituição trabalhada, a sua
estrutura, o seu ambiente de negócios, sua regulação, o quadro sócio-político
em que a instituição trabalha e os fatores que afetam as práticas de
arquivamento e outras questões em relação à gestão de documentos, tais
como sistemas de arquivamento e problemas específicos ou riscos referentes
à documentação.
A realização da Investigação Preliminar permitiu à equipe identificar: 1)
Fronteiras da instituição com a qual se está trabalhando; 2) A estrutura legal
que afeta as operações da instituição; 3) Os stakeholders presentes dentro e
fora da instituição.
Os padrões sociais, éticos e de negócios que a sociedade espera que a
instituição satisfaça; 4) O tipo de trabalho que a instituição conduz; 5) A cultura
organizacional e 6) Os fatores que afetam as práticas institucionais da
organização. (MINAS GERAIS, 2007, p. 9)
135
De acordo com o Manual DIRKS, para completar o Passo A da metodologia é
necessário determinar o escopo da investigação preliminar; coletar as
informações de fontes documentais e realizar entrevistas com diversos níveis
hierárquicos da organização, o que permitirá um entendimento que apenas a
consulta às fontes documentais podem não fornecer, documentar todo o
processo e, por último, preparar um relatório contendo uma visão desses
aspectos para os executivos da organização (Austrália, 2001).
A operacionalização da Investigação Preliminar compreendeu a realização de
3 etapas que estão descritas a seguir:
A primeira etapa do Passo A foi a identificação das fontes de informação.
Estas fontes são formadas pelas fontes documentais internas e externas e as
fontes de informações pessoais, representadas pelos funcionários que detêm
conhecimento sobre a organização investigada. Nessa etapa foi necessário
identificar, tanto no ambiente interno quanto externo, a legislação que regula
as atividades finalísticas, padrões e procedimentos técnicos da organização,
organogramas, planos estratégicos, relatórios anuais, políticas públicas,
relatórios produzidos por auditores e/ou consultores, planos de negócios e
outros documentos. O objetivo do levantamento das fontes documentais é ter o
entendimento da natureza da organização em análise. Para auxiliar na
identificação das fontes de informação, a equipe foi orientada a usar o Guia
para Fontes Documentais, Anexo 1, para ajudá-la nessa etapa. Este guia
contém orientações sobre quais as fontes devem ser consultadas, explicações
sobre cada fonte, onde elas podem ser localizadas e como elas devem ser
registradas para consultas futuras.
A segunda etapa do Passo A compreendeu a elaboração das entrevistas para
validar as informações coletadas na etapa anterior, bem como coletar outras
informações sobre o contexto da organização, aspectos sobre a cultura
136
organizacional e sobre as fontes consultadas. Para a Investigação Preliminar,
as entrevistas foram feitas com os gerentes seniores, que nas Secretarias de
Estado correspondem ao nível de superintendentes e diretores e que são
responsáveis pelas principais funções.
A terceira etapa do mesmo passo correspondeu à coleta de informações sobre
o ambiente organizacional. Nessa etapa, a equipe usou o formulário de
Levantamento do Contexto Organizacional, Anexo 5(p). Foram realizadas
entrevistas com os superintendentes e diretores de cada órgão para coletar os
dados sobre o ambiente organizacional.
3.1.2 Passo B - Análise de Atividades
As tarefas desenvolvidas no Passo B da metodologia ajudaram no
entendimento sobre as atividades desenvolvidas por toda a organização. De
acordo com o Manual DIRKS ―o objetivo dessa etapa é desenvolver um modelo
conceitual do que a organização faz e como o faz através da análise da suas
atividades e processos‖. (AUSTRÁLIA, 2001, p.4). Esta análise fornecerá a
base para o núcleo do desenvolvimento de ferramentas de gestão de
documentos e contribuirá para a tomada de decisões sobre a criação, captura,
controle, armazenamento, eliminação e acesso aos registros nas etapas
seguintes. Isto é particularmente importante em ambientes organizacionais
digitais, em que a conexão entre uma organização e os seus registros é lógica
e não física. (AUSTRÁLIA, 2001, p.4).
A primeira etapa do Passo B consistiu na coleta de informações provenientes
das fontes documentais e das entrevistas levantadas e registradas no Passo A.
Para essa tarefa, foram utilizados os registros de fontes documentais
compilados no Passo A como um ponto de partida para a investigação. A
137
segunda etapa compreendeu a análise das atividades executadas pela
organização, através do levantamento de como a organização conduz os seus
negócios. O plano de classificação de documento de arquivo é o produto dessa
etapa da metodologia.
138
3.1.3 Passo C – Identificação dos requisitos de arquivamento
O objetivo do Passo C é ―identificar e registrar requisitos da sua organização
necessários para manter as evidências
88
das suas atividades e para
documentar os requisitos de uma forma estruturada e de fácil manutenção.‖
(AUSTRÁLIA, 2003).
Neste sentido, o Passo C compreende a identificação, a análise dos requisitos
de arquivamento e a avaliação dos processos, já identificados no Passo B,
para subsidiar a elaboração da Tabela de Temporalidade.
A tarefa mais importante dessa etapa é o levantamento dos requisitos de
arquivamento, seguidos da elaboração do fluxo dos documentos e as reuniões
para a discussão dos prazos de guarda. O objetivo dessas reuniões é discutir
sobre os prazos de guarda e a elaboração das respectivas justificativas e
destinação final de todas as transações.
Esclarecidos os passos da Metodologia DIRKS, que envolvem os formulários
que se constituíram nas fontes desta pesquisa, a próxima seção apresenta e
descreve esses instrumentos bem como fornece detalhes sobre seu uso.
88
O termo evidência ou "prova" na forma de registros ajuda a garantir que indivíduos e as organizações são responsáveis perante o governo,
tribunais de justiça, acionistas, clientes, comunidade e grupos de interesse das gerações futuras. Austrália(2001, p.4)
139
3.2 Instrumentos para a Coleta de Dados dos 3 Passos da Metodologia
DIRKS
Esta seção apresenta os instrumentos de coleta de dados utilizados nos
passos A, B e C. Eles compreendem um conjunto com 3 instrumentos
auxiliares e 8 formulários. Foram chamados de instrumentos auxiliares, os
guias que contêm orientações sobre as seguintes tarefas: identificação das
fontes documentais, organização de um programa de entrevistas e orientações
sobre um roteiro de perguntas para entrevistas.
O QUADRO 5 apresenta os instrumentos auxiliares com uma descrição de
cada um, as situações em os mesmos foram usados, assim como a etapa da
Metodologia DIRKS em que foram aplicados.
QUADRO 5 - Instrumentos Auxiliares à Coleta de Dados da Metodologia DIRKS
Instrumento Auxiliar
Descrição
Usado para
Etapa da Metodologia DIRKS
Guia para fontes documentais
Informações sobre o tipo de fontes de informações
utilizadas no ambiente interno e no externo para os 3
passos, bem como sugestão do local onde encontrá-
las.
Orientar à equipe nas possíveis fontes de
informação existentes dentro e fora da organização
para o entendimento da sua natureza, onde elas
podem ser localizadas e como elas devem ser
usada nas etapas onde as mesmas serão
demandadas.
Passo A
Passo B
Passo C
Guia de Entrevistas
Instruções sobre programa de entrevistas
enfatizando quem deve participar das entrevistas,
roteiro com as possíveis questões para os
administradores, pessoal das áreas finalísticas e
para gestores de documentos, questões envolvendo
condução das entrevistas e registro dos dados
coletados.
Orientar à equipe sobre os procedimentos de
realização das entrevistas
Passo A
Passo B
Sugestões de questões para
entrevistas
Contém os diversos roteiros de entrevistas
Orientar às equipes sobre as questões que devem
fazer parte de cada roteiro de entrevista.
Passo A
Passo B
Fonte: Elaborado pela autora
141
Os QUADROS 6, 7 e 8 apresentam os instrumentos de coleta de dados desta
tese, tal como usados no projeto de Elaboração dos Instrumentos de Gestão de
Documentos Arquivísticos: Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade,
na versão original, em inglês, e na sua versão traduzida para o português para
aplicação no referido projeto. Essas figuras esclarecem ainda se o uso deles
ocorreu conforme versão original ou se foram necessárias alterações para
favorecer a sua implementação nas instituições arquivísticas mineiras. Os 3
primeiros anexos indicados no QUADRO 6, respectivamente anexo 1, 2 e 3,
não fazem parte do conjunto de formulário usados como objeto empírico nesta
tese.
Cada um dos 3 quadros possui, na parte superior, a indicação da etapa da
Metodologia DIRKS e nas linhas logo abaixo, divididas em 5 colunas, estão as
informações referentes a etapa da Metodologa DIRKS conforme indicado na
FIG.6.
Etapa da Metodologa DIRKS
Metodologia DIRKS
Original
(1)
Anexo
(2)
Instrumento usado pelo
APM
(3)
Situação
(4)
Anexo
(5)
Figura 7 - Explicação do Quadro com a Relação dos Formulários Contendo os
Instrumentos de Coleta de Dados dos 3 Passos da Metodologia DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora
Seguem-se as explicações para facilitar o entendimento. 1) A coluna
Metodologia DIRKS Original contém os respectivos documentos e formulários
da metodologia que foram utilizados em sua versão original; 2) a coluna Anexo
indica a identificação para a localização de cada documento/formulário; 3) A
142
coluna Instrumento Usado pelo APM
89
apresenta o nome do
documento/formulário usado no Projeto de Elaboração dos Instrumentos de
Gestão de Documentos; 4) A coluna denominada Situação
90
indica se o
documento/formulário foi usado conforme a versão original ou se foi necessário
fazer alguma adaptação para facilitar sua aplicação. Essa coluna foi preenchida
com as seguintes informações: a) O formulário foi traduzido do original; b) O
formulário foi traduzido do original com alteração no título; c) O formulário foi
adaptado; d) O formulário foi traduzido do original e adaptado; e) Foi utilizado o
modelo já adotado pelo APM.
5) a coluna Anexo que registra a identificação do formulário correspondente.
Os formulários, utilizados pela APM, seja na versão original da Metodologia ou
na versão traduzida, encontram-se anexos a esta tese, portando as seguintes
identificações:
a) Metodologia DIRKS Original: o anexo foi numerado usando o mesmo
código adotado no Manual DIRKS, acrescentando apenas a letra ―o‖
entre parênteses para identificar a versão original. Exemplo: Apêndice 5
(o)
b) Instrumento Usado pelo APM: o anexo foi numerado usando o mesmo
código adotado no Manual DIRKS, acrescentando, entre parênteses, a
sinalização de algumas situações criadas para melhor identificação da
Metodologia DIRKS. Neste caso existem 3 situações que serão
explicadas em seguida:
Situação 1: a letra “p” entre parênteses identificar a versão em português do
formulário. Ex.: Anexo 5(p) - Contexto Organizacional
89
A versão traduzida e que foi utilizada para a implantação do projeto de elaboração dos instrumentos de gestão de documentos arquivísticos
tem o título de : Instrumentos de Gestão de Documentos - Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos :
Manual de Elaboração.
90
Em alguns casos os formulários de coleta de dados, relacionados nos apêndices da versão do Arquivo Nacional da Austrália, não se
adaptaram à realidade das secretarias de Estado de Minas Gerais, ao contexto do projeto de elaboração dos instrumentos de gestão e, por este
motivo, foram adaptados para facilitar o seu uso.
143
A situação 2 sinaliza que esse anexo possui um conjunto de três formulários
com o mesmo título (Formulário de Identificação de Fontes), mas com o
acréscimo do subtítulo que identifica o tipo de fonte específico para o qual será
utilizado. O número que aparece entre parênteses (1,2,3) corresponde à
identificação específica do nome de cada formulário, como se segue:
Anexo 4(1)(o) -
Formulário de Identificação de Fontes - Leis e Decretos
Anexo 4(2)(o) -
Formulário de Identificação de Fontes - Normas específicas e Regulamentos
Anexo 4(3)(o) -
Formulário de Identificação de Fontes - Outras Fontes Incluindo Entrevistas
Figura 8 - Situação 2 para Identificação dos Formulários da Metodologia DIRKS Anexo 4
Fonte: elaborado pela autora
A situação 3 apresenta um conjunto de quatro formulários com nomes
diferentes, mas que são apresentados, originalmente, juntos no mesmo anexo.
Entretanto, observou-se que apenas três deles são oriundos da Metodologia
original (anexo 7a, 7b e 7d). O Anexo 7c, tal como apresentado, não existe
como um instrumento formal oriundo do Manual DIRKS. Entretanto, o Manual
sugere que seja feito um levantamento do fluxo dos documentos e apresenta o
modelo de um diagrama para a sua realização. Dessa forma, como a tarefa é
complementar ao levantamento de atividades, optou-se por desenhar um
formulário mais simples para coletar as informações. Este formulário foi
identificado como Anexo 7(c)(p).
Anexo 7(a)(p) -
Formulário Levantamento de Função
Anexo 7(b)(p) -
Tabela 1 – Análise de atividades
Anexo 7(c)(p) -
Análise da atividade - Fluxo da Transação
Anexo 7(d)(p) -
Tabela 2 – Identificação de Requisitos de Arquivamento
Tipo de fonte
144
Figura 9 - Situação 3 para Identificação dos Formulários da Metodologia DIRKS Anexo 7
Fonte: elaborado pela autora
Observou-se que em muitos dos formulários do Manual DIRKS a explicação de
preenchimento, na versão original vem junto a cada campo, enquanto que na
versão adaptada foi elaborado um quadro à parte com a instrução de
preenchimento. Todos estes instrumentos estão anexados neste trabalho, isto
é, cada formulário foi apresentado em sua versão original e na sequência a
versão utilizada no Projeto de Elaboração dos Instrumentos de Gestão.
145
QUADRO 6 - Instrumentos de Coleta de Dados Metodologia DIRKS Versão Original e Versão Usada pelo APM: Passo A
Passo A – Investigação Preliminar
Metodologia DIRKS original
Anexo
Instrumento usado pelo APM
Situação
Anexo
Appendix 1 – Guide To Documentary Sources
----
Guia para Fontes Documentais
Traduzido do original
Anexo 1
Appendix 2 – Guide To Interviews
----
Guia de entrevistas
Traduzido do original
Anexo 2
Appendix 3 – Interview Questions
----
Sugestões de questões para entrevista
Traduzido do original
Anexo 3
Appendix 4 Source Identification Forms
Formulários de Identificação de fontes
separados em 3 tipos;
1) Source identification form – Acts of Par-
liament
91
Anexo 4 (1)( o)
1) Identificação de fontes - Leis e
decretos;
1) Traduzido do original
com alterações no título
1) Anexo 4(1)(p)
2) Source identification form – Statutory
Regulations
Anexo 4 (2)(oi)
2) Identificação de fontes - normas
específicas e regulamentos;
2) Traduzido do original
com alterações no título
2) Anexo 4(2) (p)
3) Source identification form – Other sources
include interviews
Anexo 4 (3) (o)
3) Identificação de fontes - outras
fontes incluindo entrevistas
3) Traduzido do original
3) Anexo 4(3) (p)
Appendix 5 –Organization Context Document
Anexo 5 (o)
Levantamento do Contexto organizacional
Traduzido do original
Anexo 5(p)
Fonte: Elaborado pela autora
91
O título desse formulário foi alterado porque o Brasil não dispõe de ato legal com o nome de Atos do Parlamento
146
QUADRO 7 - Instrumentos de Coleta de Dados Metodologia DIRKS Versão Original e Versão Usada pelo APM: Passo B
Passo B – Análise da Atividade de negócio
Metodologia DIRKS original
Anexo
Instrumento usado pelo APM
Situação
Anexo
Appendix 7 – Function Source Document
Anexo 7(a) (o)
Formulário Levantamento de Função
Formulário adaptado
Anexo 7(a) (p)
Table 1 - Analysis of Business
Activity
Anexo 7(b)(o)
Tabela 1 – Análise de atividades
Formulário adaptado
Anexo 7(b)(p)
Analysis of Business Activity
Anexo 7(c)(o)
Análise da atividade - Fluxo da transação
Formulário adaptado
Anexo 7(c) (p)
Fonte: Elaborado pela autora
QUADRO 8 - Instrumentos de Ccoleta de Dados Metodologia DIRKS Versão Original e Versão Uusada pelo APM Passo C
Passo C – Identificação de Requisito de Arquivamento
Metodologia DIRKS original
Anexo
Instrumento usado pelo APM
Situação
Anexo
Table 2 Complete Step C –
Identification Of
Recordkeeping Requirements
Anexo 7(d)(o)
Tabela 2 – Identificação de Requisitos
de Arquivamento
Formulário adaptado
Anexo 7(d)(p)
Fonte: Elaborado pela autora
147
3.3 Os Instrumentos de Coleta de Dados Usados na Pesquisa
Operacionalmente, nesta tese, consideram-se como entidades os diversos
campos que compõem os formulários, identificadas como elementos
constitutivos do domínio organizacional. O levantamento dessas entidades do
domínio foi feito nos oito (8) formulários utilizados na implementação dos 3
primeiros passos da Metodologia DIRKS. Os instrumentos analisados
compreendem: quatro (04) formulários do Passo A, três (03) formulários do
Passo B e um (01) do Passo C, conforme detalhado a seguir e apresentado no
QUADRO 8, que também relaciona o original correspondente ao manual da
Metodologia DIRKS.
Passo A - Anexo 4(1)(p), Anexo 4(2)(p) e Anexo 4(3)(p).
Identificação de Fontes: compreende três formulários para coletar os
dados sobre as fontes de informação da organização; Anexo 5
92
,
Contexto Organizacional: foi utilizado para fazer o levantamento de
dados sobre a organização e seu contexto administrativo, a sua
estrutura legal de criação, o contexto de negócios e aspectos sobre
as práticas da organização para a gestão de documentos. Esses
formulários possibilitam o entendimento do ambiente de negócio, o
contexto regulatório e social e fornecem os elementos para o
estabelecimento da garantia da literatura;
Passo B - Anexo 7(a)(p): Levantamento de Funções; Anexo 7(b)(p):
Tabela 1 - Análise de Atividades; formulário complementar que
registrou o fluxo simplificado de todas as transações, identificado,
nesse estudo, como Anexo 7(c)(p). Esse formulário registra as
92
O Apêndice 6 do Manual DIRKS ( Appendix 6 . Practical advice for using Keyword AAA terms)
não foi utilizado por não ser aplicável ao projeto
de elaboração dos instrumentos de gestão de documentos e ao estudo desta tese
148
ações para implementar cada transação, bem como os documentos
gerados e recebidos. Essa etapa permitiu a identificação das
funções, atividades e dos processos de negócios de cada Secretaria
de Estado;
Passo C - Anexo 7(d)(p): Tabela 2: Identificação de Requisitos de
Arquivamento - formulário usado para registrar os requisitos de
arquivamento de cada transação, prazos de guarda, destinação final
e as respectivas justificativas para cada fase de arquivamento.
É importante ressaltar que os elementos analisados nessa pesquisa foram
levantados dos formulários, em sua fase anterior à coleta dos dados. Isto é,
foram levantadas as entidades enunciadas nos títulos das questões ou dos
campos presentes em cada formulário. Com o objetivo de esclarecer sobre o
conteúdo de cada questão ou campo foi consultado, também, um exemplar dos
formulários preenchidos com os dados da Secretaria de Cultura, visando à
identificação das respostas às questões de cada formulário, e para se fazer as
adaptações necessárias no arranjo de cada campo, em conformidade com o
conteúdo coletado.
149
QUADRO 9 - Instrumentos de Coleta de Dados Usados Para Análise Nesta Tese
Formulário
Etapa da metodologia
Correspondente no DIRKS
Anexo
1) Formulário de Identificação de Fontes –
Leis e Decretos
Appendix 4
1. Source identification form – Acts of
parliament
Anexo 4(1)(p)
2) Formulário de Identificação de Fontes-
Normas Específicas – Regulamentos
Passo A
Appendix 4
2.Source identification form –Statutory
regulations
Anexo 4(2)(p)
3) Formulário de Identificação de Fontes –
Outras Fontes Incluindo Entrevistas
Appendix 4
3.Source identification form – Others source
Anexo 4(3)(p)
4) Levantamento do Contexto
Organizacional
Passo A
Appendix 5 Organizational context document
Anexo 5(p)
5) Formulário de Levantamento de Função
Passo B
Appendix 7 - Function source document
Anexo 7 (a)(p)
6) Tabela 1: Análise de Atividades (
Passo B
Appendix 7 Table 2 - Identification
recordkeeping requirements
Anexo 7(b)(p)
7) Análise de atividade - Fluxo da
Transação
Passo B
Analysis of Business Activity Function source
document
Anexo 7 (c)(p)
8) Tabela 2 - Identificação de Requisitos
de Arquivamento
Passo C
Appendix 7 – Table 2 - Identification of
recordkeeping requirements
Anexo 7(d)(p)
Fonte: Elaborado pela autora
150
3.4 Natureza da Pesquisa
Após a explicação da origem e da caracterização dos instrumentos analisados
nesta tese, com vistas à modelagem do domínio organizacional, seguem-se
informações sobre a caracterização da natureza da presente pesquisa e seus
procedimentos metodológicos.
Considera-se o presente trabalho uma pesquisa exploratória das entidades
constantes dos formulários de uma fonte credenciada internacionalmente,
visando-se à análise e estruturação de um domínio organizacional padrão, para
aplicação na gestão arquivística. A pesquisa exploratória caracteriza-se por
apresentar ―uma visão geral, de tipo aproximativo, acerca de um determinado
fato‖ Gil (1999, p.43). De acordo com Gil (1999) este tipo de pesquisa
compreende o levantamento bibliográfico, entrevistas com pessoas que tiveram
(ou têm) experiências práticas com o problema pesquisado e análise de
exemplos que estimulem a compreensão. Possui, ainda, a finalidade básica de
desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias para a formulação de
abordagens posteriores.
O método usado nesta pesquisa foi o analítico-sintético visando os elementos
do universo empírico e usando categorias que foram criadas a partir da
proposta categorial de Ranganathan
93
.
Os estudos de Ranganathan sempre exerceram grande influência na ciência da
informação, devido ao desenvolvimento contínuo de estudos da sua teoria de
classificação facetada e a geração de novos conhecimentos a partir dessa
teoria. Segundo Ranganathan, há no universo de assuntos cinco idéias
93
Shiyali Ramamrita Ranganathan nasceu em 12 de agosto de 1892 em Shiyali na Índia. Ranganathan matemático de formação começou a
trabalhar na biblioteca de Universidade Católica de Madras e exerceu forte influência na biblioteconomia, a partir da criação do primeiro esquema
de classificação facetada.
151
fundamentais que são usadas para a divisão desse universo. Essas idéias são
denominadas categorias fundamentais.
Ranganathan propôs o uso de facetas, categorias desenvolvidas de acordo
com a natureza dos conceitos, para a representação do assunto (Artêncio,
2007, p.69). As categorias fundamentais de Ranganathan são conhecidas
pelas iniciais PMEST, a saber: Personalidade, Matéria, Energia, Espaço e
Tempo. Essas categorias podem ser entendidas da seguinte forma:
Personalidade - reúne as características relativas às coisas substantivas;
Matéria - elemento material, união de propriedade e matéria-prima, é vista
como a manifestação de materiais em geral; Energia - pode ser entendida
como uma ação de uma espécie ou outra, ocorrendo entre todas as entidades
inanimadas, animadas, conceituais e até intuitivas, como, por exemplo, através
das seguintes facetas: problema, método, processo, operação, técnica;
Espaço - a categoria espaço é também definida com seu significado usual,
apresentando como suas manifestações a superfície da terra, seu espaço
interior e exterior, por exemplo: continentes, países, estados e idéias isoladas;
(DICIONÁRIO, 2008); Tempo - medida de duração dos fenômenos. Duração
limitada; momento fixado. Compreende idéias isoladas de tempo comum.
(DICIONÁRIO, 2008).
Neste trabalho, foram consideradas todas as categorias fundamentais de
Ranganathan, representadas pelas iniciais PMEST, citadas anteriormente, com
exceção da categoria Matéria, que durante o processo de categorização não foi
aplicável ao domínio organizacional a ser modelado.
De acordo com Campos & Gomes (2003), o termo categoria fundamental é
usado por Ranganathan para representar idéias fundamentais que permitem
recortar um universo de conhecimento em classes bastante abrangentes. As
categorias fundamentais funcionam como o primeiro corte classificatório
estabelecido dentro de um universo de conhecimento. Por outro lado, são elas
152
que fornecem a visão de conjunto dos agrupamentos que ocorrem na estrutura,
possibilitando, assim, o entendimento global da área. Campos & Gomes (2003,
p. 160)
Categorias são classes que resultam da divisão do universo de conhecimentos,
de acordo com as características intrínsecas ou fundamentais de cada conceito
(Cavalcanti
94
, 1978) citado por Lara. De acordo com Mills (1973)
95
, citado por
Piedade (1977), categoria é um ―conceito de alta generalização e de alta
aplicação, que pode ser usado para reunir outros conceitos‘‖. Piedade (1977,
p.12), também afirma que categorias são as grandes classes, os grandes tipos
de fenômenos presentes no conhecimento geral ou numa de suas partes.
Além das categorias fundamentais, foram identificadas durante o processo de
categorização, as categorias específicas, as subcategorias e a divisão de
subcategorias. As categorias específicas, nesta tese, compreendem as novas
características classificatórias identificáveis a partir das respectivas categorias
fundamentais e que assim se apresentam:
QUADRO 9 - Categorias Específicas da Categoria Fundamental do Sistema Categorial
94
Cavalcanti, C.R. Indexação & tesauro: metodologia & técnicas. Brasília: Associação de Bibliotecários do Distrito Federal, 1978.
95
MILLS, Jack. A modern outline of library classification. London: Chapman and Hall, 1973. 196 p
153
Categorias Específicas da categoria Fundamental: 1 PERSONALIDADE
1.1Organização
1.2 Instrumentos de Apoio
1.3 Fonte de informação
1.4 Ato Normativo
1.5 Projetos, Programas
Categorias Específicas da categoria Fundamental: 2 ENERGIA
2.1 Função
2.2 Atividade
2.3 Transação
2.4 Processo
Categorias Específicas da categoria Fundamental: 3 ESPAÇO
3.1 Endereço da Unidade
3.2 Telefone
3.3 Endereço Eletrônico
3.4 Endereço do Site
Categorias Específicas da categoria Fundamental: 4 TEMPO
4.1 Ciclo de Vida
4.2 Data do Ato Normativol
4.3 Data do Evento
Fonte: Elaborado pela autora
Subcategorias, nesta tese, se referem às divisões das categorias específicas,
a partir do agrupamento de características comuns das entidades dos
formulários da Metodologia DIRKS. São elas:
154
QUADRO 10 - Subcategorias das Categorias Específicas do Sistema Categorial
Categoria Específica
Subcategorias
1.1 Organização
1.1.1 Estrutura organizacional
1.1.2 Nome da unidade administativa
1.1.3 Relacionamento administrativo
1.1.4 Característica e história
1.1.5 Competência
1.1.6 Stakeholder
1.1.7 Pessoas
1.1.8 Produto e serviço
1.2 Instrumentos de Apoio
1.2.1 Padrões da organização
1.2.2 Requisitos de arquivamento
1.2.3 Controle interno
1.2.4 Tecnologia usada na organização
1.3 Fonte de informação
1.3.1 Documentos do processo/dosssiê
1.3.2 Fonte de informação legislação
1.3.3 Fonte de informação bibliográfica
1.3.4 Fonte de informação Pessoa
1.4 Ato Normativo
1.4.1 Tipo
1.4.2 Parte
1.4.3 Finalidade
1.4.4 Alterações
1.5 Projetos, Programas
1.5.1 Programas
1.5.2 Projeto terceirizado
2.1 Função
2.1.1 Elemento de identificação
2.2 Atividade
2.2.1 Elemento de identificação
2.2.2 Regulada e impactada pela legislação
2.3 Transação
2.3.1 Elemento de Identificação
2.3.2 Fluxo da transação
2.3.3 Risco
2.4 Processo
2.4.1 Estratégia
2.4.2 Gestão de documentos
2.4.3 Terceirização
3.1 Endereço da Unidade
3.1.1Endereço da Unidade
3.2 Telefone
3.2.1 Nº Telefone
3.3 Endereço Eletrônico
3.3.1 Endereço Eletrônico
4.1 Ciclo de Vida
4.1.1 Fase de Arquivamento
4.1.2 Prazo
4.2 Data do Ato Normativo
4.1.2 Prazo
4.3 Data do Evento
4.3.1 Data do Evento
Fonte: Elaborado pela autora
155
Divisão de subcategoria, nesta tese, compreende o novo agrupamento das
entidades com características comuns, a partir da divisão das subcategorias.
