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Tabela 6.8 – Sugestões de Ações para Tratamento dos Problemas (Continuação)
Descrição da Sugestão Causa Associada
Uma sugestão para melhoria da apropriação seria a automatização
desta atividade da seguinte forma: o analista ao iniciar uma atividade,
independente de ter recebido SM ou não, iniciaria em um sistema uma
espécie de cronômetro que permitisse pausar no momento em que a
atividade fosse interrompida por qualquer que seja o motivo (sair para
ir o banheiro, beber água ou até mesmo se chegar alguém para
conversar), desta forma o sistema marcaria exatamente o tempo que
este analista passou em cada atividade, a qual já seria sincronizada
com a ferramenta que contabiliza as apropriações, restando apenas ao
analista, no final do mês, submeter seus horário contabilizados. A
falta de credibilidade na apropriação não se dá pelo fato da ferramenta
não gerar indicadores significativos, mas sim pelo fato das pessoas
não apropriarem com sinceridade e responsabilidade.
Tarefas sem SM
Problemas na Ferramenta
Sensibilizar funcionários sobre importância e impacto da apropriação
na gestão
Falta de Entendimento/Conscientização
da Importância e Impacto
Informar na SM a macroatividade, o tipo de insumo e projeto no qual
o funcionário deve apropriar.
Tarefas sem SM
Problemas na Ferramenta
Criar uma consulta para o funcionário informando o total de horas
apropriadas em cada dia trabalhado
Problemas de Comunicação/Orientação
Integração das transações do SGI Problemas na Ferramenta
Maior integração do SGI com o Siscop Problemas na Ferramenta
Convencer a equipe da importância da apropriação correta. A maioria
apropria só porque é obrigatório.
Falta de Entendimento/Conscientização
da Importância e Impacto
Divulgar melhor a sistemática de apropriação através de workshop
para mostrar a sua importância.
Problemas de Comunicação/Orientação
Divulgar melhor a sistemática Problemas de Comunicação/Orientação
Permitir a apropriação diretamente no solicita (O SGI seria mantido
para a apropriação de outras atividades fora do projeto).
Problemas na Ferramenta
Verificação de até que ponto a baixa apropriação não é fruto de uma
produtividade alta e se a "necessidade de apropriação" não faz o
colaborador reduzir sua própria produtividade.
-
O indivíduo segue o grupo: o envio da consulta "horas apropriadas
por subordinado" para a equipe via e-mail poderia ser uma forma de
cada um comparar sua apropriação à dos outros (ou, para evitar
constrangimentos, poderia ser a média por equipe apenas).
Falta de Acompanhamento das
Lideranças
Divulgar os efeitos negativos da baixa apropriação e como isso afeta
cada colaborador.
Falta de Entendimento/Conscientização
da Importância e Impacto
A cada evento deveria ser divulgada imediatamente a forma de
apropriação
Problemas de Comunicação/Orientação
Criação de políticas de gratificação com foco na apropriação efetiva e
de qualidade
-
Melhor acompanhamento da evolução individual da apropriação Falta de Acompanhamento das
Lideranças
Realizar pesquisa para levantamento de dificuldades para apropriar -
Tratar sobrecarga de recurso através da redistribuição de tarefas Falta de Acompanhamento das
Lideranças