Apenas algumas subcategorias possuem divisão, conforme indicado no
QUADRO 11, apresentado em seguida:
QUADRO 11 - Divisão de Subcategorias do Sistema Categorial
Subcategorias
Divisão de Subcategorias
1.1.7 Pessoas
Entrevistado
Autoridade
1.2.2 Requisitos de
arquivamento
Justificativas
Tipos
Localização do requisito
2.2.1 Elemento de identificação
Nome da atividade
Nota explicativa
Número de referência
Fonte: Elaborado pela autora
A FIG.10, mostra uma visão geral do sistema categorial e sua formatação em
categorias fundamentais, em primeiro lugar, seguida das categorias
específicas, das subcategorias e da divisão das subcategorias. Cada um
desses níveis foi agrupado a partir da análise dos elementos dos campos dos
formulários dos Passos A, B e C da Metodologia DIRKS.
156
Figura 10 - Representação do Sistema Categorial Proposto para o Domínio
Organizacional
Fonte: elaborado pela autora
O método usado para a análise das entidades foi o de análise de conteúdo ou
de assuntos, visando à composição de um sistema representativo de um
domínio organizacional. A busca pelo sentido das mensagens é assinalada por
Bardin (2002) A autora define análise de conteúdo como “um conjunto de
técnicas de análise das comunicações que utiliza procedimentos sistemáticos e
objetivos de descrição do conteúdo e que permitam a inferência de
conhecimentos relativos às condições de produção/recepção das mensagens‖.
Bardin (2002, p. 38). De acordo com Berelson
96
, 1971 citado por Cunha (1983,
p. 247), a análise de conteúdo é uma "técnica de pesquisa que visa à descrição
objetiva, sistemática e quantitativa do conteúdo manifesto da comunicação‖.
Nesta pesquisa, a análise de conteúdo foi aplicada para a análise dos campos,
aqui denominados de entidades, dos oito (8) formulários correspondentes aos 3
Passos da Metodologia DIRKS, já apresentados anteriormente.
96
BERELSON, B. Content analysis in communication research. New York, Hafner, 1971, p. 2.
Divisão de subcategorias
157
Observou-se que o processo de pensar o domínio organizacional para extrair
as categorias, as subcategorias e a divisão de subcategorias, em um dado
momento, exigiu a ajuda de fontes de informação específicas da área e outras
gerais, do tipo dicionários da língua portuguesa. Seguem as definições que
auxiliaram o processo de análise e categorização dos elementos extraídos dos
campos dos formulários. A consulta às fontes de informações, em busca de
subsídios da literatura para dar suporte ao processo de estruturação de um
domínio organizacional é preconizada pela garantia da literatura e representa,
também, um caminho facilitador para a adequação da escolha da melhor
categoria para representar os elementos dos campos dos formulários. A busca
pela definição ocorreu somente para aquelas palavras que, durante a análise
dos elementos dos campos, geraram dúvidas no seu entendimento e, nesse
caso, optou-se por recorrer às fontes de informação.
Os termos/conceitos definidos para a presente pesquisa, listados a seguir,
estão organizados em ordem alfabética, seguidos de sua definição e das fontes
de onde foram extraídos:
Atividade: é o conjunto de tarefas necessárias à realização do trabalho
atribuído às unidades organizacionais e aos cargos e funções da empresa
(OLIVEIRA, 2005, p.484). São as maiores tarefas realizadas por uma
organização para levar a cabo cada uma de suas funções. (MINAS GERAIS,
2007, p.92).
Atribuição: são os poderes, as competências atribuídas a alguém.
(FERREIRA, 1986)
Atos Normativos: são os atos de cumprimento obrigatório, sendo
manifestação de vontade de autoridades supremas e devendo ser acatados
pelos subordinados. Emanam do Poder Legislativo ou de autoridades
administrativas. Incluem: leis, decretos-lei, decretos, estatutos, regimentos,
158
regulamentos, resoluções, portarias, instruções normativas, ordens de serviço,
decisões, acórdãos e despachos, quando decisórios. (BELLOTTO, 2004, p.49)
Autoridade: é o direito para fazer alguma coisa. Ela pode ser o direito de
tomar decisões, de dar ordens e requerer obediência, ou simplesmente o
direito de desempenhar um trabalho que foi designado. (Jucius & Schelender,
1968
97
, p.234 citado por Oliveira, 2005, p.94).
Cargo: é aquele instituído na organização funcional do Governo, com
atribuições e responsabilidades específicas, e que deve ser ocupado por
funcionário público na forma estabelecida na lei. (HOUAISS, 2001, p. 626)
Competência: é a aptidão de uma autoridade pública de efetuar determinado
ato. Poder detido por um indivíduo, em razão de seu cargo ou função, de
praticar atos próprios desse ou dessa natureza.
Contexto: é o ambiente em que ocorre a ação registrada no documento. Na
análise do contexto de um documento arquivístico o foco deixa de ser o
documento em si e passa a abranger toda a estrutura que o envolve, ou seja,
seu contexto documental, jurídico-administrativo, de procedimentos, de
proveniência e tecnológico. (CONARQ, 2009)
Data: é a indicação do dia, do mês e do ano; época, tempo em geral;
Destinação: é a decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento
dos documentos para a guarda permanente ou para eliminação. (CONARQ,
2009, p.12)
Eliminação: é a destruição de documentos que, na avaliação, foram
considerados sem valor para a guarda permanente (ARQUIVO NACIONAL,
2005, p.81).
97
JUCIUS, Michael J.; SCHLENDER, William E. Introdução à Administração: - Elementos de Ação Administrativa. São Paulo,: Atlas, 1968.
159
Fase: refere-se à cada uma das mudanças, dos aspectos sucessivos, de um
fenômeno em evolução;
Função: é a maior porção dentro da missão (ou negócio) de uma organização.
As funções representam as maiores ações geridas pela instituição para a
consecução de suas metas. (MINAS GERAIS, 2007, p. 31);
Guarda permanente: ocorre quando as informações contidas no documento
são consideradas importantes para fins de prova, informação e pesquisa.
Operação: é a parte indivisível da execução de uma tarefa, podendo ser
executada manualmente ou por intermédio de instrumentos, ferramentas,
máquinas, etc. (OLIVEIRA, 2005. p. 486).
Organização: é a entidade que serve à realização de interesse social, político,
administrativo. (HOUAISS, 2001, p. 2079).
Processo: é a seqüência contínua de fatos que apresentam certa unidade, ou
que se reproduzem com certa regularidade; conjunto de atos por que se realiza
uma operação qualquer.
(http://www.dicionariodoaurelio.com/dicionario.php?P=Processo)
Período: é o espaço de tempo, época, fase; (Dicionário on-line de português,
2009);
Prazo: Época, relativamente a certas circunstâncias para exprimir relação de
tempo (passado, presente, futuro) ; Espaço de tempo dentro do qual se deve
fazer alguma coisa; tempo fixo e determinado (HOUAISS, 2001).
Prazo de Guarda: é o prazo, definido na Tabela de Temporalidade, que
estipula o período de arquivamento dos documentos nas fases corrente e
intermediária, ao fim do qual a destinação é efetivada. (MINAS GERAIS, 2007,
p.96)
160
Programas e projetos: é a tradução operacional das políticas sociais. Um
projeto envolve ações concretas a serem desenvolvidas em um horizonte de
tempo e espaço determinados, restritas pelos recursos disponíveis para tal. Os
programas, em geral, envolvem horizontes de tempo mais longos que os
projetos. (Cepal, 1995
98
, citado por COUTINHO; MACEDO-SOARES; SILVA,
2006).
Requisitos de arquivamento: os requisitos de arquivamento podem ser
estabelecidos, explicitamente, em leis, regulamentos e outros instrumentos de
autoridade, ou implícitos no ambiente no qual a organização opera. Eles se
referem às necessidades específicas de evidências. Há três tipos principais de
requisitos de arquivamento: requisitos regimentais (ou accountability ou
legislativo); requisitos de negócios (ou operacional); e requisitos provenientes
das expectativas da comunidade. (MINAS GERAIS, 2007, p. 32);
Risco
99
: ―pode ser definido como a combinação de probabilidade de um
acontecimento e das suas conseqüências‖. É importante observar que o risco
possui característica tanto negativa quanto positiva. Portanto, cabem
avaliações de risco diferentes em relação ao modo pelo qual afetarão os
negócios das organizações. A perspectiva adotada possui grande influência na
aceitação, repúdio e transferência do risco. (MINAS GERAIS, 2007, p.92);
Stakeholder: Em Português, ―parte interessada ou interveniente‖, refere-se a
todos os envolvidos em um processo, por exemplo: clientes, colaboradores,
investidores, fornecedores, comunidade, etc. O termo ―stakeholders‖ foi criado
para designar todas as pessoas, instituições ou empresas que, de alguma
maneira, são influenciadas pelas ações de uma organização. (MINAS GERAIS,
2007, p.97);
98
CEPAL (COMISSÃO ECONÔMICA PARA AMÉRICA LATINA E CARIBE). Manual de formulação e avaliação de projetos sociais. Cepal, 1995
99
O risco é parte do Plano de Gestão de Risco (PGR). A Gestão de Risco é regulada por uma norma específica, a ISO Guide 73.
161
Stakeholders externos: são aqueles que participam do trabalho da
organização, exemplo: cidadãos, empresas ou demais órgãos públicos,
revelados por meio da análise das atividades e das transações. Além dos
stakeholders externos, partes específicas da organização podem ter interesse
nas funções. Estes stakeholders internos também devem ser identificados.
Eles incluem aquelas áreas responsáveis pela condução das funções e
atividades, mais podem incluir outras áreas. (MINAS GERAIS, 2007, p., 24).
Terceirização: é o ato de transferir para os outros, os terceiros, a execução de
atividades, quer podem ser produtos e/ou serviços que, de alguma forma, não
façam parte da finalidade da empresa. (MATHEUS, 2000)
Transação: são as menores porções dentro da missão de uma instituição. Elas
fornecem as bases para a identificação, em detalhes, dos documentos que são
produzidos em conseqüência da consecução da missão do órgão. (MINAS
GERAIS, 2007, p.97)
162
3.5 Descrição das Etapas da Pesquisa
Para responder às perguntas, propostas no Capítulo 1, e coletar os possíveis
elementos para a análise do domínio organizacional, foi construída a
metodologia que consta de 12 (doze) etapas, descritas a seguir:
Etapa 1:
Organização do material empírico: essa atividade se consistiu na reunião de
todos os instrumentos recomendados pelo Manual DIRKS e o manual do APM,
com o objetivo de verificar a correspondência entre esses e a ocorrência de
alterações feitas para adaptá-los à realidade arquivística das instituições
públicas do Estado de Minas Gerais.
Etapa 2:
Análise dos campos dos formulários: em primeiro lugar, os formulários
foram analisados para identificar os campos e para a sua compreensão. Para
exemplificar, a FIG.11 apresenta apenas as duas primeiras questões do
formulário Anexo 5(p), na versão usada para a coleta dos dados.
163
Anexo 5 (p) Levantamento do Contexto Organizacional
1. Quem é o responsável pela gestão deste projeto na organização?
Identificando a organização e seu contexto administrativo:
2. Qual é o nome da organização?
Figura 11 - Excerto do Formulário Anexo 5(p) Mostrando as 2 Primeiras Questões
Fonte: Elaborado pela autora
As questões, e/ou campos dos formulários, foram analisadas, separadas e
reorganizadas como indicado na FIG.12.
100
Nome, sigla , Contato(e-mail,tel) são campos do formulário Anexo 5(p). A instrução de preenchimento está junto ao referido anexo neste
trabalho
101
Nome, Sigla, Número de Fonte são campos do formulário Anexo 5(p). A instrução de preenchimento está junto ao referido anexo neste
trabalho
Nome
Cargo ou Função
Contato(e-
mail,tel)
100
Nome
Sigla
Número de Fonte
101
164
Figura 12 - Nova Organização dos Campos do formulário Anexo 5(p)
Fonte: Elaborado pela autora
Etapa 3:
Complementação dos campos dos formulários (FIG. 13): em seguida, foi
feita quando necessária, a complementação das denominações dos elementos
(campos) para evitar que esses perdessem o seu vínculo com o formulário
original. Ver um excerto do produto dessa atividade tal como está disponível no
Apêndice 2. Os elementos sublinhados neste campo foram complementados.
Responsável pelo projeto
Nome do responsável pelo projeto
Presidente da CPAD
Gerente de projeto
Cargo do responsável pelo projeto
Presidente da CPAD
Gerente de projeto
Contato responsável pelo projeto
Presidente da CPAD
Gerente de projeto
Separação e reorganização dos elementos
do formulários
165
Figura 13 - Complementação dos Campos do formulário Anexo 5(p)
Fonte: elaborado pela autora
Etapa 4:
Codificação das entidades dos formulários: nessa fase, a numeração foi
refeita. A codificação contém o número de identificação do apêndice, o número
da questão ou item do formulário e o detalhamento do campo identificado com
um número decimal. Esse código foi usado para identificar a entidade na nova
estrutura e para manter a ligação com o número do apêndice original com a
sua classe mais geral, conforme mostrado a seguir na FIG.14. O apêndice 3
contém um excerto do produto dessa etapa.
Responsável pelo projeto
Nome do responsável pelo projeto
Nome do Presidente da CPAD
Nome do Gerente responsável pelo projeto
Cargo do responsável pelo projeto
cargo do presidente da CPAD
cargo do Gerente responsavel pelo projeto
Contato responsável pelo projeto
telefone do Presidente da CPAD
telefone do Gerente do projeto
e-mail do Presidente da CPAD
e-mail do Gerente do projeto
Os elementos sublinhados neste campo foram complementados
166
Figura 14 - Codificação das Entidades do Formulário Anexo 5(p)
Fonte: elaborado pela autora
Etapa 5:
Reunião alfabética das entidades: Nesta fase as entidades já foram
complementadas com informações, codificadas como já indicado. A seguir
todos os campos constantes dos formulários foram reunidos em uma única
listagem. Após essa atividade os campos foram organizados em ordem
alfabética, como indicado na FIG.15. O código da entidade foi transferido para
o final de cada denominação do campo para manter a sua identificação com o
formulário original; O apêndice 4 mostra um excerto dessa etapa.
5.1Responsável pela gestão do projeto
5.1.1 Nome do responsável pela gestão do
projeto
5.1.1.1 Nome do Presidente da CPAD
5.1.1.2 Nome do Gerente de projeto
5.1.2 Cargo do responsável pela gestão do
projeto
5.1.2.1 Nome do cargo do presidente da
CPAD
5.1.2.2 Nome do cargo do gerente de
projeto
5.1.3 Contato responsável pela gestão do
projeto
5.1.3.1 Telefone do presidente da CPAD
5.1.3.2 E-mail do presidente da CPAD
5.1.3.3 Telefone do Gerente de projeto
5.1.3.4 E-mail do Gerente de projeto
N.º do 1º campo da 1ª
questão do formulário
N.º do 1º campo da 1ª
questão do formulário
N.º do formulário levantamento de contexto organizacional
N.º da 1ª questão do formulário levantamento de
contexto organizaqcional
167
Figura 15 - Reunião Alfabética das Entidades do Formulário Anexo 5(p)
Fonte: Elaborado pela autora
Etapa 6:
Identificação das Categorias Fundamentais: a lista alfabética das entidades
dos campos de cada formulário foi analisada e classificada segundo as
categorias fundamentais de Ranganathan: PMEST
102
, cuja definição se
encontra na seção 3.4 deste estudo.
Essa parte do trabalho mostra, em primeiro lugar, as entidades que fazem
parte do universo denominado Categorias Fundamentais. As letras
correspondentes às categorias (P Personalidade, E Energia, S Espaço e T
Tempo) foram colocadas no início de cada denominação do campo, na
listagem alfabética das entidades. O código de identificação da entidade
(campo) foi mantido para facilitar o retorno às origens, quando necessário para
esclarecer possíveis dúvidas. (FIG.16).
102
As categorias PMEST de Ranganathan são Personalides, Matéria, Energia, Espaço e Tempo
Ato legal administrado pela organização 5.9.1
Ato legal da criação da organização 5.8.1
....
Características da organização (L) 5.4.1
Características que definem organização 5.4
Fontes de informação sobre os prazos de guarda 7a.3
.....
Termo da função da organização 7a.1.3
Unidades administrativas responsáveis pela função 7a.2
Código da entidade
Entidades em ordem alfabética
168
Figura 16 - Identificação das Categorias Fundamentais
Fonte: Elaborado pela autora
Etapa 7:
Agrupamento das entidades para formação das categorias fundamentais:
para auxiliar nessa tarefa, foi necessário recorrer à definição de cada categoria
fundamental para se certificar de que o agrupamento foi feito acertadamente.
Dessa forma tornou-se possível separar cada conjunto isoladamente e agrupar
as categorias, conforme indicado na FIG.17. A seguir as categorias
fundamentais foram analisadas e divididas em elementos com características
comuns e que resultaram nas categorias específicas, conforme apresentado no
excerto, produto dessa etapa, e indicado no Apêndice 4.
E Ação necessária para implementar a transação/processo em fluxo de transação
7c.3.2.1
T Ano de publicação da fonte bibliográfica 4(3).5.1
T Ano que a organização recebeu esse nome 5.2.3
E Atividade associada ao litígio 5.14.2
E Atividade da organização 4(3).7
E Atividade da organização 5.13.1
E – letra correspondente às categorias fundamentais ENERGIA e
T - TEMPO
169
Figura 17 - Exemplo de Agrupamento das Entidades para Formação das Categorias
Fundamentais
Fonte: Elaborado pela autora
Etapa 8:
Identificação das categorias específicas: após o agrupamento das
categorias fundamentais, foi feita nova análise para a extração das respectivas
categorias específicas e a formação de um novo agrupamento dos campos dos
formulários DIRKS. Essas categorias foram identificadas com os nomes e as
letras iniciais usadas para facilitar a verificação das entidades. As categorias
específicas, FIG. 18, foram agrupadas, em um quadro separado para cada
categoria fundamental, dividido em colunas que contêm as duas letras iniciais e
a denominação da categoria específica.
Categoria Fundamental: PERSONALIDADE
P Ato Administrativo da criação da organização 5.8.1.2
P Ato legal administrado pela organização 5.9.1
P Ato legal da criação da organização 5.8.1
P Ato legal de revogação do texto legal (1).9.1.1.1
P Ato legal de revogação do texto legal 4(2).10.2.1
P Ato legal que identifica o requisito de arquivamento
4(1).15.
Relação das entidades
identificados com a inicial (P) do
nome da categoria fundamental
Personalidade e no final com o
código de cada entidade
170
Categorias Específicas da Categoria Fundamental (Personalidade)
OG Organização
IA Instrumentos de
Apoio
FC Fonte de informação
AN Ato
Normativo
PP Projetos, Programas
Categorias Específicas da Categoria Fundamental (Energia)
FÇ Função
AV Atividade
TP Transação
PR Processo
Categorias Específicas da Categoria Fundamental (Espaço)
EU Endereço da Unidade
TE Telefone
EE Endereço Eletrônico
ES Endereço do Site
Categorias Específicas da Categoria Fundamental (Tempo)
CV Ciclo de Vida
DAN Data do Ato Normativol
DE Data do Evento
Figura 18 - Categorias Específicas das Categorias Fundamentais: Personalidade,
Energia, Espaço e Tempo
Fonte: Elaborado pela autora
Para facilitar a reunião das categorias específicas, as entidades de cada campo
do formulário foram agrupadas como mostra a FIG. 19 e a seguir identificadas
com o nome apropriado.
Categoria específica: Ato Normativo – AN
Cabeçalho da lei ou decreto 4(1).1
Cabeçalho da norma específica - regulamento 4(2).1
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas onde está registrada a competência da organização; 4(1).10.1
Figura 19 - Exemplo de Agrupamento das Categorias Específicas
Fonte: Elaborado pela autora
A cada etapa da atividade de categorização e subcategorização, as entidades
dos campos dos formulários foram agrupadas, separadamente, para facilitar a
visualização dos elementos de cada categoria específica (FIG. 20). Em
algumas situações, os elementos que definem a categoria específica não
apareceram com clareza no título do campo, nesse caso, foi necessário incluir
Letras iniciaiais para identificar a categorias específica Organização
Exemplo das entidades dos
formulários que se encaixam na
categoria específica Ato Normativo
171
um termo para explicitar a sua identificação. Essa última foi inserida entre
colchetes no final de cada linha, conforme apresentado no exemplo a seguir:
Exemplo: Texto que indica a competência da organização 4(1).10.2 [legislação]
Figura 20 - Categoria Específica: Atos Normativos
Fonte: Elaborada pela autora
AN
P
Texto que indica a competência da organização 4(1).10.2
AN
P
Ato legal que identifica o requisito de arquivamento 4(1).15.2
Categoria específica Atos Normativos
Código do formulário
Categoria fundamental Personalidade
172
Etapa 9:
Formação das subcategorias: nessa etapa, foi feita a análise de cada
entidade dos formulários, procurando reunir aquelas com características
comuns para a formação das novas subcategorias. Após o estudo de cada
categoria fundamental e das respectivas categorias específicas, as
subcategorias foram reunidas em um quadro com o nome sublinhado, em
negrito, e com as respectivas entidades retiradas dos campos dos formulários,
conforme indicado no Apêndice 8. A FIG. 21 ilustra esta etapa.
Categoria: Personalidade
Categoria Específica: Atos Normativos
Subcategorias: Tipo; Parte e Finalidade
Cabeçalho
Cabeçalho da lei ou decreto 4(1).1
Cabeçalho da norma específica - regulamento 4(2).1
Ato legal
Intenção do ato legal (portaria, resolução, instrução normativa) 4(2).11.1
Número da fonte do ato legal que afeta o papel/operações da organização 5.10.4
Ementa
Ementa do ato legal da atividade ligada à função da organização 7b.1.4.4
Revogação do texto legal
Legislação que 4(1).9.1.1
Ato legal de revogação do texto legal 4(2).10.2.1
Legislação
Legislação que afeta o papel/operações da organização 5.10.3
Legislação que regula a terceirização 5.11.2.2
Leis e Decretos
Número da fonte Leis e Decretos 4(1).4
Figura 21 - Formação das Subcategorias
Fonte: elaborada pela autora
Entidade do formulário
Entidade do formulário
173
Os Apêndices 10,11,12 e 13 contém as FIG. 54, 55, 56 e 57 respectivamente
que retratam a visão do sistema categorial antes do processo de inclusão
das entidades dos formulários da Metodologia DIRKS no Protégé. São eles:
Apêndice 10 - Visão geral da Categoria Fundamental 1 PERSONALIDADE,
categorias específicas, subcategorias e divisão de subcategorias - FIG. 54 ;
Apêndice 11 - Visão geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA, categorias
específicas, subcategorias e divisão de subcategorias - FIG.55;
Apêndice 12 - Visão geral da Categoria Fundamental 3 ESPAÇO, respectivas
categorias específicas e subcategorias - FIG. 56;
Apêndice 13 - Visão geral da Categoria Fundamental 4 TEMPO, respectivas
categorias específicas e subcategorias - FIG. 57.
Etapa 10:
Extração do conteúdo das entidades: a denominação de cada entidade ou
campo foi analisada com vistas a extrair o seu conteúdo essencial, usando o
mínimo de palavras possíveis. Ao realizar essa tarefa houve a preocupação em
agrupar as entidades, verificando as características comuns para, na
seqüência, poder nomeá-las adequadamente. Da mesma forma, foram
separadas as palavras não significativas, tais como preposição e artigo,
presentes no nome da entidade, porém tomando o cuidado de que essa
retirada não comprometesse o sentido dos elementos dos campos, conforme
assinalado na FIG. 22.
174
Nome da unidade responsável pela função 7a.2.1
Nome do cargo do gerente de projeto 5.1.2.2
Nome do cargo do presidente da CPAD 5.1.2.1
Figura 22 - Exemplo de Extração do Conteúdo das Entidades
Fonte: Elaborado pela autora
O Apêndice 9 contém um excerto do produto desta etapa.
Etapa 11:
Montagem do sistema categorial: organização das categorias fundamentais,
categorias específicas, subcategorias e divisão de subcategorias com os
respectivos elementos, extraídos dos formulários DIRKS, em um quadro para
facilitar a visualização do sistema categorial.
Etapa 12:
Inclusão das categorias e entidades dos formulários no Protégé: para
demonstrar de forma foma alternativa, por meio de mapas, o sistema categorial
proposto nesta tese, optou-se pela inclusão deste na ferramenta Protégé
3.1.1, apresentado na seção 3.4. Utilizou-se o recurso plugin Jambalaya do
Protégé, que permitiu a visualização da hierarquia dos conceitos da estrutura
do sistema categorial, proposto nesta tese. O software Protégé foi utilizado por
ser uma ferramenta amplamente conhecida pelos profissionais que trabalham
com o desenvolvimento de ontologias e porque facilita a construção de
ontologias de domínio.
As palavras não significartivas retiradas de cada entidade estão sublinhas
175
Para isto foram desenvolvidos, nessa plataforma, os projetos necessários para
a representação de todas as categorias, subcategorias e elementos dos
formulários referentes às classes e subclasses no Protégé.
3.6 Protégé
De acordo com a Universidade de Stanford, uma ontologia descreve os
conceitos e relacionamentos que são importantes em um domínio específico,
fornecendo um vocabulário para esse domínio, bem como uma especificação
computadorizada do significado dos termos utilizados no vocabulário.. Nos
últimos anos, ontologias têm sido adaptadas em muitos negócios e as
comunidades científicas como uma forma de compartilhar e reutilizar o
conhecimento do domínio do processo.
O Protégé é uma ferramenta para criar e gerenciar ontologias, desenvolvido na
linguagem de programação Java. Foi desenvolvido pelo Departamento de
Informática Médica da Escola de Medicina da Universidade de Stanford. É um
sistema utilizado para a aquisição de conhecimento de especialistas de
domínios especializados.
O Protégé é
Um ambiente interativo para projeto de ontologias, de código aberto,
que oferece uma interface gráfica para edição de ontologias e uma
arquitetura para a criação de ferramentas baseadas em conhecimento.
A arquitetura é modulada e permite a inserção de novos recursos (NOY
et al.,
103
(2001) citado por Almeida (2006, p.127)
103
NOY, N. et al. Creating Semantic Web Contents with Protegé-2000 (2001). Available from
Internet:
<http://citeseer.ist.psu.edu/noy01creating.html>
.
176
O Jambalaya é o pluging criado pelo Protégé e utilizado para visualizar
ontologias em diversos formatos como: Tree, SUGYAMA, Treemap, Radial,
dentre outros,
Este capítulo apresentou o detalhamento do objeto empírico desta pesquisa e
os procedimentos metodológicos realizados nesta tese, com a descrição de
cada etapa da pesquisa.
O próximo capítulo discute os resultados obtidos após a análise da construção
do sistema categorial, bem como cada parte desse sistema avaliado do ponto
de vista da gestão de documentos.
177
4 RESULTADOS
Decorrentes dos procedimentos metodológicos estabelecidos, foram
elaboradas diversas representações da criação e aplicação do Sistema
Categorial, resultantes desta pesquisa. A FIG. 23 retrata a organização do
capítulo 4. Os resultados foram agrupados em dois conjuntos contendo: os
resultados operacionais, ou intermediários apresentados na seção 4.1 e 4.2, e
os resultados finais que estão descritos na seção 4.3.
Figura 23 - Visão Geral do Capítulo 4 - Resultados
Fonte: Elaborado pela autora
178
4.1 Sistema categorial do domínio organizacional: etapa operacional
Os resultados operacionais ou intermediários foram reunidos a cada
agrupamento realizado para a identificação de todas as categorias. Optou-se
por manter em separado e disponibilizado em um CD ROM, que foi anexado a
esta tese, todo o material intermediário, devido a grande quantidade de
elementos identificados.
(Apêndice 14). Em anexo foi inserido, apenas, um excerto do produto das
etapas resultantes das análises operacionais experimentadas conforme já
descrito no capítulo 3.
As entidades ou campos propostos para um domínio organizacional, tal como
aparecem nos formulários dos 3 Passos da Metodologia DIRKS, foram nessa
pesquisa, organizadas no sistema apresentado a seguir e compreendem as
categorias fundamentais de Ranganathan, categorias específicas,
subcategorias e divisão das subcategorias.
179
4.2 Apresentação do Sistema Categorial
O sistema categorial, usado nesta tese, será apresentado de duas formas,
conforme descrito a seguir. Em primeiro lugar< o sistema categorial
apresentado de forma parcial, contendo as categorias fundamentais nesta
ordem: Personalidade, Energia, Espaço e Tempo, seguido das categorias
específicas, respectivas subcategorias e divisão de subcategoria que estão
registrados nos QUADROS 12 e 13. Ressalta-se que para a análise dos
elementos dos formulários DIRKS, a categoria Matéria não foi utilizada porque
a mesma não se aplicou ao universo trabalhado.
Em segundo lugar, o Sistema Categorial do Domínio Organizacional, com as
entidades constantes dos formulários da Metodologia DIRKS, que será
apresentado a seguir na seção 4.2.1.
180
QUADRO 12 - Categorias Fundamentais PERSONALIDADE Categorias Específicas, Subcategorias e Divisão de Subcategorias
Categoria Fundamental
Categoria Específica
Subcategorias
Divisão de Subcategoria
1 PERSONALIDADE
1.1 Organização
1.1.1 Estrutura organizacional
------
1.1.2 Nome da unidade administativa
------
1.1.3 Relacionamento administrativo
------
1.1.4 Característica e história
------
1.1.5 Competência
------
1.1.6 Stakeholder
------
1.1.7 Pessoas
Entrevistado
Autoridade
1.1.8 Produto e serviço
------
1.2 Instrumentos de Apoio
1.2.1 Padrões da organização
-------
1.2.2 Requisitos de arquivamento
Justificativas
Tipos
Localização do requisito
1.2.3 Controle interno
-------
1.2.4 Tecnologia usada na organização
-------
1.3 Fonte de informação
1.3.1 Documentos do processo/dosssiê
-------
1.3.2 Fonte de informação legislação
-------
1.3.3 Fonte de informação bibliográfica
-------
1.3.4 Fonte de informação Pessoa
-------
1.4 Ato Normativo
1.4.1 Tipo
-------
1.4.2 Parte
-------
1.4.3 Finalidade
-------
1.4.4 Alterações
-------
1.5 Projetos, Programas
1.5.1 Programas
-------
1.5.2 Projeto terceirizado
-------
Fonte: Elaborado pela autora
181
QUADRO 13 - Categorias Fundamentais ENERGIA, ESPAÇO, TEMPO , Categorias Específicas, Subcategorias e Divisão de Subcategorias
Categoria Fundamental
Categoria Específica
Subcategorias
Divisão de Subcategoria
2 ENERGIA
2.1 Função
2.1.1 Elemento de identificação
------
2.2 Atividade
2.2.1 Elemento de identificação
Nome da atividade
Nota explicativa
Número de referência
2.2.2 Regulada e impactada pela legislação
-------
2.3 Transação
2.3.1 Elemento de Identificação
-------
2.3.2 Fluxo da transação
-------
2.3.3 Risco
-------
2.4 Processo
2.4.1 Estratégia
-------
2.4.2 Gestão de documentos
-------
2.4.3 Terceirização
-------
3 ESPAÇO
3.1 Endereço da Unidade
3.1.1Endereço da Unidade
---------
3.2 Telefone
3.2.1 Nº Telefone
---------
3.3 Endereço Eletrônico
3.3.1 Endereço Eletrônico
---------
3.4 Endereço do Site
3.4.1 Endereço do Site
---------
4 TEMPO
4.1 Ciclo de Vida
4.1.1 Fase de Arquivamento
-------
4.1.2 Prazo
-------
4.1.3 Destinação Final
-------
4.2 Data do Ato Normativol
4.2.1 Data do Ato Normativo
-------
4.3 Data do Evento
4.3.1 Data do Evento
---------
Fonte: Elaborado pela autora
182
4.2.1 Sistema Categorial do Domínio Organizacional e Entidades dos
Formulários da Metodologia DIRKS
Segue-se o sistema categorial criado, apresentando todos os níveis de
categorias e as entidades encontradas nos formulário de coleta de dados da
Metodologia DIRKS
183
1 PERSONALIDADE
1.1 Organização
1.1.1 Estrutura Organizacional
Estrutura da organização 5.6
Subunidade da organização 5.15.1; 4(3).3.2.2.2
Subunidade que terceirizou atividades para outras agências do governo 5.11.1
Unidades administrativas responsáveis pela função 7a.2
Unidades administrativas responsáveis pela transação em requisito de arquivamento
7d.6; 7d.6.1; 7d.6.2
Subunidade da organização cuja legislação afeta o papel/operações da organização
5.10.1
Nome do cargo do gerente de projeto 5.1.2.2
Nome do cargo do presidente da CPAD 5.1.2.1
1.1.2 Nome da Unidade Administrativa
Nome da instituição referente à função da organização 7a.1.1; 7a.2.1
Nome da Organização 5.3.1; 4(1).2; 4(2).2; 4(3).1; 5.2; 5.2.1; 5.7.1; 4(1).2.1;
4(2).2.1; 4(3). 1.1; 5.2.2
Nome da subunidade que a legislação afeta o papel/operações da organização
5.10.1
Unidades administrativas responsáveis pela transação em requisito de
arquivamento 7d.6; 7d.6.1
Subunidade que terceirizou atividades para outras agências do governo 5.11.1
1.1.3 Relacionamento Administrativo
Nome entidade Relacionamento administrativo 5.7.2; 5.7.2.1
Ligação administrativa outra organização 5.7
1.1.4 Característica e História
Características organização 5.4
História da organização 5.5
Características organização 5.4.1
1.1.5 Competência
Competências organização 4(1).10
1.1.6 Stakeholder
stakeholder requisito arquivamento expectativa comunidade 7d.3.3.1
stakeholder requisito arquivamento necessidade do Negócio 7d.3.2.1
stakeholder requisito arquivamento regimental 7d.3.1.1
Stakeholders transação 7b.3
Stakeholder interno da organização 5.15.2.1
Stakeholder externo da organização 5.15.2.2
Stakeholder organização 5.15.2 (?)
natureza Interesse stakeholder 5.15.3
Stakeholder interno transação 7b.3.1
Stakeholder externo transação 7b.3.2
Responsável gestão do projeto 5.1
Stakeholders organização 5.15
184
1.1.7 Pessoa
Entrevistado
entrevistado 4(3).3.2.2.1
identificação de outras fontes/entrevista 4(3).8 pessoa
fonte entrevistada 4(3).3.2.2
entrevistado prazos guarda 7a.3.2.1; 3.2
Autoridade
Presidente da CPAD 5.1.1.1
responsável gestão projeto 5.1.1
Autoridade responsável organização 5.6.1
Gerente de projeto 5.1.1.2
1.1.8 Produto e Serviço
Produto organização 5.13.1.2.1; 5.13.1.2;5.13.1.2.2
1.2 Instrumentos de Apoio
1.2.1 Padrões da Organização
padrão adotado organização 5.12; 5.12.1
Status Voluntário padrão adotado organização 5.12.2.2
Status do padrão adotado organização 5.12.2
Status Administrativo padrão adotado organização 5.12.2.3
Status Obrigatório padrão adotado organização 5.12.2.1
Programas estratégias ou procedimentos conformidade 5.18
1.2.2 Requisitos de Arquivamento
Justificativas
Justificativa eliminação 7d.5.1.1
Justificativa fase corrente 7d.4.1.2
Justificativa fase intermediária 7d.4.2.2
Justificativa guarda permanente 7d.5.2.1
Tipos
Requisito arquivamento Regimental 7d.3.1
Requisito arquivamento expectativa comunidade 7d.3.3
Requisitos arquivamento identificados legislação 4(2).15.1
Tipos Requisitos arquivamento 7d.3; 4(1).15; 4(2).15
Localização do requisito
Ato legal identifica requisito arquivamento 4(1).15.2; 4(2).15.2
Identificação requisitos arquivamento 7d.1
fontes de informação consultadas identificar requisitos de arquivamento
7d.7.1
1.2.3 Controle Interno
Auditorias internas e externas recentes 5.17
Programa gestão risco organização 5.19
modelo de investigação preliminar 4(1).16.1; 4(2).16.1
185
1.2.4 Tecnologia Usada na Organização
Tecnologia usada sistemas corporativos sistemas gestão informação 5.21
fonte tecnologia usada 5.21.3
1.3 Fonte de Informação
1.3.1 Documento do Processo Dossiê
documentos do processo/dossiê 7d.2.1;7d.2
Documento recebido pela ação para implementar a
transação/processo 7c.3.3.1.2
Documento gerado pela ação para implementar a
transação/processo 7c.3.2.1.1
1.3.2 Fonte de Informação Legislação
Fontes de informação requisito de arquivamento 7d.7
Fontes de informação levantamento de contexto organizacional 5.22
fonte ato administrativo criação da organização 5.8.1.2.5
fonte ato legal (R) afeta papel/operações da organização 5.10.4
fonte Leis e Decretos 4(1).4
fonte foco estratégico organização 5.16.2
fonte ato legal administrado pela organização 5.9.1.5
fonte do ato administrativo da criação da organização 5.8.1.2.5
fonte do ato legal administrado pela organização 5.9.1.5
Notas identificação das fontes normas específicas - regulamentos 4(2).16
Nome da fonte referente ao tipo de fonte 4(3).3.2
Dados da referência Fonte de informação prazos de guarda 7a.3.1
1.3.3 Fonte de Informação Bibliográfica
Dados da referência fonte de informação bibliográfica 4(3).3.2.1
Número da fonte Base legal da criação da organização 5.8.1.1.5 documento
Nome da fonte de informação da atividade ligada à função da organização
7b.1.4.1
1.3.4 Fonte de Informação Pessoa
Fontes de informação requisito de arquivamento 7d.7
Fontes de informação utilizadas levantamento contexto organizacional 5.22
Fonte de informação prazos de guarda função da organização 7a.3.1
Questões coletadas durante a entrevista 4(3).6.2
Dados da referência Fonte de informação prazos de guarda 7a.3.1.1
1.4 Atos normativos
1.4.1 Tipo
Ato legal criação organização 5.8.1; 5.8.1.1.1; 5.8.1.2; 5.8
Ato legal administrado pela organização 5.9.1; 5.9.1.1; 5.9
ato administrativo criação organização (R) 5.8.1.2.1
legislação afeta papel organização 5.10.3.1; 5.10; 5.10.3
Ato legal 4(1).1.1;4(2).1.1
Legislação que regula a terceirização 5.11.2.2
texto legal 4(1).5; 4(2).5.1
1.4.2 Parte
186
Cabeçalho
Cabeçalho da lei ou decreto 4(1).1
Cabeçalho da norma específica - regulamento 4(2).1
Capítulo
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas competência da
organização 4(1).10.1
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas registrada a
responsabilidade da organização para executar a legislação4(1).11.1
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas mostra impacto da legislação
operações da organização 4(1).12.1; 4(2).12.1
Ementa
Ementa ato legal atividade ligada 7b.1.4.4
Ementa texto legal 4(1).6; 4(2).6; 4(2).6.1
Ementa ato legal criação da organização 5.8.1.1.4
Ementa ato legal administrado pela organização 5.9.1.4
Ementa ato legal 4(2).1.4
Ementa ato administrativo criação Organização 5.8.1.2.4
Ementa legislação afeta papel organização 5.10.3.4
1.4.3 Finalidade
Propósito ato legal (portaria, resolução, instrução normativa) 4(2).11.1
Propósito norma específica(L) 4(2).11
Texto indica responsabilidade da organização executar legislação 4(1).11.2
Texto mostra impacto legislação operações da organização; 4(1).12.2
Texto indica competência organização 4(1).10.2
1.4.4 Alterações
Revogação texto legal 4(1).9; 4(2).10.2.3; 4(1).9.1.1; 4(2).10; 4(2).10.2;
4(1).9.1.1.1; 4(2).10.2.1
1.5 Projetos e Programas
1.5.1 Programas
Programa gestão risco organização 5.19
Programas estratégias ou procedimentos conformidade 5.18
1.5.2 Projeto Terceirizado
Projeto terceirizado 5.11; 5.11.2.1; 5.11.2
Status projeto terceirizado 5.11.2.3
2 ENERGIA
2.1 Função
2.1.1 Elementos de Identificação
função organização 7a.1 3.1;7c.1.2; 7a.1 3.1; 4(1).14.1; 4(2).14.1
Nota função organização 7a.1.5.1
Número referência função 7c.1.1; 7a.1.4
Nota Escopo função organização 7a.1.5; 4(1).14.2; 4(2).14.2
2.2 Atividade
2.2.1 Elementos de Identificação
Nota explicativa
187
escopo atividade organização 7b.1.3
escopo atividade 7b.1.3
Atividade organização 4(1).13; 4(2).13; 4(3).7; 5.13.1;7c.2.2; 5.6.2.1;
7b.1.1; 5.13.1.1
Atividade finalística impactada risco organização(L) 5.19.3
Número de referência
fonte atividade projeto terceirizado 5.11.2.6
referência atividade 7b.1.2
Nome fonte informação atividade 7b.1.4.1; 7b.1.4; 5.13.2
2.2.2 Regulada e Impactada Pela Legislação
principais atividades legislação regula 4(3).7.1
Efeitos operações da organização (L) 4(1).12
Detalhes operação objeto litígio 5.14; 5.14.1
fonte da operação objeto do litígio 5.14.3
2.3 Transação
2.3.1 Elemento de Identificação
Número referência da transação 7b.2.1b.2.1; 7d.1.1.2
Nome transação/processo 7b.2.2; 7c.3.2; 7d.1.1.1; 7d.1.1;7c.3; 7b.2
2.3.2 Fluxo da Transação
Ação necessária implementar a transação/processo 7c.3.2.1
2.3.3 Risco
Risco da transação 7b.2.3
Atividade finalística impactada risco organização 5.19.3
2.4 Processo
2.4.1 Estratégia
Foco estratégico atual da organização 5.16 [ estratégia]
2.4.2 Terceirização
Terceirização atividade outras agências governo 5.11
2.4.3 Gestão de Documentos
Gestão de documentos organização 5.20
como é feito arquivamento documentos na organização 5.20.1
Uso da tecnologia na organização nos sistemas corporativos e sistemas de
gestão de informação 5.21.2
3 ESPAÇO
3.1 Endereço da Unidade
3.1.1 Endereço da Unidade
Localização da unidade da organização 5.6.2.2
188
3.2 Telefone
3.2.1 Nº Telefone
Telefone presidente CPAD 5.1.3.1 (contato)
Telefone unidade organização 5.6.2.2.3 (contato)
Telefone Gerente projeto 5.1.3.3(contato
3.3 Endereço Eletrônico
3.3.1 Endereço Eletrônico
E-mail unidade organização 5.6.2.2.2
E-mail Gerente projeto 5.1.3.2
3.4 Endereço do Site
3.4.1 Endereço do Site
Endereço do site onde foi localizada ementa texto legal 4(1).7; 4(1).7.1;
4(2).7.1; 4(2).7; 4(3).4; 4(3).4.1
4 TEMPO
4.1 Ciclo de vida
4.1.1 Ciclo de vida
Fase de arquivamento
Fase corrente 7d.4.1
Fase intermediária 7d.4.2
Guarda permanente 7d.5.2
Prazo de guarda
Prazos de guarda 7d.4
Prazo guarda fase corrente 7d.4.1.1
Prazo guarda fase intermediária 7d.4.2.1
Prazo duração projeto terceirizado 5.11.2.4
Destinação final
Destinação Final requisito arquivamento 7d.5
Eliminação requisito arquivamento 7d.5.1
Guarda permanente requisito arquivamento 7d.5.2
4.2 Data do Ato Normativo
4.2.1 Data do ato normativo
Data do ato legal da atividade 7b.1.4.3
Data ato legal criação organização 5.8.1.1.3
189
Data ato legal administrado organização 5.9.1.3
Data ato administrativo criação organização 5.8.1.2.3
Data legislação afeta papel organização 5.10.3.3
Data ato legal 4(1).1.3; 4(2).1.3
Data revogação texto legal 4(1).9.1; 4(2).10.1
4.3 Data do evento
4.3.1 Data do evento
Ano publicação fonte bibliográfica 4(3).5.1; 4(3).5
Ano organização recebeu esse nome 5.2.3
Data compilação formulário 4(3).2; 4(1).3; 4(2).3; 4(1).3.1; 4(3).
2.1; 7a.1.2; 4(1).3
Data realização entrevista 4(3).5.1.2; 7a.3.2.2
Data evento sobre a história organização 5.5.1
Data vigência texto legal 4(1).8; 4(2).8; 4(2).9
190
4.3 Resultados Finais
Estes resultados apresentam o sistema categorial completo, já incluindo todas
as entidades extraídas dos formulários da Metodologia DIRKS, e que
possibilitaram a modelagem de um domínio padrão, objetivo desta tese. O
sistema categorial do domínio organizacional, com todos os seus elementos
está representado na FIG. 24.
Devido à grande quantidade de entidades nas respectivas categorias, optou-se
por fragmentar a estrutura em partes menores para facilitar a visualização e
discussão de cada categoria. As ilustrações de cada parte do sistema
categorial em análise estão apresentadas sempre após as discussões
correspondentes. Segue-se o Sistema Categorial que será analisado nas
seguintes partes:
Seção 4.3.1: Categoria fundamental Personalidade e as categorias específicas
Organização; Instrumentos de Apoio; Fonte de Informação; Ato Normativo e
Programas, Projetos e as respectivas subcategorias e divisão de
subcategorias; Seção 4.3.2: Categoria fundamental Energia e as categorias
específicas Função; Atividade; Transação; Processo e as respectivas
subcategorias e divisão de subcategorias; Seção 4.3.3: Categoria fundamental
Espaço e as categorias específicas Endereço da Unidade; Telefone; Endereço
Eletrônico e Endereço do Site e as respectivas subcategorias e divisão de
subcategorias e Seção 4.3.4: Categoria fundamental Tempo e as categorias
específicas Ciclo de Vida; Data do Ato Normativo e Data do Evento.
191
Figura 24 - Visão Geral doSistema Categorial
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
192
4.3.1 Personalidade
A categoria 1 Personalidade reuniu as entidades dos formulários que
apresentam as características relativas às coisas próprias do domínio
organizacional: 1.1 Organização; 1.2 Instrumentos de Apoio; 1.3
Fonte de informação; 1.4 Ato Normativo e 1.5 Projetos, Programas. Observou-
se que tais elementos são oriundos de vários formulários, ou seja, é possível
identificar as mesmas entidades em formulários diferentes e em mais de uma
etapa da Metodologia DIRKS.
193
Figura 25 Categoria Fundamental 1 PERSONALIDADE, Categorias Específicas, Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
194
4.3.1.1 Organização
A categoria específica 1.1 Organização contém os elementos próprios que
permitem caracterizar a instituição aqui representada por: 1.1.1 Estrutura
organizacional; 1.1.2 Nome da unidade administrativa; 1.1.3 Relacionamento
administrativo; 1.1.4 Característica e história; 1.1.5 Competência; 1.1.6
Stakeholder; 1.1.7 Pessoas e 1.1.8 Produto e serviço. (FIG.26). Outra forma de
visualização desta categoria específica 1.1, ver o Sistema Categorial do
Domínio Organizacional e entidades dos formulários da Metodologia DIRKS na
seção 4.2.1.
195
Figura 26 - Categoria Específica 1.1 ORGANIZAÇÃO, Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: elaborado pela autora no Protégé
196
As entidades dos formulários DIRKS, que apontaram para a categoria
específica Organização, revelam informações relevantes que poderiam ser
associadas ao contexto organizacional tal como apontado por Thomassen
(2006). Para o autor, o contexto organizacional compreende a forma como a
organização é estruturada internamente, os departamentos, bem como os
agentes externos com as quais ela se relaciona e, por fim, a organização como
fatores que causam impacto no contexto arquivístico.
O Projeto InterPARES
104
também destaca esses elementos como necessários
para o estudo de análise contextual, com o objetivo de preservar a integridade
e autenticidade dos registros eletrônicos de valor permanente e, com base
nesse conhecimento, formular modelos de políticas, estratégias e normas
capazes de garantir a sua preservação. Os pressupostos teóricos do Projeto
InterPARES se baseiam na diplomática arquivística contemporânea, também
utilizada em fundamentação para pesquisas sobre documentos digitais
(Rocha, 2009).
O Princípio da Proveniência fundamenta a coleta de dados de todos esses
elementos da organização: relacionamentos administrativos, estrutura
hierárquica, nome da unidade, característica e história da instituição,
competência, stakeholder e pessoas, como elementos fundamentais para a
preservação dos fundos arquivísticos ou a pesquisa para a sua identificação.
104
O InterPARES é um projeto de pesquisa, multi-disciplinar que foi criado em 1999 pela professora Luciana Duranti da Universidade de British Columbia, Canadá. Esse
projeto nasceu da
preocupação com a grande produção de documentos eletrônicos e com a sua preservação em função da fragilidade e do processo
acelerado de obsolescência das mídias para armazenamento.. O objetivo do projeto InterPARES é estudar e desenvolver conhecimento teórico-
metodológico essencial para a preservação da integridade e autenticidade dos registros eletrônicos de valor permanente e com base nesse
conhecimento formular modelo de políticas, estratégias e normas capazes de garantir a sua preservação.
197
A subcategoria 1.1.1 Estrutura Organizacional - grupo de subcategorias -
contém elementos que são fundamentais para a identificação do contexto
organizacional onde os documentos foram gerados, bem como o entendimento
do órgão produtor e acumulador. Essas informações são relevantes, tanto para
construir os instrumentos e subsidiar as atividades de gestão de documentos,
quanto para aquelas que serão desenvolvidas nos arquivos permanentes, tais
como a descrição arquivística e a elaboração dos instrumentos para a
recuperação da informação e o acesso aos documentos.
Figura 27 - Subcategoria 1.1.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL e Entidades dos
Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
A estrutura organizacional, identificada nos formulários da Metodologia DIRKS,
possui entidades que têm como objetivo buscar informações sobre a estrutura
hierárquica, sobre as unidades administrativas responsáveis pela função,
atividade e transação, sobre cargo de presidente de comissão e gerente de
projeto e da relação entre as unidades da estrutura organizacional e os
projetos. Observou-se que tais entidades foram buscadas em mais de um
formulário, o que pode denotar a intenção de que os primeiros dados coletados
sobre a estrutura serviriam como um provável suporte para as etapas
seguintes.
198
A subcategoria 1.1.2 Nome da Unidade Administrativa contém os elementos
que permitem a identificação da entidade coletiva que produziu ou acumulou os
documentos ao longo do tempo. Nesse sentido, os elementos dos formulários
que indicam o nome da unidade administrativa ou o nome da organização
podem ser identificados em diversos formulários como:
Nome da Organização: 5.3.1; 4(1).2; 4(2).2; 4(3).1; 5.2; 5.2.1; 5.7.1; 4(1).2.1;
4(2).2.1; 4(3). 1.1; 5.2.2
Aparece no item, que busca as informações sobre a organização e seu
contexto administrativo e a organização e o seu contexto regulatório. Nestes
formulários, pretendeu-se identificar o nome, o tipo da organização, a ligação
administrativa com outras organizações e as funções das organizações. A
FIG.28 mostra os elementos dos formulários vinculados a esta categoria
específica
199
Figura 28 - Subcategoria 1.1.2 NOME DA UNIDADE ADMINISTRATIVA e as Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
200
A subcategoria 1.1.3 O Relacionamento Administrativo basicamente foi
identificada no formulário de levantamento de contexto organizacional, Anexo
5(p), com o objetivo de buscar informações sobre as ligações administrativas
com outras organizações, bem como a indicação do nome da instituição.
Figura 29 - Subcategoria 1.1.3 RELACIONAMENTO ADMINISTRATIVO e Entidades do
Formulário DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
A história e os elementos que caracterizam a organização são importantes para
a arquivologia porque revelam informações sobre o contexto de produção dos
documentos de arquivo. Estas informações são importantes para fundamentar
a elaboração dos instrumentos de gestão. Além disto, a história e os elementos
da organização fazem parte da busca dos subsídios para a descrição
arquivística. A FIG.30 mostra a parte do sistema categorial referente à
subcategoria 1.1.4 Característica e História.
201
Figura 30 - Subcategorias 1.1.4 CARACTERÍSTICA e HISTÓRIA e Entidades dos
Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pelo autor no Protégé
A FIG. 31 representa a subcategoria 1.1.5 Competência que é aptidão de uma
autoridade pública de efetuar determinado ato. Essa informação é relevante
pela sua relação com a organização e com a suas funções e é identificada na
legislação que regula todas as atividades do órgão.
202
Figura 31 - Subcategoria 1.1.5 COMPETÊNCIA e a Entidade do Formulário DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
A FIG. 32 apresenta a parte da estrutura do sistema categorial correspondente
a 1.1.6 Stakeholders. O termo foi definido no capítulo metodologia, mas
apenas para efeito de análise a definição será aqui relembrada. Stakeholders
são ―as pessoas, instituições ou empresas que, de alguma maneira, são
influenciadas pelas ações de uma organização‖. (MINAS GERAIS, 2007, p.97).
Tal como mapeado nos levantamentos, os stakeholders aparecem:
relacionados aos requisitos de arquivamento; ligados às transações e ao
ambiente interno e externo das organizações
Dessa forma, a Metodologia DIRKS recomenda que eles sejam identificados
no Levantamento de Contexto Organizacional, anexo 5(p), Análise de
atividades, Anexo7(b)(p) e na Identificação de Requisitos de Arquivamento,
Anexo 7(d)(p). No primeiro formulário, o objetivo é identificá-los como
elementos do contexto de negócio e o dado coletado faz parte de uma
investigação preliminar. Durante a etapa de Análise de atividades, os
Stakeholders foram identificados associados uma transação específica e cujo
203
objetivo era registrar o nome e, simultaneamente, verificar a natureza do
interesse. E, por último, na identificação de requisitos de arquivamento, os
stakeholders que tinham sido apontados eram relacionados novamente, mas
agora vinculados aos requisitos de arquivo para fundamentar as reflexões
acerca dos prazos de guarda.
Figura 32 - Subcategoria 1.1.6 STAKEHOLDERS e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
A subcategoria 1.1.7 Pessoa (FIG. 33) é formada por autoridade e
entrevistado. A subcategoria Autoridade compreende os funcionários de
determinado órgão, que trabalham com a implantação das ações de gestão de
documentos e podem ser vistos em entidades como: Responsável gestão
projeto 5.1.1, Autoridade responsável organização 5.6.1, Gerente de projeto
5.1.1.2.
A divisão de subcategoria Entrevistado corresponde às pessoas como fonte
de informação, que forneceram informações acerca do contexto organizacional
e participaram das reflexões sobre os tempos de guarda.
204
Figura 33 - Subcategoria 1.1.7 PESSOA, Divisão de Subcategorias e Entidades dos
Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
A subcategoria 1.1.8 Produto e serviço é associada às atividades
desenvolvidas por cada órgão e ao produto e serviço de cada uma, conforme
mostrado na FIG.34.
205
Figura 34 - Subcategoria 1.1.8 PRODUTO E SERVIÇO e Entidades dos Formulários
DIRKS
Fonte: elaborado pela autora no Protégé
206
4.3.1.2 Instrumentos de Apoio
A categoria específica 1.2 Instrumentos de Apoio contém os instrumentos
necessários para dar suporte ao desenvolvimento das atividades nas
organizações e são formados por: Padrões da Organização; Requisitos de
Arquivamento; Controle Interno e Tecnologia usada na organização e
revelados pela investigação do contexto organizacional FIG.35.
Os Instrumentos de Apoio: os padrões, programas, estratégias ou
procedimentos de conformidade são informações que foram levantados para a
identificação da estrutura legal e de regulamento da organização. Esses
elementos são, também, apontados pelo CIA e pelo Projeto InterPares como
recursos facilitadores para a implantação de uma política de gestão de
documentos. Assim,
O CIA (2005) ressalta a importância dos padrões e práticas para a
gestão de documentos e a preservação das suas características ao
afirmar que ―os serviços de arquivo devem facilitar o estabelecimento
de políticas, procedimentos, sistemas, normas e práticas concebidas
para apoiar os produtores de documentos de arquivo a criar e manter
documentos que sejam autênticos, fidedignos e passíveis de ser
preservados a longo prazo‖ (CIA, 2005, p.7).
207
Figura 35 - Categoria Específica 1.2 INSTRUMENTOS DE APOIO e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
208
4.3.1.3 Fonte de Informação
A categoria específica 1.3 Fonte de Informação é formada por: 1.3.1 Documento do Processo Dossiê; 1.3.2 Fonte de
Informação Legislação; 1.3.3 Fonte de Informação Bibliográfica e 1.3.4 Fonte de Informação Pessoa e as entidades dos
formulários DIRKS, conforme mostra a FIG.36.
209
Figura 36 - Categoria Específica 1.3 FONTE DE INFORMAÇÃO, Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte:Elaborado pela autora no Protégé
210
A subcategoria 1.3.1 Documento do Processo Dossiê representa os
elementos do formulário Análise de Atividade - Fluxo da Transação (Anexo
7(c) (p) e Identificação de Requisitos de Arquivamento (Anexo 7(d)(p). Esses
formulários têm como objetivo o levantamento dos requisitos de arquivamento
de cada transação e o registro do seu fluxo simplificado, isto é, as ações que
geram e recebem documentos e, com isso, permite a identificação do conjunto
documental correspondente a cada dossiê.
Figura 37 - Subcategoria 1.3.1 DOCUMENTOS DO PROCESSO/DOSSIÊ e Elementos dos
Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
Os documentos de arquivos têm a função de representar a memória de um
indivíduo, de uma instituição e da própria sociedade, objeto privilegiado da
arquivologia, e são produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer
das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Conforme
já foi mencionado, anteriormente, esses documentos são criados e acumulados
em decorrência das atividades desenvolvidas. O formulário Análise de
Atividade - Fluxo da transação 7(c)(p) tem esse objetivo, isto é, o registro do
fluxo simplificado de cada transação e a indicação dos documentos
211
produzidos e recebidos. Os documentos, como fonte de informação, são
indispensáveis à administração das organizações, ao exercício da cidadania e
como subsídio aos trabalhos dos pesquisadores. E como nos lembra Sousa (
2000, p.3):
O reconhecimento da importância dos documentos para a sociedade
foi uma conquista da Revolução Francesa, que gerou importantes
realizações no campo arquivístico: criação de uma administração
nacional e independente dos arquivos, proclamação do princípio de
acesso do público aos arquivos; reconhecimento da responsabilidade
do Estado pela conservação dos documentos de valor, do passado.
Sousa ( 2000, p.3):
Para a gestão de documentos, ter ciência dos documentos que compõem os
dossiês é importante para facilitar o entendimento da relação entre os
documentos do mesmo dossiê, requisitos de arquivamento e definição dos
prazos de guarda. Além disso, esse conhecimento permite preservar a ordem
original e identificar os conjuntos documentais nos planos de classificação e
nos arranjos arquivísticos.
Além dos documentos produzidos e recebidos, outras fontes de informação
foram identificadas: 1.3.2 Fonte de Informação Legislação; 1.3.3 Fonte de
Informação Bibliográfica e 1.3.4 Fonte de Informação Pessoa. A legislação,
como fonte de informação, compreende leis e decretos; ato administrativo de
criação da organização; ato legal que afeta papel/operações da organização,
normas específicas e regulamentos. Esta legislação tem dois aspectos: em
primeiro lugar, confirma a importância dos atos normativos para o
desenvolvimento das atividades, das empresas públicas, e, em segundo lugar,
o conjunto de legislação revelado pelo seu ambiente regulatório fornece as
garantias necessárias para amparar a implantação das políticas estabelecidas
por cada empresa pública.
212
Figura 38 Subcategoria 1.3.2 FONTE DE INFORMAÇÃO LEGISLAÇÃO e Elementos dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
213
As fontes reunidas na subcategoria 1.3.3 Fonte de Informação Bibliográfica
e 1.3.4 Fonte de Informação Pessoa denotam o uso de uma diversidade de
fontes bibliográficas para subsidiar as atividades das organizações, assim
como as pessoas como fontes de informação. Em todos os casos,
anteriormente discutidos, vale ressaltar a importância dessas fontes de
informação, tanto para as atividades da gestão de documentos, como para
recursos de informação. Ressalta-se que tais recursos são reveladores do
contexto organizacional, das necessidades de informação, portadores dos
requisitos de arquivamento, da história da organização e essenciais em outras
funções arquivísticas como descrição e elaboração dos instrumentos de
pesquisa.
Figura 39 - Subcategoria 1.3.3 BIBLIOGRÁFICA e 1.3.4 FONTE DE INFORMAÇÃO
PESSOA e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
214
4.3.1.4 Ato Normativo
A categoria específica 1.4 Ato Normativo (FIG.40) foi dividida em
subcategorias: Tipo; Parte; Finalidade e Alterações que representam uma
diversidade de tipos de atos legais e administrativos, existentes no contexto
organizacional. Esse conjunto de atos como leis, decretos, regulamentos e
portarias, é resultado do princípio da publicidade dos atos da administração
pública que regulam as atividades desenvolvidas nas organizações e ao
mesmo tempo dão à devida transparência às ações da administração pública.
215
Figura 40 - Categoria Específica 1.4 ATO NORMATIVO, Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
216
4.3.1.5 Programas, Projetos
E, por último, a categoria específica 1.5 Programas, Projetos, dividida em
duas subcategorias: Programas e Projetos terceirizados. Os programas e
projetos são os meios pelos quais as políticas são implementadas pelas
instituições públicas ou privadas.
No domínio organizacional analisado, os programas foram identificados durante
a realização da atividade de levantamento do contexto organizacional. Nesse
caso específico, compreendeu a verificação do contexto de negócio e teve
como objetivo conhecer os detalhes do programa, estratégias ou
procedimentos de conformidade e a existência ou não de programa de gestão
de risco, associados às atividades da organização. Posteriormente, essas
informações foram utilizadas na etapa de análise dos levantamentos das
atividades de negócio e dos requisitos de arquivamento, para a elaboração da
tabela de temporalidade. Em relação aos projetos, observou-se que se referem
aqueles cujas atividades são terceirizadas em cada órgão.
217
Figura 41 - Categoria Específica 1.5 PROGRAMAS, PROJETOS com Respectivas
Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
218
4.3.2 Energia
A categoria fundamental 2 Energia compreende as ações representadas no
domínio organizacional por método, processo, operação e técnica. Nos
formulários da Metodologia DIRKS fazem parte dessa categoria: 2.1Função;
2.2 Atividade; 2.3 Transação e 2.4 Processo. A Função conforme indicado no
capítulo metodologia, representa a maior porção dentro da missão ou do
negócio de uma organização.
A FIG.42 ilustra a parte do sistema categorial referente à Energia, com todas as
suas categorias específicas, as subcategorias e a divisão das subcategorias,
preenchidas com as entidades dos formulários DIRKS.
.
219
Figura 42 - Visão Geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA, Categorias Específicas, Subcategorias, Divisão e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pelo autor no Protégé
220
4.3.2.1 Função
As funções são de importância vital no contexto de produção dos documentos,
na arquivologia. Preocupado com a descrição e análise das funções aplicadas
aos arquivos e à gestão de documentos, o CIA, através do Comitê de Boas
Práticas e Normas, publicou a ISDF, Norma Internacional para Descrição das
Funções em 2007. Essa norma tem como objetivo fornecer as diretrizes para a
―preparação de descrições de funções de entidades coletivas associadas à
manutenção de arquivos‖. (CIA, 2007, p. 11).
Figura 43 - Categoria Específica 2.1 FUNÇÃO, Subcategorias e Entidades dos
Formulários DIRKS
Fonte: elaborado pelo autor no Protégé
Para discutir o papel da função resgata-se a definição da ISDF. A função é
―qualquer objetivo de alto nível, responsabilidade ou tarefa prescrita como
atribuição de uma entidade coletiva pela legislação, política ou mandato‖.
Funções podem ser
221
―decompostas em conjuntos de operações coordenadas, tais como subfunções,
procedimentos operacionais, atividades, tarefas ou transações.‖ (CIA, 2007, p.
13).
Para os profissionais que trabalham com a gestão de documentos entenderem
―o que a organização faz‖, depois detalhar ―como a organização faz‖, e na
sequência procurar entender quais os documentos que a organização gera ou
recebe, é um ponto de partida para a descrição da função. A relação entre
função, atividade, transação, organização e a sua missão, assim como o seu
papel de apoio às atividades e objetivos organizacionais é ilustrada por Sousa
(2000) a seguir, tendo como fundamento a afirmativa de Rousseau & Couture
(1998):
Uma organização é o resultado de um determinado número de funções
direta ou indiretamente ligadas à sua missão. As funções diretamente
ligadas à sua missão estão vinculadas, inevitavelmente, à produção ou
à distribuição de bens e serviços. Elas permitem à organização
satisfazer às exigências primeiras de sua existência. As funções
ligadas indiretamente à missão visam, sobretudo apoiar as atividades
de produção ou de distribuição de bens e serviços. Elas permitem à
organização atender os seus objetivos mediante uma gestão eficaz de
seus recursos humanos, materiais, financeiros e informacionais.
(Rousseau & Couture, 1998, citado por Sousa (2000, p.2).
Outro aspecto importante atribuído às funções é o seu papel na elaboração dos
instrumentos de gestão: plano de classificação e tabela de temporalidade. A
construção desses instrumentos pressupõe a identificação das funções de
responsabilidade do organismo produtor, bem como as atividades
desenvolvidas referente à área-meio e às áreas-fim da organização.
Definir atividades-fim e atividades-meio e relacioná-las a funções mais
abrangentes já significa reunir elementos para a classificação dos
documentos. A reunião lógica de funções e atividades, com a
percepção de sua maior ou menor autonomia ou subordinação interna,
permitirá a elaboração do plano de classificação. (GONÇALVES, 1998,
p.22)
A função, reconhecida como mais estável que as estruturas organizacionais,
pode servir como princípio para o agrupamento de classes em um plano de
classificação devido a sua característica de associação com as atividades do
222
negócio da organização e por representar da classe mais geral até a mais
específica: as unidades menores, a transação e o conjunto documental.
Observa-se a aplicação do princípio da proveniência à medida que o
documento, fruto da ação geradora de cada transação, representa o conjunto
documental produzido como evidências dessas atividades, o que por fim
resulta na própria definição de arquivos. Esse papel de explicar a proveniência
dos documentos pela descrição das funções, também foi apontada pelo CIA
(2007, p.13) por facilitar aspectos como produção e uso dos documentos.
Além disso, pode ―ajudar a situar os documentos com mais segurança no
contexto de sua produção e uso‖.
4.3.2.2 Atividade
Na definição do termo Função a ISDF expande a sua amplitude. Isto é, entra
nesse grande ―guarda-chuva‖ que simboliza a função, as subcategorias que
nesse estudo foram assim agrupadas: Atividade; Transação.
Observando o sistema categorial verificou-se que a categoria específica 2.2
Atividade agrupou as subcategorias 2.2.1 Elementos de Identificação e 2.2.2
Regulada e Impactada pela Legislação, bem como os elementos dos
formulários que estão identificados na FIG.44. A subcategoria 2.2.1
compreende os elementos necessários à identificação da atividade tais como:
o número de referência da atividade extraído do formulário - Tabela 1 Análise
de atividades, Anexo 7(b)(p) e as notas explicativas que contêm informações
detalhadas sobre as atividade desenvolvidas pela organização. A subcategoria
2.2.2 Regulada e Impactada Pela Legislação abrange as atividades que são
reguladas pela legislação, os efeitos da legislação sobre as operações da
organização e as operações que são objeto de litígio.
223
Figura 44 - Categoria Específica 2.2 ATIVIDADE, Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
224
4.3.2.3 Transação
A categoria específica 2.3 Transação agrupa as subcategorias: 2.3.1 Elemento
de Identificação, 2.3.2 Fluxo da Transação e 2.3.3 Risco. Esses elementos
foram importantes para a construção dos instrumentos de gestão, pois contêm
os elementos que permitem a identificação da transação, os documentos
acumulados nesse processo e a indicação dos riscos a ela inerentes.
Figura 45 - Categoria Específica 2.3 TRANSAÇÃO, Subcategorias e Entidades dos
Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
225
4.3.2.4 Processo
A categoria específica 2.4 Processo, FIG.46, é formada por: 2.4.1 Estratégia;
2.4.2 Terceirização e 2.4.3 Gestão de documentos. Os fatores que afetam as
práticas de arquivamento na instituição, bem como os elementos que
confirmam ou não a existência de programas de gestão de documentos foram
identificados na primeira etapa da Metodologia DIRKS e foram utilizados para
complementar as informações acerca da investigação preliminar. Nesse
sentido, foram verificadas informações sobre a gestão de documentos na
organização em geral e, especificamente, como é feito o arquivamento dos
documentos. Além disso, essa categoria compreende o uso da tecnologia na
organização tanto nos sistemas corporativos quanto os tipos de sistemas de
gestão de informação.
Figura 46 - Categoria Específica 2.4 PROCESSO, Subcategorias e Entidades dos
Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
226
4.3.3 Espaço
A categoria fundamental 3 ESPAÇO abriga os elementos dos formulários que
permitem a localização tanto da instituição quanto de pessoas que têm relação
com a mesma. As subcategorias que se encaixam em espaço são: 3.1
Endereço da Unidade, 3.2 Telefone, 3.4 Endereço do Site, conforme
aparece na FIG.47, a seguir
.
227
Figura 47 - Categoria Fundamental 3 ESPAÇO, Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
228
4.3.3.1 Endereço da Unidade e Telefone
As categorias específicas 3.1 Endereço da unidade e 3.2 Telefone se referem
à localização da unidade da organização, FIG. 48 O endereço indica a
distribuição espacial das unidades da estrutura hierárquica e o telefone
complementa as informações acerca do espaço das unidades da organização.
Figura 48 - Categoria Específica 3.1 ENDEREÇO e 3.2 TELEFONE, Subcategorias e
Entidades dos formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
Esses dados possibilitaram, também, estabelecer um canal de comunicação
entre o funcionário que trabalha com a gestão de documentos, os funcionários
da organização e principalmente com a instituição arquivística.
229
4.3.3.2 Endereço Eletrônico e Endereço do Site
A categoria 3 Espaço foi extraída dos elementos dos formulários: identificação
de fontes, Anexo 4(1)(p); 4(2)(p) e 4(3)(p) e levantamento do contexto
organizacional, Anexo 5(p). Nesse caso o dado coletado foi o endereço do site
que abriga a ementa do texto legal. A Indicação do endereço eletrônico,
conforme FIG.49 inclui o e-mail tanto da unidade da organização, quanto do
gerente do projeto. A identificação do endereço eletrônico significa a existência
de um canal de comunicação com a instituição de origem e com a instituição
arquivística.
Figura 49 - Categoria Específica 3.3 ENDEREÇO ELETRÔNICO e 3.4 ENDEREÇO DO SITE
e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
230
4.3.4 Tempo
Junto à categoria 4 TEMPO podem-se agrupar os conceitos que significam
medida de duração dos fenômenos. Nessa categoria fundamental foram
reunidas as categorias específicas: 4.1 Ciclo de Vida; 4.2 Data do Ato
Normativo e 4.3 Data do Evento.
A FIG. 50 ilustra a estrutura do sistema categorial que representa a categoria
Tempo, preenchida com as entidades dos formulários DIRKS.
A categoria Tempo aparece claramente como um dos elementos que registram
o tempo de guarda, no instrumento de gestão de documentos, utilizado para a
atividade de avaliação dos documentos. Na Tabela de Temporalidade o tempo
é uma variável fundamental que é resultado da reflexão sobre necessidade de
informação vinculada a necessidade de evidência.
Para cumprir o requisito identificado na ISO15489, de que uma organização
deve fornecer as evidências suficientes do cumprimento dos requisitos
reguladores, bem como os documentos das atividades desenvolvidas e de
manter as evidências do uso dos documentos como fonte de consulta para a
sociedade e para pesquisadores sob os aspectos históricos, culturais,
científicos, pressupõe a definição criteriosa de por quanto tempo deve ser
guardada a documentação.
231
Figura 50 - Categoria Fundamental 4 TEMPO, Categorias Específicas, Subcategorias e Entidades dos Formulários DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
232
4.3.4.1 Ciclo de Vida
A categoria específica 4.1 Ciclo de vida é formada por: 4.1.1 Fase de
Arquivamento, 4.1.2 Prazo e 4.1.3 Destinação Final. A primeira significa por
quanto tempo os documentos são mantidos nas três idades ou fases de
arquivamento fazendo referência à teoria das três idades. Compreendem um
duplo sentido para tempo, isto é, representam tanto a idade do documento:
fase corrente, intermediária e guarda permanente, quanto os prazos de guarda
que serão mantidos em cada uma dessas fases.
E a última divisão da categoria Ciclo de vida é a Destinação final que,
também, compreende a tomada de decisão em relação ao tempo. A decisão
em torno da destinação compreende duas possibilidades: eliminação ou
guarda permanente. Se a escolha for pela eliminação, isto significa que o
tempo acabou, que o documento cumpriu o seu valor primário, ou seja, cumpriu
o objetivo para o qual ele foi criado. A outra alternativa é para a guarda
permanente dos documentos. Neste caso, eles têm um valor secundário e
contêm informações que serão utilizadas para fins de prova ou informativo e
para pesquisas científicas pela sociedade.
Essas subcategorias revelam a especificidades dos elementos acerca do
tempo, presentes na atividade de levantamento de requisitos de arquivamento.
Esta atividade é uma etapa necessária para a elaboração da Tabela de
Temporalidade, instrumento da gestão de documentos arquivísticos
fundamental para a avaliação de documentos arquivísticos. A definição da
atividade avaliação já foi mencionada, anteriormente, na seção que trata da
gestão de documentos, apontada por Bernardes (1998) e Arquivo Nacional
(2004) e apenas alguns elementos serão, aqui, apresentados para ilustrar a
análise.
233
Na definição de avaliação segundo Bernardes (1998) e Arquivo Nacional
(2004), aparecem os elementos Ciclo de vida, Prazos para a guarda ou
Eliminação, os Prazos de guarda e a destinação, que denotam tempo. Na
gestão de documentos e na arquivologia em geral, o tempo pode ser associado
tanto a aspectos positivos quanto negativos.
Em geral os aspectos positivos são resultado do envolvimento da alta direção
com a sustentabilidade do negócio da instituição, com a importância dos
documentos e da informação para suporte à tomada de decisões, da
sensibilização de todos os funcionários para o papel que os documentos, em
todos os meios, representam no desenvolvimento das suas atividades diárias,
de boas práticas de gestão de documentos, que podem ser traduzidas em
existência de programas de gestão de documentos, em racionalização e, em
último caso, na preservação da memória institucional, cultural e na
possibilidade do exercício da cidadania. Há a possibilidade de identificar, como
afirmou Rhoads (1989), em seu estudo, os níveis de aplicação de programas
de gestão de documentos.
Já os aspectos negativos do tempo refletem o descaso dos administradores
com a gestão de documentos e a ausência de investimentos em recursos para
manter os registros das atividades. Tais aspectos podem ser associados a
arquivos com excesso de documentos, dificuldades na recuperação da
informação, perda de documentos e de informação, falta de profissionais
capacitados para implementar a gestão de documentos e prejuízos que
impactam diretamente nas atividades meio e fim da organização. Em
consequência disso, a sociedade vai pagar o alto custo pela falta dos
documentos que registraram a história e as políticas, pela falta da memória
técnica e institucional.
234
Figura 51 - Categoria Específica 4.1 CICLO DE VIDA, Subcategorias e Entidades dos
Formulários DIRKS
Fonte: elaborado pela autora no Protégé
235
4.3.4.2 Data do Ato Normativo
Outros aspectos em relação ao Tempo revelam que as datas que
compreendem as categorias específicas 4.2 Data do Ato Normativo e 4.3
Data do Evento e outros tipos de datas são importantes para a gestão de
documentos e para a arquivologia em geral. A primeira envolve as entidades
data de criação da organização, data da legislação que afeta o papel
organização, data de publicação de determinado ato legal, a data de cadastro
da fonte de informação usada para o registro do levantamento das atividades e
a data de revogação do texto legal, conforme indicado na FIG.52.
Figura 52 - Categoria Específica 4.2 ATO NORMATIVO e Entidades dos Formulários
DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
236
4.3.4.3 Data do Evento
As datas da categoria específica 4.3 data do evento estão relacionadas ao
período de tempo que os eventos ocorreram. Nesse sentido, podem ser citados
como exemplo: Ano que organização recebeu esse nome; Data da realização
entrevista; Data evento sobre a história organização e Data vigência do texto
legal.
Figura 53 - Categoria Específica 4.3 DATA DO EVENTO e Entidades dos Formulários
DIRKS
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
Todas essas datas são relevantes, tanto para o processo de organização do
acervo documental, durante a etapa de ordenação, quanto para a identificação
da data de produção do documento. Na descrição arquivística, a data também,
é um elemento importante que é registrado na Área de Identificação da
237
NOBRADE
105
, a Norma Brasileira de Descrição de Documentos,
especificamente no item 1.3, cujo objetivo é informar a(s) data(s) da unidade de
descrição. Nesse caso, as recomendações da NOBRADE são que as datas de
acumulação
106
e datas-assunto
107
podem ser também registradas, sendo
devidamente qualificadas como tais. Pode-se, neste elemento, trabalhar com
períodos, ou seja, datas-limite
108
. Opcionalmente, quando considerado
relevante, podem-se informar a(s) data(s) tópica(s) de produção da unidade de
descrição.
.
105
NOBRADE é a Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Publicada pelo Arquivo Nacional em 2006.
106
Elemento de identificação cronológica que leva em consideração variantes da história de formação do acervo como herança de fundos,
sucessão arquivística e aquisições por compra ou doação. ( CIA,2006, p.15)
107
Elemento de identificação cronológica do assunto de um documento, independentemente da sua data de produção. ( CIA,,2006, p.5)
108
Elemento de identificação cronológica, em que são indicadas as datas do início e do término do período abrangido por uma unidade
de descrição. ( CIA,,2006, p.5)
238
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS E TRABALHOS FUTUROS
As questões que nortearam a realização desta pesquisa foram apresentadas
no capítulo 1 da tese. Todo o estudo foi desenvolvido no sentido de responder
às questões levantadas, tendo como foco os objetivos propostos, concluindo-
se que:
O sistema categorial construído a partir dos formulários da Metodologia DIRKS
reflete universos organizacionais do ponto de vista da arquivologia, visto que a
sua elaboração compreendeu a análise de dados presentes em 8 (oito)
formulários usados para a coleta de dados nos órgãos da Administração do
Estado de Minas Gerais.
Em relação à questão principal desta tese pode se afirmar que as entidades
identificadas como elementos fundamentais para a modelagem de domínios
organizacionais estão representadas pelo sistema categorial resultante desta
pesquisa.
A proposta de modelagem de um domínio, utilizando as categorias
fundamentais de Ranganathan, deu origem aos diversos agrupamentos de
entidades que foram discutidas na perspectiva da arquivologia. Vale ressaltar,
que a classificação facetada e as categorias do PMEST foram apontadas como
técnicas de modelagem de domínio por Prieto-Díaz (1990) e Vickery (1960). De
acordo com Prieto-Díaz (1990), o agrupamento de termos de títulos é
equivalente a encontrar os objetos e as operações em um domínio do
aplicativo. A nomeação de facetas e a definição de regras de classificação são
equivalentes a obter um modelo de domínio ou de criar uma linguagem de
domínio. O uso do PMEST para a classificação e o agrupamento das entidades
dos formulários, tal como descrito no capítulo metodologia desta tese e
apontado por Prieto-Díaz, credencia o sistema categorial aqui proposto para a
modelagem de um domínio organizacional.
239
Considerando, então, o sistema categorial proposto observa-se que os objetos
de um domínio podem ser representados a partir das categorias fundamentais
de Ranganathan Personalidade; Energia; Espaço e Tempo - categorias
específicas, subcategorias e divisão de subcategorias. Ressalta-se que a
categoria fundamental Matéria não foi utilizada no sistema categorial, por não
se aplicar ao mesmo.
Observou-se que a categoria fundamental Personalidade apareceu em primeiro
lugar como a mais representativa no domínio organizacional, com um total de 5
categorias específicas e 22 subcategorias e 8 divisões de subcategorias,
conforme indicado no GRAF. 1.
Em relação à categoria fundamental Personalidade, verifica-se que a
modelagem do domínio organizacional considerou as entidades agrupadas nas
categorias específicas: 1.1 Organização, 1.2 Instrumentos de Apoio; 1.3 Fonte
de informação; 1.4 Ato normativo e 1.5 Programas, Projetos
240
Gráfico 1 - Representatividade no Sistema Categorial
Fonte: Elaborado pela autora
Em 2º lugar grande parte do domínio está representada pela categoria
fundamental Energia que agrupa as ações e compreende as técnicas,
problema, método, processo e operação com 4 categorias específicas e 9
subcategorias. Esta parte do domínio organizacional representa: 2.1 Função;
2.2 Atividade; 2.3 Transação e 2.4 Processo.
Em 3º e 4º lugar aparecem à categoria Espaço e Tempo com 4 e 3 categorias
específicas respectivamente. As categorias específicas que foram agrupadas
na categoria Espaço representam as entidades: 3.1 Endereço da Unidade; 3.2
Telefone; 3.3 Endereço Eletrônico e 3.4 Endereço do Site.
Subcategorias
Categorias Fundamentais
241
As 3 categorias específicas 4.1 Ciclo de Vida; 4.2 Data do Ato Normativo e 4.3
Data do Evento fazem parte da categoria fundamental Tempo. Em relação às
subcategorias identificaram-se 4 agrupamentos para Tempo e 5 para Espaço.
Nesse processo, cabe aqui ressaltar alguns elementos fundamentais para
amparar a criação dos instrumentos de gestão. Podem ser citados os princípios
teóricos da área: os princípios do respeito aos fundos, da ordem original e a
abordagem da teoria das três idades que fundamentaram a interpretação dos
elementos dos formulários de coleta de dados. Da mesma forma, os
levantamentos do contexto organizacional, especificamente do ambiente
regulatório, serviram como subsídios importantes para fornecer os
componentes das funções e atividades da organização e permitiram reunir os
elementos do contexto de geração e uso dos documentos de arquivo, bem
como para nortear a criação dos instrumentos de gestão.
Na modelagem de domínios organizacionais, a garantia organizacional pode
ser apontada como um respaldo para a presente pesquisa. Barité (1995), em
seu trabalho sobre garantias, ressalta a importância da gestão do
conhecimento e da informação técnica, administrativa e logística para manter a
troca de informação e cumprir os objetivos organizacionais. Um aspecto que
merece destaque em relação às garantias para a representação de domínios é
ressaltado por Beghtol (1986) sobre a garantia cultural. De acordo com a
autora as relações semânticas são dependentes do contexto cultural. Tal
garantia revela indícios do impacto da cultura organizacional na representação
do conhecimento. A representação do conhecimento se modifica de acordo
com a visão de mundo dos membros da organização, aspecto também focado
por Hjørland (1995) e Lykke-Nielsen (2000) e das estratégias de cada um para
buscar e usar as informações e o conhecimento gerado. Além desses autores,
Barité (2007) e Rondinelli (2005) destacam a importância da garantia
organizacional, as características e o contexto da organização, assim como são
elementos da garantia organizacional os apontados na norma ANSI/NISO
Z39.19-2005, vistos como relevantes para a representação do conhecimento.
242
No domínio organizacional, as comunidades discursivas podem ser
representadas pelas instituições que serviram de base para a coleta de
informações nos instrumentos desta pesquisa – os formulários. Elas possuem
linguagens próprias e especificidades que devem ter sido retratadas nesses
formulários, representando os instrumentos de gestão, principalmente em
relação às funções e atividades e prazos de guarda para a documentação das
áreas finalísticas.
Ressaltam-se no delineamento do domínio organizacional os objetos extraídos
do contexto funcional, de acordo com Thomassem (2006), oriundos da missão
da organização e representados pelas funções, atividades, transações e os
processos, identificados como elementos fundamentais nos formulários
Levantamento de Atividades de Negócio (Anexo 7(b)(p).
As etapas para a elaboração do sistema categorial proposto neste estudo se
equivalem, portanto, a fase Conceitualização na construção de ontologias,
conforme descrito na etapa de construção da Methontology e apontado no
estudo de Silva (2008). Segundo a autora essa etapa compreende a
estruturação do domínio do conhecimento em um modelo conceitual. Tal
atividade foi explorada nesse estudo, tal como apresentado e analisado no
Capítulo 4.
Cumpre ressaltar que os campos presentes nos formulários DIRKS e que
foram analisados não representam os dados e sim os metadados, destinados à
modelagem de um domínio organizacional. Sheperd & West (2003), em estudo
sobre os metadados, a partir da norma ISO 15.489 e da norma ISAD, definem
os metadados para a gestão de documentos. De acordo com as autoras, esses
recursos referem-se aos dados necessários para gerenciar, recuperar e
acessar os documentos de arquivo, ao longo da sua vida. Para reforçar o seu
estudo Sheperd & West (2003) citaram na seção 2.5.3 a definição de Wallace
(2001) para metadados e aqui foi reapresentada para sustentar as
243
considerações finais. Metadados é a ―informação estruturada ou semi-
estruturada que permite a criação, a gestão e o uso de documentos através do
tempo e do domínio no qual eles foram criados‖, (Wallace, 2001 citado por
Sheperd & West, 2003, p.11). Nesse sentido, pode-se afirmar que há indícios
que esse sistema categorial possa ser visto como um padrão de metadados.
5.1 Estudos Futuros
Em pesquisas futuras, pretende-se avançar no estudo dos modelos e
modelização das representações das realidades organizacionais e cognitivas
que são de interesse da ciência da informação, em suas vertentes
biblioteconomia e arquivologia. Pretende-se também aplicar o Modelo Entidade
Relacionamento ao material resultante desta tese, avançando-se na
modelagem de um domínio organizacional e possivelmente na construção de
uma ontologia de domínio específico. Espera-se que a estrutura de
conceitualização, resultante desta pesquisa como um padrão de metadados,
seja replicada com os dados já levantados da Secretaria de Cultura do Estado
de Minas Gerais. Estes dados oferecem uma proposta calcada em um
verdadeiro compromisso ontológico, tal como o que nesta tese acha-se
demonstrado: um compromisso com as entidades que compõem uma
realidade organizacional no campo da arquivologia.
244
REFERÊNCIAS
ALBRECHTSEN, Hanne. Subject analysis and indexing: from automated
indexing to domain analysis. The Indexer, v.18, n.4, p.219-224, October 1993
ALMEIDA, Daniela Pereira dos Reis de et. al. Paradigmas Contemporâneos da
Ciência da Informação: a recuperação da informação como ponto focal.
Revista Eletrônica Informação e Cognição, v.6, n.1, p.16-27, 2007.
Disponível na internet:
www.portalppgci.marilia.unesp.br/reic/include/getdoc.php?id=209&article=59&m
ode=pdf. Acessado em 10/10/08
ALMEIDA, Maurício Barcellos. Um modelo baseado em ontologias para
representação da memória organizacional. 345f. Tese (Doutorado em
Ciência da Informação) - Escola de Ciência da Informação, UFMG, Belo
Horizonte, 2006.
ALMEIDA, Maurício Barcellos. Tutorial: Noções básicas para uso do
Protege. Trad.: Prof. Mauricio B.Almeida, 2006. Disponivel em:
www.eci.ufmg.br/mba. Acessado em 20/12/09.
ALVARENGA, Lídia. Representação do conhecimento na perspectiva do
ciência da informação em tempo e espaço digitais. Enc. Bibli. R. Eletr.
Bibliotecon. Ci.Inf. Florianópolis, n.15, 1º semestre, 2003. Disponível na
internet:
http://redalyc.uaemex.mx/redalyc/src/inicio/ArtPdfRed.jsp?iCve=14701503.
Acessado em 27/09/08.
ANSI/NISO Z39.19-2005. Guidelines for the Construction,Format, and
Management of Monolingual Controlled Vocabularies.
Bethesda: NISO Press, 2005. disponível na internet:
http://www.niso.org/kst/reports/standards/kfile_download?id%3Austring%3Aiso-
8859-1=Z39-19-2005.pdf&pt=RkGKiXzW643YeUaYUqZ1BFwDhIG4-
24RJbcZBWg8uE4vWdpZsJDs4RjLz0t90_d5_ymGsj_IKVa86hjP37r_hONsJgh
RDv2N-zj4TZCh8Dp01rZbmK3O-8vcVjh4hezP
ARANGO, G. Domain Analysis Methods. In: Workshop on Software
Architecture, Los Angeles: USC Center for Software Engineering, 1994.
245
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). CONARQ - Câmara Técnica de Documentos
Eletrônicos - CTDE – Glossário: Versão 4.0 – 2008
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia
arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232p. Disponível na
internet:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/dicionrio_de_termi
nologia_arquivstica.pdf . Acessado em: 30/10/2008.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Conselho Nacional de Arquivos. NOBRADE:
Norma Brasileira de Descrição Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional,
2006. 124p.
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Subsídios para um dicionário brasileiro de
Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2004.
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 9578 Arquivos:
terminologia. Rio de Janeiro, 1986.
AUSTRALIA. NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA. Designing and
Implementing Recordkeeping Systems (DIRKS) Manual. Canberra: National
Archives of Australia, 2007. disponível na internet :
http://www.naa.gov.au/records-management/publications/DIRKS-manual.aspx .
Acessado em 22/11/2007.
AUSTRALIA. National Archives of Australia. Manual for designing and
implementing recordkeeping systems (DIRKS Manual). Camberra, 2001 (ver.
July 2003). Disponível em: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirksman
/dirks.html. Acessado em 19/11/2007
AUSTRALIAN STANDARD AS ISO 15.489 - Records Management . Version
1.3 17/04/2008. Disponível em:
www.archives.sa.gov.au/files/management_ARM_ISO15489.pdf . Acessado
em 17/08/2009.
BARCHINI, Graciela; ÁLVAREZ, Margarita; HERRERA,Susana Herrera.
Sistemas de información: nuevos escenarios basados en ontologías Revista
de Gestão da Tecnologia e Sistemas de Informação/Journal of Information
Systems and Technology Management. TECSI FEA USP. v.. 3, n 1, 2006,
p.3-18
246
BARITÉ, Mário. Los conceptos y su representación: una perspectiva
terminológica para el tratamiento temático de la información. Scire, 6:1, (en.-
jun. 2000) p. 31-53.
BARITÉ, Mario. La garantía literaria: vigencia y proyección teórico-
metodológica. ENANCIB – Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da
Informação, 8. Salvador: ENANCIB, 28 a 31 outubro de 2007.
BARITÉ, Mário. Organización del conocimiento: un nuevo marco teórico-
conceptual en Bibliotecologia y Documentación. In: CARRARA, Kester. (org.).
Educação, Universidade e Pesquisa. Marília : Unesp-Marília-Publicações;
São Paulo: FAPESP, 2001. p. 35-60.
BARITÉ, Mário. Referenciales teóricos vigentes en el área de tratamiento
temático de la información y su expressión metodológica. Porto Alegre :
ABEBD, 1998. 7 p. Relatório técnico do II encontro de dirigentes dos cursos
Superiores de Biblioteconomia dos países do MERCOSUL e I Encontro de
Docentes de Biblioteconomia e Ciência da Informação do MERCOSUL, Buenos
Aires, 27 – 29 nov. 1997.
BARCHINI G.; ÁLVAREZ M.; HERRERA S, Trejo M. El rol de las ontologías
en los sistemas de información. Revista Ingeniería Informática, v.14., 2007;
Disponível em: http://www.inf.udec.cl/revista/ediciones/edicion14/barchini.pdf .
Acessado em: 20/02/ 2009.
BEGHTOL, C. Domain analysis, literary warrant, and consensus: the case of
fiction. Journal of the American Society for Information Science JASIS,
v.46, n.1, jan.1995.
BEGHTOL, C. A proposed ethical warrant for global knowledge representation
and organization systems. Journal of Documentation, v.58, n.5, 2002.
BEGHTOL, C. Semantic validity. Library Resources & Technical Services
v.30, n.2, abr./jun.1986.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise
tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 2002.
120 p. (Projeto Como Fazer, 8)
247
BELLOTTO, Heloisa Liberalli . Arquivos permanentes : tratamento
documental. 4. ed. Rio de Janeiro : FGV , 2004. 321p.
BERNARDES, Ieda Pimenta. Como avaliar documentos de arquivo. São
Paulo: Arquivo do Estado, 1998. (Projeto como fazer, v.1)
BITI Biblioteconomia, Informação & Tecnologia da Informação. Disponível em:
http://www.conexaorio.com/biti/. Acessado em 12/08/2008.
BRANQUINHO, JOÃO. compromisso ontológico. Crítica: revista de filosofia.
2004. p.161-166. Disponível na internet :
http://criticanarede.com/docs/etlf_compromisso.pdf. Acessado em 28/11/2008
BRASCHER, Marisa; CAFÉ, Lígia. Organização da Informação ou
organização do conhecimento? São Paulo ENANCIB, 2008. Disponível na
internet:
http://www.enancib2008.com.br/cd/6%2020Trabalhos%20em%20PDF/GT2/Ora
l/1835%20%20Organiza%C3%A7%C3%A3o%20da%20Informa%C3%A7%C3
%A3o%20ou%20Organiza%C3%A7%C3%A3o%20do%20Conhecimento.pdf .
Acessado em 05/11/08
BRASIL. Lei n. 8.159, de 09 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial
da República Federativa do Brasil. 29, n.6, p.455, jan. 1991.
BRASIL. Conselho Nacional de Arquivos.CONARQ, Resolução nº 20, de 16 de
julho de 2004. Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas
de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos. Disponível em:
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=71
&sid=46. Acessado em 18/08/09.
BUCKLAND, M. et. al. Domain-Based Indexes: Indexing for Communities of
Users. In: Congrès du Chapitre français de L'ISKO, 3 juillet 2001. Filtrage
et résumé informatique de l'information sur les réseaux. Paris: Université
Nanterre Paris X. p. 181-185.
http://metadata.sims.berkeley.edu/papers/ISKObuck.pdf
248
CAMPOS, Maria Luiza Almeida; GOMES,Hagar Espanha, .Elaboração de
tesauro documentário: tutorial. 2004. Disponível em:
http://www.conexaorio.com/biti/tesauro/index.htm
CAMPOS, Maria Luiza Almeida; GOMES,Hagar Espanha. Metodologia de
elaboração de tesauro conceitual: a categorização como princípio norteador.
Perspect. ciênc. inf. v.11 n.3. Belo Horizonte Set./Dez. 2006
CAMPOS , Claudinei José Gomes. Método de análise de conteúdo: ferramenta
para a análise de dados qualitativos no campo da saúde. Rev Bras Enferm,
Brasília (DF) 2004 set/out;57(5):611-4. Disponível em:
http://www.scielo.br/pdf/reben/v57n5/a19v57n5.pdf
CAMPOS, Maria Luiza de Almeida; GOMES, Hagar Espanha. Taxonomia e
Classificação: o princípio de categorização. DataGramaZero - Revista de
Ciência da Informação, v.9, n.4 ago/08 Disponível em:
ttp://www.datagramazero.org.br/ago08/Art_01.htm
CAMPOS, Maria Luiza de Almeida. Modelização de domínios de
conhecimento: uma investigação de princípios fundamentais. Ciência da
Informação, v. 33, n. 1, 2004
CAMPOS, Maria Luiza de Almeida; GOMES, Hagar Espanha. Organização de
domínios de conhecimento e os princípios ranganathianos. Perspect. cienc.
inf., Belo Horizonte, v. 8, n. 2, p. 150-163, jul./dez. 2003
CERVANTES, Gumaro Damián. Los documentos especiales em el contexto
de la archivística. México, 2008
CHANDRASEKARAM, B.; JOSEPHSON, John R. What are ontologies, and
why do we need them? IEEE Intelligent Systems, 1999, p. 20-26.
CIA - CONSELHO INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. COMITÉ DE
ARQUIVOS CORRENTES EM AMBIENTE ELECTRÓNICO. Documentos de
arquivo electrónicos: manual para arquivistas. Paris: CIA, 2005. 74p. (ICA,
Estudo n.º 16 – Manual para Arquivos Electrónicos). Disponível em:
www.ica.org. Acessado em 12/08/09
CIMA, A. M., WERNER, C. M. L. A Reutilização de Conhecimento Abstrato
e a Análise de Domínio. 1997. Relatório Técnico ES-432/97 – Engenharia da
Sistemas e Computação, COPPE, Universidade Federal do Rio de Janeiro.
249
COOK, Terry. What is past is prologue: A history of archival ideas since 1898,
and the future paradigm Shift. Disponível na internet:
http://www.mybestdocs.com/cook-t-pastprologue-ar43fnl.htm . Acessado em
18/08/2009
COUTINHO, Renata Buarque Goulart; MACEDO-SOARES, Teresia
Diana L. v. A. de; SILVA, José Roberto Gomes da. Projetos sociais de
empresas no Brasil: arcabouço conceitual para pesquisas empíricas e
análises gerenciais. Rev. Adm. Pública, Rio de Janeiro, v. 40, n.
5, Oct. 2006 . Disponível em:
<http://www.scielo.br/scielo.php?script=sci_arttext&pid=S0034-
76122006000500002&lng=en&nrm=iso>. access on 10 Dec. 2009.
doi: 10.1590/S0034-76122006000500002.
COX, Richard V. Variables in the satisfaction of recordkeeping for
electronic records management. 1996. Disponível em :
http://www.sis.pit.edu/~nhprc/1proposal.html. acessado em 06/12/09
CRUZ, Emília Barroso. Memória governamental e utilização de documentos
eletrônicos pela administração pública no Brasil: o caso da Secretaria de
Estado da Fazenda de Minas Gerais. 2002. 274f. Dissertação (Mestrado em
Ciência da Informação) - Escola de Ciência da Informação, Universidade
Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2002.
CUNHA, Isabel L. M. Ferian. Análise documentária. In: Análise documentária:
a análise da síntese. Brasília: IBICT, 1987.
CUNHA, Murilo Bastos da. Análise de conteúdo, uma técnica de pesquisa
Rev. Bibliotecon. Brasília, v. 11, n.2, p. 247-256, jul./dez. 1983
DAHLBERG, I. Teoria do conceito. Ciência da informação. Rio de Janeiro, v.
7, n. 2, p. 101-107, jul./dez. 1978.
DAVIS, H. et al. Towards in integrated environment with openhypermedia
systems. In: ACM Conference On Hypertext, 1992,Milan. Proceedings. Milan,
Italy, 1992
DE CHAMPEAUX, Dennis; LEA, Dougl; FAURE, Penelope. Object-Oriented
System Development. 1993. HTML edition. Disponível na internet na URL:
http://g.oswego.edu/dl/oosd/index.html. Acessado em 15/10/2008
250
DIAS, Cláudia Augusto. Terminologia: conceitos e aplicações. Ci. Inf., Brasília,
v. 29, n. 1, p. 90-92, jan./abr. 2000.
DIAS, E. W.; NAVES, M. M. L. Análise de assunto: teoria e prática. São
Paulo: Thesaurus, 2007.
DIAS, E. W., NAVES, M. M. L., MOURA, M. A. O usuário-pesquisador e a
análise de assunto. Perspectivas em Ciência da Informação. Belo Horizonte,
v. 6,
n. 2, p.205-221, 2001.
DICIONÁRIO on-line de português. Disponível em:
http://www.dicio.com.br/data/. Acessado em 22/10/09
DICTIONARY of archival terminology Dictionnaire de terminologie archivistique
: english and french with equivalents in dutch, german, italian, russian and
spanish / edited by Peter Walne ; compiled by Frank B. Evans, Francois-J.
Himly and Peter Walne. New York : 1984. (ICA handbooks series: v.3)
DUCHEIN, Michel. O Respeito aos Fundos em Arquivística: princípios teóricos
e problemas práticos. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, p.14-33, abr.
1982/ago.1986
DURANTI, Luciana. Registros Documentais Contemporâneos como Provas de
Ação. Estudos Históricos. Rio de Janeiro: UFRJ, v. 7, n.13, p.49-64, 1994.
FERNANDEZ, Mariano;GÓMES-PEREZ, Asunción; JURISTO, Natalia.
Methontology: from ontological art towards ontological engineering.
Proceedings of the AAAI97 Spring Symposium 33—40,1997.
FISCHER, Maria Clara Barros de Oliveira. Estudo de requisitos para um
software educativo de apoio ao ensino da introdução à computação. 181f.
Dissertação ( mestrado em Ciência da Computação) Instituto de Matemática e
Estatística da Universidade de São Paulo. São Paulo: USP, 2001
FONSECA, F. The Double Role of Ontologies in Information Science Research.
Journal of the American Society for Information Science and Technology,
v.58, n.6, p.786-793. 2007.
251
FOUCAULT, Michel. Arqueologia do Saber. 7.ed. Rio de Janeiro : Forense
Universitária, 2004. 236p
GANDON, F. Engineering an ontology for a multi-agents corporate memory
system. In: PROCEEDINS OF THE INTERNATIONAL SYMPOSIUM ON THE
MANAGEMENT OF INDUSTRIAL AND CORPORATE KNOWLEDGE. 2001.
[S. l. : s. n.], 2001. p. 209-228. Disponível em: <http://citeseer.nj.nec. com/
gandon01engineering.html>. Acessado em 20/10/2008
GARSHOL, Lars Marius Metadata? Thesauri? Taxonomies? Topic Maps!
Making sense of it all. Ontopia,Oslo, 2004. http://www.ontopia.net/Disponível
na internet: http://www.ontopia.net/topicmaps/materials/tm-vs-thesauri.html.
Acessado em 05/11/06
GELAIN, Itamar Luís . Algumas considerações acerca do conceito de pessoa
em Peter Frederick Strawson. Revista Eletrônica Frontistés, 2005. Disponível
na Internet:
http://74.125.113.132/search?q=cache:dVQXUlYQUfUJ:www.fapas.edu.br/fronti
stes/artigos/Artigo%252005.doc+denota%C3%A7%C3%A3o+e+russell&hl=pt-
BR&ct=clnk&cd=7&gl=br. Acessado em 28/11/08
GIL, Antônio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. São Paulo:
Atlas, 1999.
GOMES, Hagar Espanha (Coord.). Elaboração de tesauro documentário:
tutorial. BITI - Biblioteconomia, Informação & Tecnologia da Informação
Disponível na internet: http://www.conexaorio.com/biti/tesauro/index.htm.
Acessado em 20/12/2008
GRUBER, Tom. Intelligence at the Interface: Semantic Technology and the
Consumer Internet Experience. Presentation at Semantic Technologies
conference , May 20, 2008. Disponível em:
http://tomgruber.org/writing/index.htm
GRÜNINGER, M.; FOX, M. S. Methodology for the design and evaluation of
ontologies. In: WORKSHOP ON BASIC ONTOLOGICAL ISSUES IN
KNOWLEDGE SHARING, 1995, Montreal. 1995.
GRUBER, Thomas R. A translation approach to portable ontology
specifications. Knowledge Systems Laboratory September 1992, 24p.
252
GRUNINGER, Michael; FOX, Mark S. Methodology for the Design and
Evaluation of Ontologies. Toronto: University of Toronto, 1995.
GRUNINGER, Michael; FOX, Mark S. The Role of Competency Questions in
Enterprise Engineering. Toronto: University of Toronto. 1994.
GUARINO, Nicola. Formal Ontology and Information Systems. Proceedings of
FOIS’98, Trento, Italy, 6-8 June 1998. Amsterdam, IOS Press, pp. 3-15.
GUARINO, Nicola; GIARETTA, P. Ontologies and KBs,towards a terminological
clarification. In: MARS, N. (Ed.). Towards a very large knowledge bases:
knowledgebuilding and knowledge sharing. [S. l.] : IOS Press, 1995. p. 25-32.
GUIZZARDI, G., Ontological Foundations for Structural Conceptual
Models, PhD Thesis, University of Twente, Netherlands. TI-FRS No. 15, 2005.
JACOB, Elin K.; SHAW, Debora. Sociocognitive perspectives on representation.
In:Annual Review of Information Science and Technology (ARIST), Martha
E.Williams, Editor. Medford, NJ : American Society for Information Science
(ASIS) :Information Today, Inc., v.33, 1998
HABY, S. Literary warrant and specificity in Scot: A discussion paper.
2003. http://www.curriculum.edu.au/scis/resources/literary_warrant_ver1_0.pdf.
Acessado em 20/10/2008
HJØRLAND, Birger. Lifeboat for Knowledge Organization. 2007.
http://www.db.dk/bh/Lifeboat_KO/home.htm. Acessado em 20/02/09
HJØRLAND, Birger. Domain analysis in information science. Eleven
approaches - traditional as well as innovative. Journal of Documentation,
v.58, n.4, 422-462, 2002.
HJØRLAND, Birger. Domain analysis. In: Core Concepts in Library and
Information Science (LIS). 2005. Disponível na internet:
http://www.db.dk/bh/Core%20Concepts%20in%20LIS/home.htm. Acessado em
10/10/2008
HJØRLAND, Birger ; ALBRECHTSEN, Hanne : Toward a New Horizon in
Information Science: Domain-Analysis. Journal of The American Society for
Information Science – JASIS, v.46, n.6, 400-425, 1995.
253
HOUAISS, Antonio. Dicionário Houaiss da Língua Portuguesa. Rio de
Janeiro: Objetiva, 2001. 3008 p.
HULME, E. W. (1911). Principles of Book Classification. Library Association
Record, 13:354-358, oct. 1911; 389-394, Nov. 1911 & 444-449,
Dec.1911:Hulme_1911_354-358+389-394.pdf; Hulme_444-449.pdf
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO). ISO
15.489-1: International Standard - Information and documentation -
Records management - Part 1: General. 2001. 26p.
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION (ISO).
ISO/TR 15489-2: International Standard - Information and
documentation - Records management - Part 2: Guidelinesl. 2001.
46p.
JARDIM, José Maria. A produção de conhecimento arquivístico: perspectivas
internacionais e o caso brasileiro (1990-1995) Ci. Inf., Set. 1998, v.27, n.3.
JARDIM, José Maria. O Conceito e a Prática de Gestão de Documentos..
Acervo, v. 2, n.2, jul./dez, 1987.
KETELAAR, Eric. Time future contained in time past. Archival science in the 21
st
century. Journal of the Japan Society for Archival Science, v.1, 2004, p. 20-
35. Disponível em: cf.hum.uva.nl/bai/home/eketelaar/timefuture.doc . Acessado
em 02/09/09.
KOGA, Takashi; OGAWA, Chiyoko. Implementation of the DIRKS Methodology
by International Organizations: The Case of the United Nations. In:
Proceedings Archives and Records Association of New Zealand (ARANZ) 2007
Conference, University of Auckland, Auckland, New Zealand, 2007. Disponível
em: http://dlist.sir.arizona.edu/2601/ . Acessado em 20/08/2009
LAGERLUND, Henrik Mental Representation in Medieval Philosophy .
Stanford Encyclopedia of Philosophy. 2004
LANCASTER,F. W. Indexação e resumos: teoria e prática. Brasília: Briquet
de Lemos, 1993
254
LARA, M. L. G. de. Linguagem documentária e terminologia.
Transinformação, Campinas, v.16, n.3, p.2341 -240, set.- dez., 2004
LE GOFF, Jacques. Documento/ Monumento. In: História e Memória. 4. ed.
Campinas: Editora da Unicamp, 1996, p. 535-553.
LORENZO CADARSO, Pedro Luis; VIVAS MORENO, Agustin. Lecciones de
archivistica general y documentacion del patrimonio historico.Badajoz:
Abecedario,2004
LYKKE-NIELSEN, M. Domain analysis: an important part of thesaurus
construction. In: ASIS&T SIG/CR Classification Research
Workshop (11th: 2000:Chicago). Classification for user support and
learning: proceedings of the 11th ASIS&T SIG/CR Classification Research
Workshop : November 12, 2000 : held at the 62
nd
. Chicago: Special Interest
Group/Classification Research, American Society for Information Science.
Chicago: Proc.11
th
ASIS&T SIG/CR Classification Research Workshop, 2000
MACINTOSH, Stephen; REAL, Lynne. DIRKS: Putting ISO 15.489 to Work.
Information Management Journal. ARMA, 2007. Disponível na
internet:http://findarticles.com/p/articles/mi_qa3937/is_200703/ai_n19198538/p
g_5/?tag=content;col1 .
MARQUES, Amélia. Arquivos nas Ciências da Informação. Disponível na
internet: http://ameliamarques.web.simplesnet.pt/importancia.htm. Acessado
em 04/08/09
MATHEUS, João Carlos. Terceirização. IN: TORRES JUNIOR, Alvair;
MARCHIORI, Nilton Luiz. (orgs). Pequeno dicionário de termos da empresa
globalizada. SP: Alfa-Omega, 2000.
MATTOS, Nádia Pádua de. Sistema de Apoio à decisão para planejamento
em Saúde. 86 f. Dissertação (Mestrado em Informática Aplicada) Curitiba:
Pontifícia Universidade Católica do Paraná , 2003. Disponível na internet na
URL: http://www.ppge.ufrgs.br/ats/disciplinas/11/mattos-2003.pdf. Acessado em
25/09/08
MCLEOD, Julie. Assessing the impact of ISO 15.489: a preliminary
investigation. Records Management Journal, v.13, n.2, 2003. p.70-82
255
MILLIKAN, Ruth Garrett. A common structure for concepts of individuals,
stuffs, and real kinds: More. Mama, more milk, and more mouse", Behavioral
and Brain Sciences, v, 21, p.55-100. 1998. Disponível na internet:
http://www.sfu.ca/~jeffpell/Ling480.08/MillikanBBS98Mass.pdf
MIRANDA, M. L. C. A organização do conhecimento e seus paradigmas
científicos: algumas questões epistemológicas. Informare: Cadernos do
Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Rio de Janeiro ,v. 5,
n. 2, p. 64-77, 1999.
MOREIRA, Alexandra, ALVARENGA, Lídia; OLIVEIRA, Alcione de Paiva. O
nível do conhecimento e os instrumentos de representação: tesauros e
ontologias. DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação, v.5, n.6,
dez/04.
MOREIRA, Manoel Palhares; MOURA, Maria Aparecida Construindo tesauros
a partir de tesauros existentes: a experiência do TCI - Tesauro em Ciência da
Informação. DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação, v.7, n.4
out.2006.
NASCIMENTO, Denise Morado ; MARTELETO, Regina Maria. A ―Informação
Construída‖ nos meandros dos conceitos da Teoria Social de Pierre Bordieu.
DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação, v.7, n.4, out/2004.
Disponível na internet: http://www.dgz.org.br/out04/Art_05.htm. Acessado em
10/10/2008
NOVELLINO, Maria Salet Ferreira. Instrumentos e Metodologias de
Representação da Informação Inf.Inf., Londrina, v.1, n.2, p.37-45, jul./dez.
1996
NOVO, Hildenise Ferreira. A elaboração de taxonomia: princípios
classificatórios para domínios interdisplinares.172f. Dissertação ( mestrado em
Ciência da Informação). Universidade Federal Fluminense/IBICIT, Niterói,
2007. Disponível na internet:
http://www.bdtd.ndc.uff.br/tde_busca/arquivo.php?codArquivo=2351. acessado
em 12/11/2008
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças. Sistemas, organização & métodos:
uma abordagem gerencial. São Paulo, Atlas, 2005. 493p.
256
ØROM, A.. Knowledge Organisation in the domain of Art Studies: History,
Transition and Conceptual Changes. Knowledge Organization, v.30, n.3/4,
128-143. 2003
PAVEL, Silvia ; NOLET, Diane. Manual de Terminologia. Quebec: Direção de
Terminologia e Normalização Departamento de Tradução do Governo
Canadense, 2002. 166p
PIEDADE, M.A.R. Introdução à teoria da classificação. Rio de Janeiro:
Interciência, 1977.
PRIETO-DÍAZ, Rubén. Domain analysis: an introduction . ACM SIGSoft
Software Engineering Notes, v.15, n.2, p.47-54 April, 1990
RAMOS, Diogo. Quine: quantificação, existência e identidade Universidade
Federal de Santa Catarina, 2003
REDONDO, Eduardo Peis. Sistemas de gestión de archivos electrónicos.
Granada. Disponível na internet:
http://74.125.47.132/search?q=cache:gRl0VQmBJeIJ:www.ugr.es/~vjarchiv/ima
ges/Eduardo.doc+metodologia+DIRKS&hl=pt-BR&ct=clnk&cd=15&gl=br.
Acessado em 08/02/09
RHOADS, James B. The role of archives and records management in national
information systems : a RAMP study / Revised Edition. Paris : Unesco, 1989. -
72 p.
ROBERTS, David . The New Australian Records Management Standard.
Annual Meeting of the National Association of Government Archives and
Records Administrators (NAGARA), 19 July 1997 Sacramento: NAGARA, 16-19
July 1997. Disponível na internet:
http://www.records.nsw.gov.au/publicsector/rk/sacramento/sacra_2.htm#outline.
Acessado em 06/02/09. Traducción de los Functional Requirements for
Evidence in Recordkeeping del proyecto de la Universidad de Pittsburgh
RODRIGUES, Ana Márcia Lutterbach. A teoria dos arquivos e a gestão de
documentos. Perspect. ciênc. inf., Belo Horizonte, v.11 n.1, p. 102-117,
jan./abr. 2006
RODRIGUES FILHO, Abílio Azambuja. Frege, Fazedores-de-Verdade e o
Argumento da Funda. 223 f. Tese (Doutorado em Filosofia), Pontifícia
257
Universidade Católica do Rio de Janeiro, Rio de Janeiro, 2007.
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento arquivístico de documentos
eletrônicos: uma abordagem teórica da diplomática arquivística
contemporânea. 4.ed.Rio de Janeiro : FGV Editora, 2005. 158p.
ROUSSEAU, Jean-Yves ; COUTURE, Carol. Os fundamentos da disciplina
arquivística. Lisboa : Publicações Dom Quixote, 1998
SALES, Rodrigo de. Suportes teóricos para pensar linguagens documentárias.
Revista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação,Campinas, v.5,
n. 1, p 95-114, jan./jun. 2007
SARACEVIC, Tefko. Ciência da informação: origem, evolução e relações.
Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 1, n. 1, p. 41-62,
jan./jun. 1996. Disponível em
<http://www.eci.ufmg.br/pcionline/viewarticle.php?id=5&layout=abstract>.
Acessado em: 09.setembro.2008.
SAYÃO, L.F. Modelos teóricos em ciência da informação; abstração e método
científico. Ciência da Informação, Brasília, v. 30, n. 1, p. 82-91, jan./abr. 2001
SCHELLENBERG, Theodore Roosevelt. Arquivos modernos: princípios e
técnicas. 2.ed. Rio de Janeiro: FGV, 2002.
SCHELLENBERG, T. R. Arquivos modernos; princípios e técnicas - Controle de
produção de documentos. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1974
SHEPERD, Elizabeth; WEST, Victoria. Are ISO 15.489-1:2001 and ISAD(G)
compatible? Part 1. Records Management Journal, v.13, n.1,. p.9-23,2003
SILVA, Armando Malheiro da et al. Arquivística: teoria e pratica de uma ciência
da informação, vol. 1. Porto: Edições Afrontamento, 1998.
SILVA, Daniela Lucas.da. Uma proposta metodológica para construção de
ontologias: uma perspectiva interdisciplinar. 286f. Dissertação (mestrado em
ciência da informação). Belo Horizonte: UFMG, 2008.
SMITH, Barry. Beyond Concepts: Ontology as Reality Representation
258
Proceedings of FOIS 2004. International Conference on Formal Ontology and
Information Systems, Turin, 4-6 November 2004
SMITH, Barry. Formal Ontology, Common Sense and Cognitive Science.
International Journal of Human-Computer Studies, v. 43, p. 641-667, 1995.
SMITH, Barry. Ontology and Information Systems. Proceedings of the
international conference on Formal Ontology in Information Systems.
2001
SMITH, Barry. Ontology Blackwell Guide to the Philosophy of Computing and
Information, Oxford: Blackwell, 2003, p.155–166.
SMITH, Barry; MARK, David M. Do mountains exist? Towards an ontology of
landforms. Environment and Planning B: Planning and Design, v. 30, n.3 p.
411– 427. 2003
SOUSA,RenatoTarciso Barbosa de. A informação orgânica arquivística.
Disponível em:
arquivoememoria.files.wordpress.com/.../informacaoorganicaarquivistica1.pd
f. Brasília, 2000. Acessado em 18/09/09
STRAWSON, Peter F.Individuals. An Essay in decriptive metaphysics. New
York, 1984.
THOMASSEN, Theo. Uma primeira introdução à arquivologia. Arq. & Adm. Rio
de Janeiro, v.5, n.1, p.5 – 16, jan/jun 2006
THOMAZ, Katia P; SANTOS, Vilma Moreira. Metadados para o
gerenciamento eletrônico de documentos de caráter arquivístico - GED/A:
estudo comparativo de modelos e formulação de uma proposta preliminar.
DataGramaZero - Revista de Ciência da Informação, v.4 n.4 ago/03,
UNESCO. Tesauro de la UNESCO. Disponível em:
http://databases.unesco.org/thessp/ . Acessado em 27/10/08
VICKERY, B.C. Knowledge representation: a brief review. Journal of
documentation,v.42, n.3, sept,. p. 145-59. 1986
259
VICKERY, B.C. Ontologies. Journal of Information Science, v.23, n.4, p.
277–286, 1997.
VOGEL, Michely Jabala Mamede, evolução do conceito de linguagem
documentária:as linhas francesa e brasileira. ENANCIB Encontro Nacional de
Pesquisa em Ciência da Informação, 8, Salvador, 28 a 31 de outubro de
2007. Salvador: ENANCIB, 2007
YADO, Aline Midori Manfré ; GUIMARÃES, José Augusto Chaves . O
princípio da Proveniência: uma abordagem conceitual no âmbito da literatura
arquivística . 2007.Disponível internet: www.asocarchi.cl/DOCS/38.PDF.
Acessado em 09/11/08
YAMAOKA, Eloi Juniti. Organização e representação do conhecimento: uma
proposta de arquitetura. In: CARVALHO, Isamir Machado de; MENDES, Sérgio
Peixoto; VERAS, Vivianne Muniz (Orgs.). Gestão do conhecimento: uma
estratégia empresarial. Brasília: JJ Gráfica e Comunicações, 2006. Cap.1, p.15-
46. Disponível em: https://www.gestaolivrogco.serpro.gov.br/.../capitulo-1-
pagina-44. Acessado em 20/02/2009
WERNER,Cláudia Maria Lima. Gerência da Reutilização de Software. Rio de
Janeiro : COPPE/UFRJ, 2007. Disponível em:
http://www.ic.unicamp.br/sbcars2007/tecnicas/presentations/Werner_GRS.pdf.
Acessado em 20/12/2009
WERSIG, G.; NEVELlNG, U. The phenomena of interest to information science.
Information Scientist, v.9, p. 127-140, 1975.
WORDNET : a lexical database of English. Princeton : Princeton University.
Disponível na internet http://wordnet.princeton.edu/ . Acessado em 27/10/08
ZUNINGA, Gloria L. Ontology: Its transformation from philosophy to information
system.
260
ANEXOS
261
Anexo 1 - Guia para Fontes Documentais
A Investigação Preliminar (Passo A), a Análise das Atividades (Passo B) e a
Identificação dos Requisitos de Arquivamento (Passo C) envolvem o exame de
fontes de informação para o entendimento global da natureza da organização
com a qual estamos trabalhando. A dimensão da pesquisa que a equipe deve
realizar depende do nível de conhecimento corporativo e da disponibilidade e
atualidade dos relatórios existentes sobre as facetas da organização,
relevantes neste projeto.
Fontes específicas da organização
Para iniciar a pesquisa, as fontes mais úteis são aquelas que estão disponíveis
ao público como sites na internet, relatórios anuais e planos corporativos que
fornecem uma visão ampla da organização e sobre suas fronteiras. Estas
fontes são destinadas ao público em geral e não possuem um conhecimento
detalhado sobre a organização. Elas direcionaram a equipe para outras fontes
(como a legislação) e fornecerão a base necessária para o entendimento das
informações contidas nestes outros documentos. Estas fontes gerais podem
ser particularmente úteis para os membros da equipe externos à organização
entenderem como esta funciona.
Sites da World Wide Web: Muitas organizações mantêm websites que contêm
informações sobre suas atividades, campos de interesse especial, estrutura
organizacional, história administrativa, grupos de clientes e usuários, e
contatos- chaves. Algumas organizações disponibilizam, online, relatórios
anuais e planos corporativos. O governo do Estado de Minas Gerais em seu
site ―Minas Online‖ (www.mg.gov.br/portalmg) fornece informações básicas
sobre todos os seus órgãos, incluindo serviços, pessoas-chaves e seus e-
mails, programas e projetos das áreas finalísticas, publicações, etc. A intranet
262
da organização também pode fornecer acesso online a fontes documentais,
como publicações internas, políticas e procedimentos.
Relatórios Anuais: O relatório anual fornece o resumo atualizado da estrutura
e atividades de negócios da organização. Ele pode conter a missão que define
as fronteiras da organização, objetivos corporativos que identificam a amplitude
das áreas finalísticas e a descrição da maioria dos programas e orçamentos.
Identifica a legislação e as normas que regem a organização, bem como
requisitos externos que possam afetar a forma como a organização conduz
seus negócios.
O organograma da organização pode ser obtido ou mesmo construído pela
equipe, se não fizer parte do relatório anual. O organograma é útil para
determinar quais seções da organização são responsáveis por administrar
determinadas funções (ou parte de funções). O organograma também é útil no
planejamento das entrevistas
Planos estratégicos (planos corporativos, planos de negócios e
documentos correlatos): Planos corporativos e planos de negócios são uma
importante fonte de informação sobre as funções e atividades correntes da
organização. Eles mostram as metas que a organização quer alcançar, como
ela o fará e o que virá a seguir. Eles fornecem um resumo de alto nível do
trabalho e das metas da organização.
Algumas das informações fornecidas pelos planos corporativos podem ser
similares às informações dos relatórios anuais, tais como a visão e a missão da
organização. No entanto, o plano corporativo difere do relatório anual em seu
propósito e seu público. Enquanto o relatório se dirige ao público externo
(Legislativo e cidadãos), o plano corporativo é, em sua essência, um
documento de diretrizes internas que fornece a estrutura a partir da qual a
organização dever operar. O plano corporativo normalmente identifica
objetivos-chaves que refletem as principais funções da organização. Estes
objetivos podem direcionar mais de uma função, parte de uma única função ou
aspectos de várias funções.
263
Um plano de negócios, de implementação ou operacional fornece um nível de
detalhes superior ao do plano corporativo. Ele descreve requisitos de
atividades específicas para alcançar os objetivos estratégicos da organização e
é normalmente preparado sobre uma base anual.
Há frequentemente algumas coincidências entre os planos corporativo e de
negócios da organização, pois ambos são relativos aos mesmos objetivos
principais. Entretanto, a equipe pode encontrar diferenças no nível de
informação que eles fornecem sobre a organização. Por esta razão, é essencial
obter todos os documentos relativos aos planos corporativos da organização
pesquisada.
A organização também pode produzir uma variedade de planos relativos a
programas específicos, que podem ser úteis como fontes adicionais. A equipe
deve utilizar estas fontes de informação em composição com as informações
colhidas de outras fontes para obter um retrato da organização.
Legislação e fontes correlatas: Toda a legislação estadual, incluindo leis e
decretos já revogados, estão disponíveis para consulta online no site da
Assembléia Legislativa do Estado de Minas Gerais (http://www.almg.gov.br). Já
a legislação federal está disponível no site da Presidência da República
(http://www.presidencia.gov.br/legislacao).
Legislação sobre a criação e competências e outras fontes sobre as
origens organização: Toda organização governamental é criada a partir de
leis e decretos, e suas funções e poderes podem ser delineados nas versões
vigentes destes atos. Nestes atos, podemos encontrar a definição de alguns
termos importantes para o entendimento das funções e atividades das
organizações.
Legislação específica para cada organização: A organização estudada pode
ser retamente responsável por administrar atos normativos ou por satisfazer
obrigações impostas em regulamentos criados por outras organizações. Os
264
atos normativos criados e gerenciados pela organização pesquisada pode ser
encontrada em seu relatório anual. É esperado que o relatório anual da
organização também contenha a lista de regulamentos sob os quais opera.
Políticas e procedimentos: As políticas representam as razões pelas quais as
organizações conduzem determinadas atividades e, de forma geral, como elas
devem fazê-lo. Todas as organizações possuem políticas oficiais, que foram
aprovadas pelo gestor da organização, ou que se aplicam a todo o governo ou
a segmentos do governo. Uma política pode ser referente a uma função
específica, a parte de uma função, a aspectos de várias funções ou todas as
funções de uma organização. A documentação acerca das políticas pode
fornecer informações sobre atividades específicas executadas pela
organização pesquisada.
Procedimentos são muitas vezes compilados em um manual que fornece
detalhes de como uma organização conduz suas funções. Manuais são
frequentemente restritos a uma função particular, e contêm procedimentos
relativos a uma única atividade ou a muitas delas. Um procedimento individual
será geralmente relativo a um aspecto de uma atividade. Manuais de
procedimento são úteis por identificar componentes de atividades. Políticas e
procedimentos relativos, unicamente, a funções ou programas da organização
devem estar acessíveis internamente.
Estes documentos são importantes para que a equipe tenha um entendimento
geral sobre a forma como o governo opera e como as políticas e
procedimentos podem afetar a maneira como a organização conduz seus
negócios.
Documentos e sistemas de arquivo das organizações: Uma vez que a
equipe tinha coletado informações sobre as funções e atividades da
organização pesquisada, necessitará de informações mais específicas. Os
documentos da organização podem constituir uma fonte útil, dependendo do
265
sistema de arquivos existente. A existência de controle dos documentos,
planos de classificação, thesaurus de palavras chave, convenções para
nomeação de arquivos eletrônicos, deve indicar como a organização percebe
suas funções e atividades, no momento presente.
Publicações para stakeholders específicos: Publicações e
outros documentos que se originam diretamente de consultas a
stakeholders, ou indicam seus interesses específicos, são fontes
de informações sobre as atividades da organização. Exemplos:
documentos referentes a acordos firmados;
relatórios de conselhos ou recomendações relativas às
responsabilidades, performance ou direção da organização;
pesquisas com clientes; e
ordens de serviços.
Fontes externas
Para o completo entendimento dos negócios, accountabilily e contexto social
no qual a organização opera, a equipe precisa olhar para além de suas
fronteiras. Há muitos tipos de fontes externas que podem oferecer importantes
informações contextuais. Algumas das mais importantes estão listadas a
seguir.
Conjunto da legislação governamental: Além da legislação específica,
referente às atividades e aos negócios, a organização estudada também é
afetada por leis, decretos e resoluções que regem o setor público de forma
geral.
Legislação de arquivos: Todo órgão público deve cumprir o disposto pela Lei
Estadual de Arquivos (MINAS GERAIS, 1994). Além da lei específica há outras
normas que regulam assuntos referentes ao tratamento de documentos, como
por exemplo, documentos sigilosos, eliminação de documentos, transferência
266
de documentos, terceirização de serviços de arquivos, validade de documentos
eletrônicos, etc. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) disponibiliza em
sua página a legislação federal em vigor:
(http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm).
Legislação relacionada às funções administrativas comuns: Não é
necessário examinar a legislação relativa a todas as funções administrativas
comuns, a menos que a organização em questão seja afetada de uma forma
específica. Já existe um Plano de Classificação de Documentos e uma Tabela
de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo para estas
funções. A equipe deve certificar-se, junto à Diretoria de Gestão de
Documentos do Arquivo Público Mineiro, de que as atividades conduzidas pela
organização estudada devem ser consideradas de forma particular ou como
atividades comuns.
1 Normas Específicas – Regulamentos: Em conjunto com a
pesquisa de legislação, a equipe pode identificar qualquer
regulamento que tenha efeito significativo sobre a organização em
estudo. Os regulamentos podem:
o • conter o poder de adicionar ou remover funções;
o • definir documentação, informação ou requisitos de evidência que
possam ter influência sobre a maneira de se conduzir a gestão de
documentos;
o • estabelecer padrões técnicos ou industriais obrigatórios.
Circulares, diretrizes, memorandos e outros instrumentos
governamentais que afetam o setor público: Este tipo de informação é
amplamente divulgada para toda a Administração Pública e podem afetar a
forma como cada organização conduz seus negócios e suas funções
específicas. As principais fontes são o diário oficial do Estado, ―Minas Gerais‖,
o site do governo do Estado (http://www.mg.gov.br/portalmg) e a
documentação de gabinete.
267
Relatórios e diretrizes produzidos por auditores, ouvidores, ombudsmen
e outros órgãos investigativos: Periodicamente algumas autoridades
públicas, como Auditoria Geral do Estado, o Ministério Público Estadual, o
Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, promovem investigações sobre
matérias específicas ou sobre as organizações públicas. Tais sindicâncias
identificam preocupações com a performance ou com a accountability ou
expectativas de esclarecimentos da comunidade que têm influência sobre as
práticas arquivísticas da organização.
Padrões relevantes para os negócios da organização: Códigos de práticas,
protocolos e padrões técnicos especificam a forma como certas atividades
devem ser conduzidas em uma organização. As organizações podem ser
intimadas a seguir padrões obrigatórios como parte dos requisitos legais ou
administrativos, ou podem escolher se adotam voluntariamente padrões
relativos às suas atividades finalísticas. Cópias de todos os padrões que são
aplicados pelas organizações devem estar acessíveis nas áreas específicas de
cada organização.
História da organização: Esta pode ter sido publicada e está associada,
normalmente, com os aniversários e eventos importantes na história da
organização. Se foi produzida, a equipe deve encontrar uma cópia na biblioteca
do órgão.
1 Citando as fontes
A equipe pode precisar, nos Passos seguintes, de rever as informações
colhidas nas pesquisas e consultar as fontes novamente. Para tornar
isto mais fácil, é importante citar a informação corretamente. Estas
informações formarão o registro de fontes. Há várias formas de se citar
um documento, legislação ou entrevista, mas adotaremos as do Manual
para normalização de publicações técnico-científicas
(FRANÇA;VASCONCELLOS, 2004). Os formulários de identificação de
fontes estão no Apêndice 4.
2 Alguns pontos básicos para não se esquecer quando citar fontes:
268
o Incluir TÍTULO, AUTOR, EDITORA e DATA de qualquer fonte.
Para fontes internas, a editora e o autor são a organização
produtora do documento.
o Para legislação, registre a ementa completa, o ano em que foi
promulgada e datas em que foram emendadas.
o Para fontes online, incluir o endereço do site e a data de acesso.
269
Anexo 2 - Guia de Entrevistas
Antes de começar
O objetivo das entrevistas é validar e esclarecer as informações que a equipe
reuniu a partir da pesquisa documental. Neste ponto, a equipe já deve possuir
um entendimento geral da missão, funções e estrutura da organização, o que é
imprescindível para a condução produtiva das entrevistas. Os relatórios anuais,
fluxogramas e organogramas fornecerão uma visão abrangente destes
aspectos. A equipe deve se preparar para a entrevista familiarizando-se com o
material coletado antes de se encontrar com os funcionários de cada área.
Há várias formas de conduzir um processo de entrevistas, que podem ser
individuais ou coletivas (workshop). A equipe deve decidir qual é o método
mais apropriado para a organização com a qual está trabalhando. Cada
método têm suas vantagens e desvantagens. Entrevistas individuais são úteis
por garantir o entendimento profundo sobre uma função ou atividade
específicas, enquanto as entrevistas coletivas podem ser preferíveis para
documentar um processo que está sob a responsabilidade de várias pessoas.
Definindo a quem entrevistar
A equipe precisará entrevistar pessoas diferentes para as diversas etapas do
projeto. Para a ―Investigação Preliminar‖ (Passo A), onde necessitará de um
entendimento amplo da organização, a equipe deve focar nos gerentes
seniores (Superintendentes e Diretores) responsáveis pelas principais funções
e direcionar as questões de arquivamento e gestão de documentos para os
responsáveis, se houver. Nas etapas de ―Análise de Atividades‖ e ―Identificação
das Requisitos de Arquivamento‖ (Passos B e C, respectivamente) a equipe
precisará entrevistar os gerentes de área e de linha e os responsáveis pelas
atividades, que possuem profundo conhecimento dos processos.
1 O organograma da instituição pode ser usado para identificar
cada área operacional. A equipe deve entrevistar no mínimo um
representante de cada área operacional, preferivelmente a pessoa
encarregada ou com maior experiência na atividade. Durante as
270
entrevistas, a equipe pode descobrir que precisa entrevistar mais de
uma pessoa em uma área específica.
2 É interessante enviar um memorando circular para todo o grupo
de potenciais entrevistados. A equipe deve se assegurar de que o
memorando seja endossado pelo Secretário Adjunto ou Chefe de
Gabinete.
3 O memorando deve conter as seguintes informações:
a. esclarecimento sobre o projeto e quem serão os entrevistadores;
b. exposição dos retornos esperados com o projeto, enfatizando os
benefícios esperados para a organização (ex: economia de
recursos financeiros, diminuição de tempo de recuperação de
documentos, redução do espaço físico ocupado por documentos,
etc.);
c. indicação de que os entrevistados foram selecionados por seus
conhecimentos da estrutura, funções e negócio da organização,
assim como por seu entendimento acerca da necessidade de
informação do órgão;
d. identificação do tipo de informação que a equipe deseja e
solicitação para que os entrevistados considerem estes aspectos
como prioritários ao serem entrevistados. Ex:
i. como a área operacional é responsável pelas funções,
atividades e transações e como isto se ajusta à proposta e
estrutura da organização;
ii. as necessidades legais, ou de qualquer outro tipo, que
determinam o tempo de arquivamento dos documentos;
iii. que documentos são resultados dessas funções e
atividades;
iv. a opinião dos entrevistados sobre quanto tempo os
documentos que eles usam são necessários aos negócios
da organização
271
e. indicação de que a entrevista deve durar cerca de 40 minutos,
dependendo da quantidade de informação a ser obtida de cada área
operacional;
f. agradecimento aos entrevistados por sua cooperação.
Organizando o programa de entrevistas
É desejável que se conceda, no máximo, 90 minutos para cada
entrevista, incluindo o tempo gasto com as perguntas e respostas e as
anotações e conclusões do entrevistador. Esta estimativa deve dar a
indicação de quanto tempo será gasto para completar todas as
entrevistas necessárias. Assim que a decisão sobre o tempo máximo de
cada entrevista for tomada, a equipe pode entrar em contato com os
entrevistados e agendar o encontro para uma ocasião em que eles
estiverem disponíveis. Eventualmente, os entrevistadores precisarão
abreviar ou estender a duração das entrevistas para adequá-la aos
compromissos do entrevistado.
Preparando as questões
As entrevistas podem ser estruturadas (com roteiro) ou não estruturadas
(com roteiro, mas o entrevistador tem liberdade de inserir perguntas),
dependendo do estilo que for mais confortável para o entrevistador.
Independentemente do método que a equipe decidir usar, devem
preparar, com antecedência, um roteiro com questões que abranjam as
atividades e os documentos de cada área. O roteiro pode incluir as
seguintes questões:
1. as áreas sob a responsabilidade da unidade organizacional na
qual o entrevistado trabalha;
2. como estas áreas estão relacionadas a outras unidades
organizacionais e ajustam-se às funções da organização como
um todo;
272
3. as transações envolvidas na execução de cada atividade
abordada pelo projeto (ex: passo a passo de cada atividade);
4. terminologia especializada usada para descrever a atividade;
5. se a organização tem um thesaurus das funções; quais termos
são aplicáveis às funções e às atividades daquela área
operacional; e se há qualquer disparidade identificada nesta
aplicação;
6. se o trabalho daquela unidade organizacional é regulado por
legislação ou qualquer requisito externo (ex: padrões, protocolos,
etc.);
7. se houve, recentemente, qualquer mudança na natureza das
atividades de responsabilidade daquela unidade organizacional;
8. que documentos são gerados como resultado do trabalho sob
responsabilidade da área;
9. se a informação registrada nos documentos está duplicada em
algum lugar, ou se qualquer dos documentos são duplicatas
(cópias ou segundas vias);
se qualquer dos documentos está relacionado a outros conjuntos
documentais, ou se são documentos usados por outras seções da
organização (ex: documentando diferentes aspectos da mesma
função ou atividade); e
10. a opinião dos entrevistados sobre o tempo que os documentos
devem ser retidos para os propósitos dos negócios da
organização e o fundamento para esta opinião (ex: com qual
freqüência os documentos são usados como referência depois
que a ação foi concluída, e com qual finalidade).
É importante confirmar com os entrevistados se a equipe está usando fontes
documentais atualizadas e obter informações sobre fontes que podem ter sido
descartadas.
273
Conduzindo a entrevista
A equipe deve se assegurar de que a entrevista ocorra em um local agradável.
Considerem a possibilidade do uso de um gravador. Gravar entrevistas pode
ser muito efetivo por deixar o entrevistador mais concentrado no entrevistado e
no que está sendo dito, do que preocupado em tomar notas das informações
durante a sessão. Sempre verificar com os entrevistados se eles não fazem
objeção ao uso do gravador.
No final da sessão, agradeça ao entrevistado por sua cooperação e mencione
que uma entrevista suplementar pode ser necessária para eventuais
esclarecimentos.
Tomando notas
Os entrevistadores devem fazer suas anotações logo após o fim da entrevista,
enquanto a informação está fresca em sua mente. É uma boa idéia estruturar
suas notas claramente, de acordo com cada questão ou por tópicos pré-
determinados como funções, atividades, transações e necessidade de
arquivamento.
O entrevistador deve providenciar para que cada entrevistado seja identificado
corretamente (nome completo, unidade organizacional em que atua, cargo,
telefone, e-mail, endereço, data da entrevista, etc.). É importante numerar as
entrevistas.
274
Anexo 3 - Sugestões de questões para Entrevista (versão traduzida)
1 Questões para Administradores Seniores
Antes de iniciar a entrevista, o entrevistador deve explicar o projeto e
expor os benefícios para a organização. É importante dar uma visão
geral sobre a pesquisa que a equipe fez em relação à área em questão
e sobre as fontes documentais que foram usadas. O entrevistador pode
omitir ou remodelar algumas questões dependendo da pessoa que está
entrevistando e da informação que se quer obter.
1. Quais são as principais áreas finalísticas da organização?
2. Qual é a escala hierárquica dentro da organização e a quais
órgãos externos a organização se reporta?
3. A organização considera que está operando em um ambiente
altamente regulado?
4. Qual é a atitude da organização em relação ao grau de
regulação?
5. Quem são os stakeholders (prováveis interessados) da
organização?
6. Como a organização gerencia seu regime externo de
conformidade (ex: gerindo sua performance em relação ao
ambiente regulador, auditorias, padrões e melhor prática)?
7. A organização opera em um ambiente litigante?
8. Se sim, você pode dar uma descrição geral de como gerencia as
questões contra a organização (ex: por intermédio de uma
unidade como assessoria jurídica, procuradores ou escritórios de
advocacia contratados)?
9. A organização tem um plano de ―gestão de riscos‖? Você pode
dar as linhas gerais deste plano e fornecer uma cópia?
10. Quais são os riscos das operações de negócios da organização
gerenciados e monitorados no dia a dia?
275
11. Quais são os elementos de alto risco do negócio da organização?
Onde, na estrutura da organização, estão concentradas, ou são
executadas, as atividades e/ou processos de alto risco?
12. Há políticas ou procedimentos que auxiliam os funcionários a
cooperar com as normas externas ou com a gestão de risco
dentro da organização? Se sim, quais são?
13. Qual é o papel que os arquivos representam, dentro da
organização, na gestão de riscos e na conformidade com as
normas externas?
14. Como a organização obtém feedback de seus clientes?
15. Como a organização mensura/avalia as atitudes da comunidade
em relação a sua performance?
16. A organização tem sido objeto de comentários ou campanhas
desfavoráveis pela comunidade ou pela mídia?
17. A organização estabeleceu um corpo de conselheiros ou
consultores que represente os interesses da comunidade em
relação às suas atividades? Se sim, quem são eles?
18. A organização estabeleceu oficialmente algum regulamento sobre
as relações com a comunidade, ou acordos ou garantias dadas
aos clientes e/ou stakeholders (ex: memorandos, ordens de
serviço, portarias, etc.)?
19. A organização é frequentemente objeto de escrutínio por parte do
Legislativo ou do próprio Executivo? Se sim, dê exemplos.
20. Como a organização gerencia sua prestação de contas para o
governo e para o Legislativo?
21. As atividades de outras organizações interferem nas atividades
desta organização? Se sim, descreva.
22. A organização passou, recentemente, por auditorias ou revisão
de conduta interna acerca de sua performance e accountability?
Se sim, quais foram as conclusões da revisão ou relatório? (Pedir
cópia se for relevante).
276
23. Qual é o grau de aceitação e competência tecnológica a
organização apresenta?
24. Quais são as prioridades e metas atuais da organização?
25. A organização tem planos de gestão da informação ou gestão de
conhecimento? Se sim, como os arquivos estão integrados nestes
planos?
26. Você pode indicar publicações internas que ajudem a definir, em
detalhes, as atividades finalísticas da organização e os requisitos de
arquivamento (ex: políticas e procedimentos, publicações para clientes
ou para a comunidade em geral, manuais técnicos ou padrões ou
protocolos)?
27. Você pode indicar qualquer publicação sobre a história da
organização?
Questões para os responsáveis pelos Arquivos ou para os
Gestores de Documentos
1 Antes de iniciar a entrevista, o entrevistador deve dar uma visão
geral sobre a pesquisa que a equipe está fazendo em relação a área em
questão e sobre as fontes documentais que foram usadas. A equipe
deve aproveitar para esclarecer qualquer questão que possa ter surgido
a partir da análise das fontes documentais. O entrevistador pode querer
omitir ou remodelar algumas questões, dependendo das informações
que já obteve.
1. Você pode descrever o sistema de arquivamento usado em sua
organização? (Inclua os sistemas formais, como gestão eletrônica
de documentos, sistema de administração de pessoal ou
financeiro, e os informais usados para atender a atividades
específicas)
2. A organização tem um gestor de documentos?
3. As responsabilidades de arquivamento estão dispersas pela
organização?
277
4. Qual o nível de consciência e competência arquivística que a
maior parte dos funcionários deve ter para atender às
necessidades de informação da organização?
5. A organização tem políticas de arquivamento e/ou de gestão de
documentos? Se sim, estas políticas abrangem todos os formatos
de documentos (ex: papel; eletrônico, incluindo e-mail; fotografias;
vídeos; plantas; etc.)?
6. Quantos são os funcionários responsáveis pelo arquivamento dos
documentos em sua área?
7. A organização tem procedimentos ou diretrizes formais de
arquivamento que os funcionários devem seguir? Estes
procedimentos compreendem a criação, recepção e manutenção
dos documentos em todos os formatos?
8. Os procedimentos são revisados regularmente e os funcionários
treinados em seu uso ?
9. Sua organização controla os termos usados para classificação
dos documentos que produz?
10. Sua organização utiliza controle de metadados para os
documentos eletrônicos?
11. Sua organização tem um plano contra desastres? Este plano
inclui os documentos em todos os formatos (papel ou
eletrônicos)?
12. Sua organização faz auditorias regulares em seus arquivos?
13. Onde estão armazenados os arquivos da organização (papel e
eletrônico; corrente e intermediário)?
14. Que tabelas de temporalidade a organização tem que abrangem
documentos produzidos no curso das atividades correntes e (se
for o caso) históricas?
15. A organização tem um programa de destinação de documentos?
Do que ele consiste?
16. Qual é, aproximadamente, a quantidade e a data limite dos documentos
em sua organização?
278
17. A organização tem dificuldades de localizar e apresentar documentos
quando estes são requisitados (ex: para justiça, para auditorias, pelo
cidadão, por funcionários, por órgãos controladores, etc.)? Se sim, por
que tais dificuldades ocorrem?
18. Que nível de importância, recursos e apoio da gerência os
funcionários têm de arquivos dentro da organização?
Questões para os funcionários e gerentes das áreas finalísticas
Antes de iniciar as entrevistas, a equipe deve explicar o projeto e
identificar os benefícios para a organização. O entrevistador deve dar
uma visão geral sobre a pesquisa que a equipe está fazendo em relação
a área em questão, sobre as fontes documentais que foram usadas e
sobre as áreas que já entrevistou.
1. Por quais funções sua área é responsável?
2. As funções são reguladas por alguma legislação?
3. Quais atividades ou etapas você é obrigado a executar nestas
funções? (estamos tentando identificar se há transações ou ações
obrigatórias).
4. Há procedimentos que guiam seu trabalho?
5. Seu trabalho é dirigido por algum padrão?
6. Há alguma checagem de conformidade em relação ao seu trabalho?
7. Você interage com outras áreas da organização na execução de suas
atividades?
8. Você interage com órgãos externos na execução de suas atividades?
9. Você fornece serviços diretamente ao público?
10. Quem são os stakeholders de sua área e quais são os interesses
deles nas atividades que você executa?
11. Quais os riscos (para a organização) envolvidos no trabalho que
você executa?
12. Sua área é objeto de litigância?
279
13. Você contrata consultores para executar algum trabalho? Se sim,
quais?
14. Que documentos são criados e recebidos na execução de suas
atividades?
15. São documentos exatos e compreensíveis que dão suporte ao seu
trabalho?
16. Que sistema de arquivamento é utilizado para gerenciar os documentos
que você produz?
17. Por quanto tempo os documentos que você cria são necessários para dar
suporte às atividades de sua organização?
18. Você pode identificar qualquer outro uso que os documentos possam ter
como fonte de informação?
280
Anexo 4 (1)(o) - Source identification form Acts for Parliament
281
Anexo 4(1)(p) - Formulário de Identificação de Fontes – Leis e Decretos –
(versão traduzida)
Cabeçalho:
Nome da organização:
Data da compilação:
Número da fonte
Tipo de fonte
Número de referência
Ementa:
Endereço do site
Data de vigência
Data de início de
Data de revogação:
Legislação que revogou o texto legal:
Competências da organização:
Execução de ofício:
Efeitos sobre as operações da organização:
Atividades:
Funções: Requisitos de arquivamento:
Notas:
282
Anexo 4(2)(o) - Source IdentificationFform – Statutory Rules(Regulations)
(versão original)
Name of organisation:
Date of compilation:
Source number:
A unique number for each source is required for reference purposes. Use a single running
number.
Only use one sequence of numbers irrespective of the nature of the source.
Type of source:
Statutory rule, regulation.
Source name:
Full title (eg Statutory Rules 1984 No. 100 Archives Regulations). Regulations can be numerous
and,
in most cases, it will be best to browse the consolidated version of the regulations online and
make
notes of those that are relevant (ie those that impact on the activities of the organisation or have
recordkeeping implications).
Regulation number:
Regulation or regulations involved (eg Regulation 3).
Name of Act under which statutory rules were made
(Eg Archives Act 1983)
283
Source hyperlink:
URL to regulation or other source online.
Start date:
The date when the regulations were intended to take effect. This will be found in the notes to the
regulation (eg *1* Notified in the Commonwealth of Australia Gazette on 1 June 1984).
End date:
The date of repeal.
Repealed/superseded by (where appropriate):
Give title and date of repeals if source no longer current (eg Statutory Rules 1987 No. 285 Freedom of
Information (Addresses) Regulations (Repeal), Regulation 1). This field may not be completed for the
preliminary investigation, but it is provided so that, if appropriate, the information can be updated late
Purpose of statutory rule:
Example: Provides for Commonwealth agencies to provide certain information to National Archives
relating to their functions and the Commonwealth records in their custody for the purposes of appraisal.
Effect on the operations of the organization
Example: In order to exercise its authority to approve the disposal of Commonwealth records by
Commonwealth agencies under Section 24 of the Archives Act 1983, the National Archives needs to
have access to information about the context of records creation and the functions and activities of the
organisations. Regulation 3 empowers the National Archives to gain access to that information.
Other organisations affected by the regulations:
Example: Commonwealth institutions which create Commonwealth records are obliged to provide
information requested under Regulation 3 within a reasonable time.
284
Business activity:
Identify the major business activity or activities that the regulation mandates (eg health services,
education, training, compensation, rehabilitation, etc).
Functions:
Using the information gathered about the business activity of your organisation, make notes in this field
on the scope of your organisation‟s functions and on possible terms for formal naming of these
functions. This information will assist you in step B.
Recordkeeping requirements:
Note any specific recordkeeping requirements identified in the regulation, together with the relevant
provisions of the Act. This will assist you in step C.
Notes:
Give details of any general information that will help you understand the organisation and complete the
preliminary investigation template.
285
Anexo 4(2)(p) - Formulário de Identificação de Fontes – Normas
Específicas – Regulamentos (versão português)
Cabeçalho: (dados completos e ementa)
Nome da organização:
Data da compilação:
Número da fonte:
Tipo de fonte:
Número de referência:
Ementa:
Endereço do site:
Data de início de vigência:
Data de revogação:
Norma específica que revogou/alterou regulamento:
Propósito da norma específica:
Efeitos sobre as operações da organização:
Atividades:
Funções:
Requisitos de arquivamento:
Notas:
286
Anexo 4 (3)(o) - Source Identification Form - Others Sources Including
Interviews (Versão Original)
287
Anexo 4(3)(p)- Formulário de Identificação de Fontes – Outras Fontes
Incluindo Entrevistas(versão português)
Nome da organização:
Data da compilação: Número da fonte:
Nome da fonte:
Endereço do site:
Data da fonte:
Tipo de fonte:
Resumo da fonte:
Atividades:
Notas:
288
Anexo 5(o) - Organization Context Document (Versão Original)
APPENDIX 5 ORGANISATION CONTEXT DOCUMENT
Use this form to consolidate information about the organisation gathered during
Step A – Preliminary investigation.The source number against each question is
a cross-reference to question 22, the register of sources.
Background
1. Who is responsible for managing this project in your organisation?
Show details of the senior officer in charge of the project.
Identifying the organisation and its administrative context
2. What is the name of the organisation?
Include all names that the organisation is known by, including acronyms, registered
business names, and names of business units (eg shopfronts).
3. What type of organisation is it?
For example, department, statutory body, non-statutory body, corporation,
university, etc. If your organisation is registered show relevant details.
4. What are the defining characteristics of the organisation?
289
Comment on reporting arrangements (eg to parent department, directly to portfolio
minister), unique characteristics (eg the organisation‟s autonomy, budgetary status,
etc), and indicate whether the organisation is the „lead agency‟ responsible for
administering legislation which affects most government organisations.
5. What is the history of the organisation?
Provide a chronological overview of the establishment of the organisation and
major changes and events, including major losses or gains in functions and/or
restructuring. Also name earlier organisations and indicate the date range of their
existence.
6. What is the structure of the organisation? Where are the various units
located if there is more than one, and what is the business activity carried out
by each?
All units of the organisation need to be clearly identified so that the full range of
work carried out by the organisation is taken into account. If there are numerous
units they should be grouped into types of units that carry out the same types of
work (eg overseas posts may be grouped together). Alternatively, attach a detailed
current organizational chart.
7. Does the organisation have any administrative links to other
organisations?
For example, your agency may have strong links with statutory authorities,
councils, boards of management, committees etc that are defined as separate
organisations. See A.5.2. Note the name of the organisation and the relationship to
your organisation.
290
Identifying the legal and regulatory framework
8. What is the official basis of the organisation and why was it established?
Identify and document the establishment of the organisation and the purpose for
which it was established. Indicate if there have been any major changes to the
establishing legislation.
9. What legislation is administered by the organisation?
List legislation administered by the organisation. This may include legislation
referred to in earlier questions, and repealed legislation that was administered by
the organization in the past. Agencies (particularly portfolio departments) with a
long list of legislation should distinguish between those they substantively
administer and those for which they have an oversight or other minor role.
10. What legislation affects the role or the operation of the organisation?
Indicate what legislation affects the operations of the organisation, excluding the
enabling legislation in the previous question and common administrative legislation
that underpins the Administrative Functions Disposal Authority. For example, laws
on the use and handling of chemicals may affect scientific research organisations.
11. Has the organisation contracted out any aspects of its business activity to
government or non-government organisations?
291
For example, some government agencies contract-out service provision to
Centrelink. Note specific legislative provisions and/or contractual arrangements
that govern these relationships. This information is available from annual reports.
12. Are there standards that have been imposed on or adopted by the
organisation?
List mandatory and voluntary standards (or parts thereof) including best practice,
technical, or industry standards, to which the organisation adheres, such as ISO or
Australian standards. Indicate, where applicable, the regulatory body that is
responsible for monitoring compliance. Also list standards that are administered by
the organisation, for example the National Archives of Australia administers the
AGLS metadata standard.
Identifying the business context
13. What does the organisation do?
List the general areas of business or the industry sector for which the organisation
is responsible (eg health, education, employment, scientific research) and major
outputs, services and products provided by the organisation.
14. Are any of the business areas of your organisation’s operations subject to
a high level of litigation?
Include litigation where the organisation is either the defendant or complainant.
Comment on the nature, frequency, trends, risks and consequences of litigation.
Show different areas of business activity separately. Information on litigation is
292
usually available in annual reports.
15. Who are the organisation’s major stakeholders?
For ease of reference, list the stakeholders identified during the course of the
preliminary investigation and specify the nature of their interests. Stakeholders
include groups that express an opinion on the organisation‟s products or services,
community groups, clients and customers, as well as the Minister, parent
department, formal advisory groups etc.
Identifying the corporate culture
16. What is the current strategic focus of the organisation?
Look at the organisation‟s strategic planning documents and recent executive
statements. These will identify the organisation's direction, changes in activities
that are currently carried out, or new activities.
17. Has the organisation or any facet of its business been the subject of any
recent internal or external audits?
List any recent audits, indicating the business area involved. Note any adverse
findings including any comments on recordkeeping or information management.
Basic information on audits is available in annual reports.
293
18. Does your organisation have a formal compliance program or strategies
and/or procedures in place to ensure compliance to laws, standards, etc?
Indicate any measures in place to ensure that relevant laws, regulations, codes
and standards are not breached.
19. Does your organisation have a formal risk management program in place?
Comment on the risks associated with the organisation‟s business activity and the
strategies and/or procedures in place to deal with such risks. A recent government
initiative requires all agencies to prepare risk management plans.
20. How is recordkeeping managed in the organisation?
Comment on whether recordkeeping is centralised, decentralised or mixed, levels
of staff awareness, the management of paper and electronic records and whether
there are comprehensive, known policies and procedures. If there is a current
disposal program, indicate what disposal authorities are used.
21. How is technology used in business systems and information
management
systems, including recordkeeping and/or records management systems?
294
Comment on the technological capabilities of the organisation, referring to
Indicators such as use of technology in business systems, work stations and
work practices, resources allocated to technology, and staff competence and
training.
22. What sources have been used to undertake the preliminary investigation?
Compile a register of all documentary and oral sources used during the preliminary
investigation. Number each source to keep track of the sources in later steps. See
Appendix 1 – Guide to documentary sources, for advice on identifying and citing
sources.
295
Anexo 5(p) - Levantamento do Contexto Organizacional (Versão Português)
1. Quem é o responsável pela gestão deste projeto na organização?
Nome
Cargo ou Função
Contato(e-mail,tel)
Identificando a organização e seu contexto administrativo:
2. Qual é o nome da organização?
Nome
Sigla
Número de Fonte
3. Que tipo de organização ela é?
Tipo
Número da fonte
296
4. Quais são as características que definem a organização?
Características
Número da fonte
5. Qual é a história da organização?
Data
Comentários
Número da Fonte
6. Qual é a estrutura da organização? Onde estão localizadas as várias unidades e qual é a atividade conduzida por cada uma?
Autoridade responsável pela organização, exemplo: secretário, diretor geral, presidente, etc.
Lista das unidades e sua localização
Atividades
Número da fonte
7. A organização tem qualquer ligação administrativa com outra organização?
Nome da organização
Relacionamento
Número da Fonte
297
Identificando a estrutura legal e de regulamento
8. Qual é a base legal da organização e por que ela foi criada?
Criação da organização
Número da Fonte
9. Qual é a legislação “administrada” pela organização?
Nome da Fonte
Número da Fonte
10. Qual legislação afeta o papel ou as operações da organização?
Nome da Fonte
Atividade
Número da Fonte
11. A organização terceirizou qualquer atividade(s), ou parcela(s) de qualquer atividade(s), para outras agências do governo ou organizações não governamentais?
Detalhamento da terceirização
Número da Fonte
298
Detalhamento da terceirização
Número da Fonte
12. Há padrões ou protocolos que devem ser impostos ou adotados pela organização?
Nome do padrão e outros detalhes
Obrigatório, voluntário ou administrativo
Número da Fonte
Identificando o contexto de negócios
13. O que a organização faz?
Atividade
Produtos e/ou serviços
Número da Fonte
14. Há, em alguma área da organização, operações que são objetivos freqüentes de litígio?
Detalhes do litígio
Atividade
Número da Fonte
15. Quem são os principais stakeholders da organização?
299
Stakeholders
Interesse do stakeholder na organização
Número da Fonte
16. Qual é o foco estratégico atual da organização?
Foco estratégico
Número da Fonte
17. A organização ou qualquer faceta de seus negócios foi ou tem sido objetivo de auditorias internas ou externas recentes?
Data
Auditoria
Área de negócios
Conclusões
Número da Fonte
18. A organização tem um programa(estratégia e/ou procedimentos) formal de conformidade para assegurar que esteja devidamente adequada às leis, aos padrões,
etc. ?
Detalhes de programas estratégicos ou procedimentos de conformidade
Número da Fonte
19. A organização tem um programa formal de gestão de risco em uso?
300
Nível de risco e estratégias de gestão de risco
Atividade finalística
Número de Fonte
20. Como é feita a gestão de documentos na organização?
Arquivamento e gestão de documentos na organização
Número da Fonte
21. Como a tecnologia é usada nos sistemas corporativos e sistemas de gestão de informação, incluindo arquivamento e/ou sistemas de gestão de documentos?
Tecnologia e seu uso na organização
Número da Fonte
22. Quais fontes foram usadas para a realização da Investigação Preliminar (Passo A)?
INSTRUÇÃO DE PREENCHIMENTO
Questão
Campo
Descrição
1. Quem é o responsável pela gestão
deste projeto na organização?
Nome
Cargo ou Função Contato(e-
mail,telefone)
Indicar o nome, o cargo ou função, o e-mail e o telefone do responsável pela gestão deste
projeto na organização
Identificando a organização e seu contexto administrativo
2.Qual é o nome da organização?
Nome
Identificar o nome ou nomes da organização, a sigla pela qual ela é conhecida e o número
301
Sigla
Número de Fonte
seqüencial da legislação que foi cadastrada no formulário de fontes disponibilizado pela
SEPLAG
3. Que tipo de organização ela é?
Tipo
Número da Fonte
Indicar se é secretaria de Estado ou outro tipo de instituição e o respectivo número da fonte
cadastrada
4. Quais são as características que
definem a organização?
Características
Número da Fonte
Indicar qual é o negócio da instituição e o respectivo número da fonte cadastrada
5.Qual é a história da organização?
Data
Comentários
Número da Fonte
Indicar a data, as informações sobre a história da instituição e o respectivo número da fonte
cadastrada
6.Qual é a estrutura da organização?
Onde estão localizadas as várias
unidades e qual é a atividade conduzida
por cada uma?
Lista das unidades e sua
localização
Atividades
Número da fonte
Indicar cada unidade da estrutura da organização, bem como seu endereço;
Indicar as atividades executadas por cada uma das unidade da estrutura organizacional;
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
7.A organização tem qualquer ligação
administrativa com outra organização?
Nome da organização
Relacionamento
Número da Fonte
Indicar se a organização tem alguma ligação administrativa com outra;
Indicar o tipo de relacionamento com a outra instituição
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
Identificando a estrutura legal e de regulamento
8. Qual é a base legal da organização e
por que ela foi criada?
Criação da organização
Número da Fonte
Indicar a lei de criação do órgão, a legislação que formaliza a sua organização interna e qual a
finalidade do órgão
302
9.Qual é a legislação “administrada” pela
organização?
Nome da Fonte
Número da Fonte
Indicar apenas leis e decretos (o número e data e a ementa )que regulam as atividades
finalísticas que o órgão é obrigado a fazer cumprir
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
10.Qual legislação afeta o papel ou as
operações da organização?
Nome da Fonte
Atividade
Número da Fonte
Indicar apenas leis e decretos (o número e data e a ementa )que têm efeito sobre as
operações da organização
Indicar a atividade finalística afetada pela legislação
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
11.A organização terceirizou qualquer
atividade(s), ou parcela(s) de qualquer
atividade(s), para outras agências do
governo ou organizações não
governamentais?
Detalhamento da terceirização
Número da Fonte
Indicar as informações sobre as atividades que foram terceirizadas
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
12.Há padrões ou protocolos que devem
ser impostos ou adotados pela
organização?
Nome do padrão e outros detalhes
Obrigatório, voluntário ou
administrativo
Número da Fonte
Identificar os padrões n adotados pela organização
Indicar se o padrão é de uso obrigatório, voluntário ou administrativo
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
Identificando o contexto de negócios
13. O que a organização faz?
Atividade
Produtos e/ou serviços
Número da Fonte
Detalhar todas as atividades desenvolvidas pela organização
Indicar os produtos gerados por cada atividade realizada
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
14.Há, em alguma área da organização,
operações que são objetivos freqüentes
Detalhes do litígio
Atividade
Indicar os detalhes do litígio alguma área da organização, operações
Indicar para cada atividade da correspondente a organização
303
de litígio?
Número da Fonte
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
15.Quem são os principais stakeholders
da organização?
Stakeholders
Interesse do stakeholder na
organização
Número da Fonte
Registrar todos os interessados externos nas atividades da organização
Identificar os interesses de cada stakeholder da organização
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
16.Qual é o foco estratégico atual da
organização?
Foco estratégico
Número da Fonte
Indicar o foco estratégico da organização
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
17.A organização ou qualquer faceta de
seus negócios foi ou tem sido objetivo de
auditorias internas ou externas recentes?
Data
Auditoria
Área de negócios
Conclusões
Número da Fonte
Indicar a data da auditoria
Indicar a qual auditoria a organização está passando no momento
Indicar a área de negócio que está passando pela auditoria
Indicar as conclusões do processo de auditoria
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
18.A organização tem um
programa(estratégia e/ou procedimentos)
formal de conformidade para assegurar
que esteja devidamente adequada às
leis, aos padrões, etc. ?
Detalhes de programas
estratégicos ou procedimentos de
conformidade
Número da Fonte
Indicar os detalhes do programas estratégicos ou procedimentos de conformidade às leis
e padrões
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
19.A organização tem um programa
formal de gestão de risco em uso?
Nível de risco e estratégias de
gestão de risco
Atividade finalística
Número de Fonte
Indicar o nível de risco do programa de gestão de risco da organização
304
20.Como é feita a gestão de documentos
na organização?
Arquivamento e gestão de
documentos na organização
Número da Fonte
Indicar detalhes da forma como é feita o arquivamento e os processos de gestão de
documentos na organização;
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
21.Como a tecnologia é usada nos
sistemas corporativos e sistemas de
gestão de informação, incluindo
arquivamento e/ou sistemas de gestão de
documentos?
Tecnologia e seu uso na
organização
Número da Fonte
Indicar a tecnologia e como ela é usada na organização
Indicar o número da fonte registrada no cadastro de fontes
21.Quais fontes foram usadas para a
realização da Investigação Preliminar
(Passo A)?
Fontes
Relacionar todas as fontes bibliográficas, documentais e orais usadas durante a
Investigação Preliminar. Numerar cada fonte para que se possa cruzá-las nos passos
seguintes.
305
Anexo 7(a)(o) - Function Source Document (Versão Original)
FUNCTION SOURCE DOCUMENT
Use this form to consolidate information gathered about functions, activities, and transactions
through Step B – Analysis of business activity. Document recordkeeping requirements identified
in Step C in Table 2. Complete one form for each function.
1. Organisation:
2. Function reference:
3. Function term:
4. Function scope note:
5. Function date range:
6. History of function
Briefly indicate any changes to the function through its history, including amendments to legislation
affecting or authorising the function
7. Other organisations that have administered the function (or linked activities)
8
.
306
Business units that carry out the function
Name each business unit, branch and division responsible for all or part of the function.
Guide to completing the Function source document
1. Organisation: enter the name of the organisation being analysed.
2. Function reference: a consecutive number to identify the function.
3. Function term: the term used to describe the function.
4. Function scope note: the definition of the function term. See Step B.4.2.2 foradvice
on writing scope notes.
5. Function date range: Based on research, give the date range for the function. If a
function is ongoing, no end date is needed. See Step B.4.2.3 of the manual for advice
on dating functions and activities. Indicate the source of the information, including
relevant page number, or for legislation, section number. Also include the date of the
source. You may use more than one source to determine the date of a function,
including interviews.
6. History of function: Describe the history of the function since its identified start
date. Possible points to include are changes to legislation, information on the level of
responsibility of agency, changing administrative control of the function, the social and
political importance of the function.
7. Other organisations that have administered the function (or linked activities):
Indicate the name of any other organisation that has carried out all or part of a function,
either before or concurrently with this organisation. Indicate the dates during which the
other organisation performed this role.
8. Business units that carry out the function: Name each business unit, branch and
division responsible for all or part of the function. Alternatively, attach a detailed
organisational chart with relevant areas highlighted. Once all functions are identified, all
business units (except administrative units) should be assigned to one or more
functions. It is important to note that many functions will cut across business units.
307
Anexo 7(a)(p) - Levantamento de Função (Versão Português)
Levantamento de Função
Informações sobre a Função
Órgão:
(1)
Data:
(2)
Termo da
Função:
(3)
Número de
Referência da
Função:
(4)
Nota de Escopo da Função:
(5)
Fontes de Informação:
(6)
Unidades Administrativas Responsáveis pela Função:
(7
Atividades Subordinadas à Função: (8)
Número de
Referência da
Atividade
Atividade:
308
Instruções de Preenchimento
Número
Campo
Descrição
1
Nome do órgão
Nome da instituição que está sendo analisada
2
Data
Dia, mês e ano da elaboração do formulário
3
Termo da função
Termo usado para descrever a função.
4
Número de Referência
da função
Número sequencial que identifica a função
5
Nota sobre o escopo da
função
Explicar do que consta a função.
6
Fontes de informação
Citar as fontes de informação utilizadas para a definição
da função
7
Unidades
administrativas
responsáveis pela
função
Nomear cada unidade organizacional responsável por
toda ou por parte da função. Pode anexar um
organograma com as áreas relevantes destacadas.
Depois que todas as funções forem identificadas, todas
as unidades organizacionais devem ser responsáveis
por uma ou mais funções. É importante notar que muitas
funções atravessam várias unidades organizacionais
8
Atividades
Subordinadas à Função
:Indicar todas as atividades que compõem esta função,
com respectivo número de referência (ex: 1.1, 1.2,
1.3, etc.). Cada função deve ter no mínimo uma
atividade, não havendo limite máximo.
309
Anexo 7(b)(o) - Table 1 Analysis of Business Activity(Versão Original)
Table 1
Complete for Step B – Analysis of business activity
Guide to completing Table 1
Complete Table 1 for every activity performed in relation to the function.
1. Data entry: A data cell will not hold more than one page of data. If you are in
‗Normal view‘ it will accept and display more than a page of data on screen, but it will
not print beyond the first page. If you are in ‗Page layout‘ view, any data beyond the
first page will be hidden.
1. Activity: Include the activity term, scope note and date range. A reference number
for future use can also be included, eg A1, A2 etc.
2. Source of authority: This can be a formal source such as legislation, or informal
such as interview. It identifies how you know the activity is carried out. Provide a
summary of the relevant part and a source number relating to the register of sources
(question 22 of the Organisation context document). If the activity has been carried out
over a long period of time you will need to ensure that the sources cover that period
and note any that show a variation on how the activity was carried out.
3. Stakeholders: Identify internal and external stakeholders who have an interest
in the activity and indicate the nature of their interest. See Step B.4.4.
4. Risk: Some activities within the function may carry a high risk. Indicate the nature of
any high risk. Risk assessment guidelines or the organisation‘s risk management plan
may help identify these areas.
5. Transactions: List transactions that form the activity. Identifying transactions can
help determine the boundaries of an activity.
310
Anexo 7(b)(p) - Tabela 1 Análise de Atividades (Versão Português e
Adaptada)
Tabela 1: Análise de Atividades – Passo B
Termo da Atividade:
1
Número de
Referência da
Atividade:
2
Nota de Escopo da Atividade: 3
Fontes de Informação: 4
Transações Subordinadas à Atividade:
Número de Referência
da Transação:
Transação/Processo
Risco
Stakeholders:
Natureza
do
Interesse:
4
5
6
7
8
Instruções de Preenchimento
Número
Campo
Descrição
1
Termo da Atividade:
Incluir o termo de atividade, uma nota sobre sua abrangência e data-
limite.
2
Número de Referência da
função
Utilizar a mesma numeração do formulário anterior
3
Nota sobre o escopo da
atividade
Explicar do que consta a atividade
4
Transações subordinadas
à atividade
Listar as transações que formam a atividade, com respectivo número de
referência (Ex: 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3, etc.). Identificar transações que
podem determinar as fronteiras de cada atividade.
5
Risco
Algumas atividades dentro das funções podem gerar alto risco. Indicar a
natureza de qualquer alto risco
6
Fontes de informação
Citar as fontes de informação utilizadas para a definição da função
7
Stakeholders
Identificar stakeholders internos e externos que têm interesse na
atividade.
8
Natureza do interesse
Indique a natureza do interesse de cada stakeholder
311
Anexo 7(c)(o) - Analysis of Business Activity (Versão Original)
Fonte: Manual DIRKS
Metas e
estratégia
s
Função
atividade
transação
312
Anexo 7(c)(p) - Análise da Atividade - Fluxo da Transação (Versão
Português e Adaptada)
Atividade
Transação
Ações
Documento
1
2
3
4
313
Instruções de Preenchimento
Núme
ro
Campo
Descrição
1
Atividade
Indicar o número e o nome da atividade
Ex.: 6.1 Gestão de Acervos Museológicos
2
Transaçã
o
Indicar o número e o nome da transação
Ex.: 6.1.1.1 Processamento, Classificação e Controle do Acervo dos
Museus vinculados
3
Ações
Indicar nesse campo uma-a-uma cada ação necessária para
implementar a transação
Ex.:
AÇÃO
Catalogação dos itens dos acervos
dos museus vinculados.
Mapeamento topográfico das
exposições dos museus vinculados.
Inventário dos itens dos acervos dos
museus vinculados.
4
Document
os
Indicar os documentos gerados e recebidos de cada ação citada
anteriormente
Ex.
AÇÃO
DOCUMENTO
Catalogação dos itens dos acervos
dos museus vinculados.
Listagem de acervo
Mapeamento topográfico das
exposições dos museus
vinculados.
Inventário dos itens dos acervos
dos museus vinculados.
Ficha de Inventário
314
Anexo 7(d)(o) - Table 2 Identification of Recordkeeping requirements
(Versão Original)
Table 2 Complete for Step C – Identification of recordkeeping requirements
Note: A table cell will not accept more than one page of data. To monitor this, use
‘Page layout’ view.
Step C – Recordkeeping requirements
1. Data entry: A data cell will not hold more than one page of data. If you are in
‗Normal view‘ it will accept and display more than a page of data on screen, but it will
not print beyond the first page. If you are in ‗Page layout‘ view, any data beyond the
first page will be hidden.
2. View: Make sure you are in ‗Page layout‘ view before you begin to enter data in the
table. A data cell will not hold more than one page of data.; you can monitor this in
‗Page layout‘ view.
3. Activity: Include the activity term.
4. Recordkeeping requirements: Enter identified recordkeeping requirements relating
to the activity, for example ‗keep register for 50 years‘, ‗file must be open to the public‘.
5. Source: Indicate the source of the requirement, including a specific part/section
reference for legislation. You can use the source number from the register of sources.
You may wish to copy and paste relevant parts of the text or include a brief summary.
The source of authority for an activity
(in Table 1) will be a source of recordkeeping requirements for the activity and there
may be others. For example, if source of authority for an activity is a piece of
legislation, you will find additional recordkeeping requirements in this legislation.
6. Stakeholder: Identify the stakeholder for the requirement. This may be parliament
for regulatory requirements, the organisation or a particular section (eg audit section),
or a community group (eg the RSL for Department of Veteran‘s affairs). One
requirement may have a number of stakeholders.
315
7. Requirement type: Indicate whether the requirement relates to creation, access,
content, form, quality or retention.
8. Description of records and disposal action: If you are developing a disposal
authority, include the class description and recommended retention period. If any
requirements are not being met, justify and document this elsewhere.
9. Other: use this column to note any other issues. This may include recommending a
class for retention as national archives, to show that a risk assessment has been
conducted, or that there are specific requirements relating to the retention of the
records (eg storage for unusual formats).
Citing sources
You may need to revisit your sources again in later steps, or when re-using the
information for another project. To make this easier, it is important to cite information
correctly. See Appendix 1 – Guide to documentary sources, for advice on identifying
and citing sources.
316
Anexo 7(d)(p) - Tabela 2 Identificação de Requisitos de Arquivamento
(Versão Português e Adaptada)
Tabela 2: Identificação de Requisitos de Arquivamento – Passo C
Transação/
Processo:
1
Número de Referência da
Transação/Processo:
2
Descrição dos Documentos do Processo/Dossiê: 3
Tipos de Requisitos de Arquivamento: 4
Regimental
Negócios
Expectativa da
Comunidade
Stakeholders: 5
Prazos de Guarda: 6
Fase
Corrente
Fase
Intermediária
Destinação Final: 7
Eliminação
Guarda Permanente
Justificativa: 8
Fase Corrente:
Fase Intermediária:
Guarda Permanente:
Unidades Administrativas Responsáveis pela Transação: 9
Fontes de Informação: 10
317
Instruções de Preenchimento
Número
Campo
Descrição
1
Transação/Processo
Incluir termo de transação/processo
2
Descrição dos
documentos do
processo/dossiê.
Especificar cada documento que compõe o
dossiê/processo
3
Tipos de requisitos de
arquivamento:
Indicar se o requisito é regimental, de negócios ou
relacionado à expectativa da comunidade.
4
Stakeholders
Identificar os stakeholders para o requisito de
arquivamento. Ex: acionistas, diretores, gestores,
fornecedores, governo, funcionários, comunidade, etc.
Cada requisito pode ter um ou mais stakeholders
5
Prazos de guarda
Indicar os prazos de guarda nas fases corrente e
intermediária. Os prazos devem ser apresentados em
anos, meses, semanas ou por conclusão de eventos. Ex:
―1 semana‖; ―100 anos‖; ―até aprovação do TCMG‖; ―até
conclusão do projeto‖, etc.
6
Destinação final
Apresentar o resultado da avaliação do processo/dossiê,
indicando se ele tem valor probatório e informativo e é de
guarda permanente ou, destituído destes valores, será
eliminado.
7
Unidades
administrativas
responsáveis pela
transação/processo:
Listar todas as unidades administrativas envolvidas na
consecução da transação/processo. Indicar qual deverá
ser responsável pela guarda do dossiê/processo.
8
Fontes de informação
Indicar as fontes de informação sobre os prazos de
guarda, incluindo a legislação específica (artigos e
alíneas), entrevistas, relatórios, estatísticas, e outras
(este item servirá de subsídio para a justificativa dos
prazos de guarda na proposta de Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo).
Requisitos de arquivamento
Quando usar
Regimental
Quando for identificada a existência de legislação que
regula os prazos de guarda para a documentação da
transação em análise
Negócios
Quando os prazos de guarda para a documentação
318
são regulados pela necessidade de negócio da
organização
Expectativa da comunidade
Quando os prazos de guarda para a documentação
são regulados pela expectativa da comunidade em
relação à manutenção da documentação
Prazos de guarda
Quando usar
Fase corrente
A documentação possui alta freqüência de uso
pela organização que a produziu
Fase intermediária
Documentação com média freqüência de uso pela
organização e que está aguardando destinação
Destinação Final: Eliminação
Os documentos já cumpriram o seu papel na fase
corrente e fase intermediária e não têm valor que
exija o seu recolhimento para guarda permanente
Destinação Final: Guarda
Permanente
Os documentos têm um valor informativo ou de
prova com conteúdo que precisa ser mantido para
possíveis pesquisas científicas.
319
APÊNDICES
320
Apêndice 1 - Análise dos Campos dos Formulários - Excerto da Etapa
Formulário de Identificação de Fontes [Leis e Decretos Anexo 4(1)(p)]
1. Cabeçalho
Referência da legislação
2. Nome da organização
3. Data da compilação
4. Número da fonte
5. Fonte Leis e decretos
Tipo de fonte
Número de referência
o Número da lei
o Data da lei
Número de referência
o Número do decreto
o Data do decreto
Ementa
Localização
o Endereço do site
Data de início de vigência
Revogação
o Data de revogação
o Legislação que revogou o texto legal
Ato legal
Número do ato legal
Texto que revogou a legislação
Competências da organização
Execução de ofício (
Efeitos sobre as operações da organização
Atividades
O experimento completo contendo as etapas da modelagem do domínio organizacional
encontra-se no Apêndice 14 CD ROM
321
Apêndice 2 - Complementação dos Campos dos Formulários - Excerto da
Etapa
Formulário de Identificação de Fontes - Leis e Decretos [Anexo 4(1)(p)]
1 Cabeçalho da lei ou decreto
1.1 Nome do Ato legal
1.2 Número do ato legal
1.3 Data do ato legal
1.4 Ementa do ato legal
1.5 Dados da publicação que transcreveu o documento
2. Nome da organização
2.1 nome por extenso da organização
3. Data da compilação
3.1 data de preenchimento do formulário
4. Número da fonte
4.1 Número seqüencial da fonte cadastrada
5. Tipo de fonte do texto legal
5.1 Tipo de fonte do texto legal (lei, decreto, resolução, decreto-lei)
5.2 Número de referência do texto legal (lei, decreto, resolução,
decreto-lei)
5.2.1 Número do texto legal
5.2.2 Data completa do texto legal
6 Ementa do texto legal
6.1 Texto da ementa
7 Endereço do site
7.1 Endereço do site onde foi localizada a ementa do texto legal
8 Data de vigência
9 Revogação do texto letal
O experimento completo contendo as etapas da modelagem do domínio organizacional
encontra-se no Apêndice 14 CD ROM
322
Apêndice 3 - Codificação das Entidades dos Formulários - Excerto da
Etapa
Formulário Contexto Organizacional [5(p)]
5.1Responsável pela gestão do projeto
5.1.1Nome do responsável pela gestão do projeto
5.1.1.1 Nome do Presidente da CPAD
5.1.1.2 Nome do Gerente de projeto
5.1.2 Cargo do responsável pela gestão do projeto
5.1.2.1 Nome do cargo do presidente da CPAD
5.1.2.2 Nome do cargo do gerente de projeto
5.1.3 Contato responsável pela gestão do projeto
5.1.3.1 Telefone do presidente da CPAD
5.1.3.2 E-mail do presidente da CPAD
5.1.3.3 Telefone do Gerente de projeto
5.1.3.4 E-mail do Gerente de projeto
Identificando a organização e seu contexto administrativo
5.2 Nome da organização
5.2.1 Nome da organização
5.2.2 Sigla do nome da organização
5.2.3 Ano que a organização recebeu esse nome
5.2.4 Número de fonte referente ao nome da organização
5.3 Tipo de organização
5.3.1 Tipo de organização
5.3.2 Número de fonte do tipo de organização
5.4 Características que definem organização
5.4.1Características da organização
5.4.2Número de fonte características da organização
O experimento completo contendo as etapas da modelagem do domínio organizacional
encontra-se no Apêndice 14 CD ROM
323
Apêndice 4 - Reunião Alfabética das Entidades - Excerto da Etapa
Atividade da organização 4(3).7
Atividades da organização 4(1).13
Atividades da organização 4(2).13
Ato legal de revogação do texto legal (1).9.1.1.1
Ato legal de revogação do texto legal 4(2).10.2.1
Ato legal que identifica o requisito de arquivamento 4(1).15.2
Ato legal que identifica o requisito de arquivamento 4(2).15.2
Cabeçalho 4(2).1
Cabeçalho da lei ou decreto 4(1).1
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas onde está registrada a
competência da organização; 4(1).10.1
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas onde está registrada a
responsabilidade da organização para executar a legislação; 4(1).11.1
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas que mostra o impacto da
legislação nas operações da organização; 4(1).12.1
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas que mostra o impacto da
legislação nas operações da organização; 4(2).12.1
Competências da organização (L) 4(1).10
Dados da fonte entrevistada 4(3).3.2.2
Dados da publicação que transcreveu o documento 4(1).1.5
Dados da publicação que transcreveu o documento 4(2).1.5
Efeitos sobre as operações da organização (L) 4(1).12
Efeitos sobre as operações da organização (L) 4(2).12
Ementa do ato legal 4(1).1.4
Ementa do ato legal 4(2).1.4
Ementa do texto legal 4(1).6
Endereço da site da fonte 4(3).4
Endereço do site 4(1).7
O experimento completo contendo as etapas da modelagem do domínio organizacional
encontra-se no Apêndice 14 CD ROM
324
Apêndice 5 - Identificação das Categorias Fundamentais - Excerto da
Etapa
P - Personalidade
E - Energia
S - Espaço
T - Tempo
E Atividades da organização 4(1).13
P Ato Administrativo da criação da organização 5.8.1.2
P Ato legal administrado pela organização 5.9.1
S E-mail da unidade da organização 5.6.2.2.2
P Ato legal da criação da organização 5.8.1
E Ação necessária para implementar a transação/processo em fluxo de
transação 7c.3.2.1
E Atividade associada ao litígio 5.14.2
E Atividade da subunidade que a legislação afetada o papel/operações da
organização 5.10.2
E Atividade de negócio 7c.2
E Atividade executada pela unidade da organização 5.6.2.1
E Atividades da organização 4(2).13
S E-mail do Gerente de projeto 5.1.3.4
S Endereço do site onde foi localizada a ementa do texto legal 4(2).7.1
P Ato legal de revogação do texto legal (1).9.1.1.1
P Autoridade responsável pela organização 5.6.1
P Base legal da organização e sua criação 5.8
Categoria: ENERGIA
E Ação necessária para implementar a transação/processo em fluxo de
transação 7c.3.2.1
E Atividade associada ao litígio 5.14.2
E Atividade da organização 4(3).7
O experimento completo contendo as etapas da modelagem do domínio organizacional
encontra-se no Apêndice 14 CD ROM
325
Apêndice 6 - Agrupamento das Categorias Fundamentais - Excerto da
Etapa
P Ementa do ato legal administrado pela organização 5.9.1.4
P Ementa do ato legal da atividade ligada à função da organização 7b.1.4.4
P Ementa do texto legal 4(1).6
P Ementa do texto legal 4(2).6
P Execução de ofício referente a a responsabilidade da organização para
executar a legislação 4(1).11
P Foco estratégico da organização(L) 5.16.1
P Fontes de informação utilizadas no levantamento de contexto
organizacional 5.22
P Informações s/história da organização 5.5.2
P Intenção do ato legal (portaria, resolução, instrução normativa) 4(2).11.1
P Legislação que afeta o papel/operações da organização 5.10.3
P Legislação que regula a terceirização 5.11.2.2
P Legislação que revogou o texto legal 4(1).9.1.1
P Legislação que revogou o texto legal 4(2).10.2
P Leis e Decretos 4(1)
P Nome da fonte referente ao tipo de fonte 4(3).3.2
P Nome da fonte de informação da atividade ligada à função da
organização 7b.1.4.1
P Nome da instituição referente à função da organização 7a.1.1
P Nome da legislação que afeta o papel da organização 5.10.3.1
P Nome da organização 4(1).2
P Nome da organização 4(2).2
P Nome da organização 4(3).1
P Nome da organização 5.2.1
P Nome da organização 5.7.1
O experimento completo contendo as etapas da modelagem do domínio organizacional
encontra-se no Apêndice 14 CD ROM
326
Apêndice 7 - Identificação das Categorias Específicas - Excerto da Etapa
Categoria
específica
Categoria
fundamental
Entidades
AN
P
Cabeçalho da lei ou decreto 4(1).1
AN
P
Cabeçalho da norma específica - regulamento 4(2).1
AN
P
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas onde está registrada
a competência da organização; 4(1).10.1
AN
P
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas onde está registrada
a responsabilidade da organização para executar a legislação;
4(1).11.1
AN
P
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas que mostra o
impacto da legislação nas operações da organização; 4(1).12.1
AN
P
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas que mostra o
impacto da legislação nas operações da organização; 4(2).12.1
AN
P
Ementa do ato legal da atividade ligada à função da organização
7b.1.4.4
AN
P
Ementa do texto legal 4(1).6
AN
P
Ementa do texto legal 4(2).6
AN
P
Intenção do ato legal (portaria, resolução, instrução normativa)
4(2).11.1
AN
P
Leis e Decretos 4(1)
AN
P
Notas sobre a identificação das fontes normas específicas -
regulamentos 4(2).16
AN
P
Número da fonte do ato administrativo da criação da organização
5.8.1.2.5
AN
P
Número da fonte do ato legal que afeta o papel/operações da
organização 5.10.4
AN
P
Número da fonte Leis e Decretos 4(1).4
AN
P
Propósito da norma específica(L) 4(2).11
AN
P
Revogação do texto legal 4(1).9
O experimento completo contendo as etapas da modelagem do domínio organizacional
encontra-se no Apêndice 14 CD ROM
327
Apêndice 8 - Formação das Subcategorias - Excerto da Etapa
Cabeçalho
Cabeçalho da lei ou decreto 4(1).1
Cabeçalho da norma específica - regulamento 4(2).1
Ato legal
Intenção do ato legal (portaria, resolução, instrução normativa) 4(2).11.1
Número da fonte do ato legal que afeta o papel/operações da organização 5.10.4
Nome do ato legal da criação da organização 5.8.1.1.1
Nome do ato legal da criação da organização 5.8.1.1
Tipo de fonte do texto legal 4(1).5
Tipo de fonte do texto legal (portaria, resolução, instrução normativa4(2).5.1
Ato legal de revogação do texto legal (1).9.1.1.1
Nome do ato legal administrado pela organização 5.9.1.1
Capítulo
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas onde está registrada a responsabilidade da
organização para executar a legislação; 4(1).11.1
Capítulo, seção, artigo, parágrafos e alíneas que mostra o impacto da legislação nas
operações da organização; 4(1).12.1
O experimento completo contendo as etapas da modelagem do domínio organizacional
encontra-se no Apêndice 14 CD ROM
328
Apêndice 9 - Extração do Conteúdo das Entidades - Excerto da Etapa
STAKEHOLDER
Nome do stakeholder em requisito de arquivamento expectativa da comunidade
7d.3.3.1
Nome do stakeholder em requisito de arquivamento referente a necessidade do
Negócio 7d.3.2.1
Nome do stakeholder em requisito de arquivamento regimental 7d.3.1.1 (?)
Stakeholders da transação ligados à função 7b.3
Stakeholder interno da organização 5.15.2.1 (?)
Stakeholder externo da organização 5.15.2.2 (?)
Stakeholder da organização 5.15.2 (?)
(natureza) Interesse do stakeholder referente à Atividade da organização(L) 5.15.3
Stakeholder interno referente a transação 7b.3.1 (?)
Stakeholder externo referente a transação 7b.3.2 (?)
Responsável pela gestão do projeto 5.1 (?)
Stakeholders da organização 5.15
PRODUTO E SERVIÇO
Produto da atividade da organização 5.13.1.2.1
Serviços da atividade da organização 5.13.1.2.2
Produto e/ou serviços da atividade da organização 5.13.1.2
O experimento completo contendo as etapas da modelagem do domínio organizacional
encontra-se no Apêndice 14 CD ROM
329
Apêndice 10 - Visão Geral da Categoria Fundamental 1PERSONALIDADE, Categorias específicas, Subcategorias e divisão de
Subcategorias
Figura 54 - Visão Geral da Categoria Fundamental 1 PERSONALIDADE, Categorias Específicas, Subcategorias e Divisão de Subcategorias
Fonte: elaborado pela autora no Protégé
330
Apêndice 11 - Visão Geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA, Categorias Específicas, Subcategorias e Divisão de
Subcategoria
Figura 55 - Visão Geral da Categoria Fundamental 2 ENERGIA, Categorias Específicas, Subcategorias e Divisão
Fonte: Elaborado pela autora no Protégé
331
Apêndice 12 - Visão geral da Categoria Fundamental 3 ESPAÇO,
Respectivas Categorias Específicas e Subcategorias
Figura 56 - Visão Geral da Categoria Fundamental 4 ESPAÇO, Respectivas Categorias
Específicas e Subcategorias
Fonte: elaborado pela autora no Protégé
332
Apêndice 13 - Visão geral da categoria fundamental 4 TEMPO, respectivas Categorias Específicas e Subcategorias
Figura 57 - Visão Geral da categoria Fundamental 4TEMPO, Respectivas Categorias Específicas e Subcategorias
Fonte: elaborado pela autora no Protégé
333
Apêndice 14 - CD ROM com os Arquivos Contendo as Etapas da
Modelagem do Domínio Organizacional
Livros Grátis
( http://www.livrosgratis.com.br )
Milhares de Livros para Download:
Baixar livros de Administração
Baixar livros de Agronomia
Baixar livros de Arquitetura
Baixar livros de Artes
Baixar livros de Astronomia
Baixar livros de Biologia Geral
Baixar livros de Ciência da Computação
Baixar livros de Ciência da Informação
Baixar livros de Ciência Política
Baixar livros de Ciências da Saúde
Baixar livros de Comunicação
Baixar livros do Conselho Nacional de Educação - CNE
Baixar livros de Defesa civil
Baixar livros de Direito
Baixar livros de Direitos humanos
Baixar livros de Economia
Baixar livros de Economia Doméstica
Baixar livros de Educação
Baixar livros de Educação - Trânsito
Baixar livros de Educação Física
Baixar livros de Engenharia Aeroespacial
Baixar livros de Farmácia
Baixar livros de Filosofia
Baixar livros de Física
Baixar livros de Geociências
Baixar livros de Geografia
Baixar livros de História
Baixar livros de Línguas
Baixar livros de Literatura
Baixar livros de Literatura de Cordel
Baixar livros de Literatura Infantil
Baixar livros de Matemática
Baixar livros de Medicina
Baixar livros de Medicina Veterinária
Baixar livros de Meio Ambiente
Baixar livros de Meteorologia
Baixar Monografias e TCC
Baixar livros Multidisciplinar
Baixar livros de Música
Baixar livros de Psicologia
Baixar livros de Química
Baixar livros de Saúde Coletiva
Baixar livros de Serviço Social
Baixar livros de Sociologia
Baixar livros de Teologia
Baixar livros de Trabalho
Baixar livros de Turismo